При добросовестном ведении книги учета проведенных ревизий и проверок, их результатов, значительно легче технология составления оперативного отчета о контрольно-ревизионной работе, в которой необходимо обеспечить:

в разделе «А»:

- в отдельности (где необходимо) привести данные, которые касаются работников финансово - экономических служб (отделов);

- в годовом отчете - соответствие данных отчета о растратах, разворовывании денежных средств и товарно-материальных ценностей (строчки 060 + 080) отчета бухгалтерского учета по форме № 3, раздел 11, строка 761, гр. 3. При этом, сумма по данного оперативного отчета не может быть большей, чем определена в ф. № 3, что несет в себе дополнительную информацию и информацию из других источников;

- сумма строки 100 оперативного отчета о контрольно-ревизионной работе не может превышать суммы строки 771, гр. Из формы № 3.

в разделе «Б»:

- в подразделении 8-у знаменателю приводятся данные относительно работников финансово - экономических служб (отделов).

в разделе «В»:

- в подразделении 5 - сумма «вместе» должна состоять из суммы строчек, которое приведено ниже после слов «в том числе»;

- в подразделении 6 - числителем показывается количество актов, а в знаменателе – количество (мужчина, мест, комплектов, тысяч килограммов);

- в подразделении 7, 8, 9 - в знаменателе приводятся данные относительно работников финансово - экономических служб (отделов);

- в подразделении 10 и 11 - в числителе приводятся данные о штате в общем;

- только о штате, который удерживается за счет штрафных сумм. Кроме этого, по строкам «получен» и «затраты на содержание работников» - только по работникам, которые удерживаются за счет штрафных сумм.

в разделах «Г» и «Д» отображаются данные за установленной формой.

в разделе «Е» — «состояние контрольно-ревизионной работы»:

- короткий анализ данных, которые приведен в разделах "А", "Б" (первая часть) и "В";

освещение общего состояния этой работы должно вмещать:

- выполнение плана проведение ревизий и тематических проверок;

- укомплектованность штата;

- уровень квалификации контрольно-ревизионного аппарата;

- качество проведенных ревизий и проверок;

- действенность пращ контрольно-ревизионного аппарата;

- предложения относительно улучшения контрольно-ревизионной работы.

Части оперативного отчета «А», «Б», «В», «Г» и «Д» заканчиваются подразделением «короткий анализ», что подлежит обязательному заполнению. В нему необходимо привести короткое объяснение к наиболее важным фактам, которые имели место в отчетном периоде. Все приведенные показатели справочной информации должны быть заполненными.

Органы, которые не проверяют доходных поступлений и вопросы, которые связанные с контролем железнодорожных составов, разделы «Б», «В», «Г» и «Д» остаются незаполненными.

По окончанию отчетного, но не позднее 5 числа следующего за отчетным месяца ревизоры (старшие ревизоры) по контролю затрат и доходных поступлений обязанные подать письменный отчет (с приложением изъятых и полученных в походке ревизии документов) произвольной формы руководителю контрольно-ревизионного подразделения.

Руководитель ревизорского участка после обобщения полученных от НФП (НФУ) отчетов о результатах проверки пассажирских железнодорожных составов составляет и подает не позднее 8 числа следующего за отчетным месяца финансово-экономическому отделу железной дороги (НОД, ДН) или Центра ревизий финансово-экономической службы железной дороги (в зависимости от установленной подчиненности) «Отчет о результатах работы контролеров-ревизоров (НФП) .» по установленному образцу.

Оперативный отчет за квартал за дается контрольно-ревизионным подразделением отделений железной дороги (НОД, ДН, РП, ДНМ) центра ревизий финансово-экономической службы железной дороги (контрольно-ревизионным подразделениям других субъектов хозяйственной деятельности, которые входят в сферу Укрзализныци) до 10 числа следующего месяца, и не позднее 15 числа - в Контрольно-ревизионное управление Главного финансово-экономического управления Укрзализныци лично руководителем контрольно-ревизионного Центра (отдела).

Оперативный отчет о контрольно-ревизионной работе в Контрольно-ревизионное управление Главного финансово-экономического управления Укрзализныци дают все структурные подразделения железнодорожного транспорта Украины, которые имеют в своем составе подчиненные хозяйственные органы, которые находятся на самостоятельном и отдельном балансе.

Кроме оперативного отчета о контрольно-ревизионной работе железной дороги понедельное дают за телефоном, телеграфом, с привлечением факсимильной связи каждую среду через КРУ ЦФ Укрзализныци оперативные данные по контролю железнодорожных составов по форме.

Для обеспечения статистической отчетности по контрольно-ревизионной работе в системе железнодорожного транспорта Контрольно-ревизионное управление Главного финансово-экономического Управления Укрзализныци ежеквартально подает в термин до 5 числа следующего за отчетным периодом месяца к Министерству транспорта Украины отчет о контрольно-ревизионной работе по форме № 11-ревизия, что утвержденная Приказом Главного Контрольно-ревизионного Управления Украины от 27.08.98 № 156 и согласованная с Государственным Комитетом статистики Украины письмом от 08.09.98 № 02-2-5/38.

Отчет за квартал по форме № 11-ревизия подается центром ревизий финансово-экономической службы железной дороги (контрольно-ревизионным подразделениям других субъектов хозяйственной деятельности, которые входят в сферу Укрзализныци) не позднее 3 числа следующего за отчетным периодом месяца в КРУ Главного финансово-экономического управления Укрзализныци за подписью начальника финансово-экономической службы железной дороги (финансово-экономического отдела структурного подразделения) с обязательным указанием фамилии и телефона исполнителя, его должности.

Отчет о контрольно-ревизионной работе по форме № 11-ревизия в центр ревизий финансово-экономической службы железные дороги подают все структурные подразделения (ДН, НОД, РП, ДНМ) железной дороги, которые имеют в своем составе подчиненные субъекты хозяйствование, соответствующие ревизорские отделы (участка).

Во время заполнения статистической отчетности по форме № 11-ревизия необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке составления отчета о контрольно-ревизионной работе министерствами, другими центральными органами исполнительной власти (форма № 11-ревизия) способов на финансовые результаты предприятия;

- сохранение и правильность использования основных способов, которые их передан в аренду, своевременность и правильность взыскания арендной платы;

- целевое использование амортизационного фонда, факты перерасходов, или отвлечение его не по назначению;