Анализ затрат рабочего времени руководителяРефераты >> Управление >> Анализ затрат рабочего времени руководителя
Таким образом, основываясь на мнении экспертов, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:
1. Участие в совещаниях Медицинского Управления
2. Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)
3. Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)
Кроме того, руководитель не использует полностью время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.
4.3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени
В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.
К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.
Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:
ü получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов
ü избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов
ü нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника
ü большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы
Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:
- медлительность в действиях;
- отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
- повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
- распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, была заполнена таблица 23 «Факторы помех».
Таблица23 Факторы помех
Виды помех, занятий | Продолжительность, мин. | Возможные причины потерь времени | Меры по устранению |
1 | 2 | 3 | 4 |
Нерациональное планирование (Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (например, оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам, визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.), общественная работа). А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (например, другие деловые телефонные разговоры, просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ), подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов, анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков), прием посетителей по деловым вопросам, проведение фармацевтических кружков) | 295 |
v ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов v отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня v отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы v игнорирование нормативов режимов труда и отдыха |
v выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности); v ведение предварительного планирования рабочего дня; v ведение дневника рабочего времени v изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации |
Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д. | 185 |
v нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ v ориентация на проблему v сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными) v неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы v недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники |
v реалистичное планирование затрат рабочего времени v ориентация на имеющиеся возможности v делегирование полномочий v проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест v закупка дополнительных единиц оргтехники |
Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д. | 205 |
v отсутствие планирования v перенесение важных дел на более поздний срок v стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными v отсутствие самодисциплины v прерывание работы телефонными звонками |
v ставить цели и стремится к их достижению v расстановка приоритетов работ v самодисциплина v формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации) |
Транспортные затраты времени (на служебные разъезды) | 115 |
v неверный расчет затрат времени на служебные разъезды v сбои в работе общественного транспорта |
v использование служебного транспорта |