Анализ затрат рабочего времени руководителяРефераты >> Управление >> Анализ затрат рабочего времени руководителя
Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.
Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициента рациональности (Кр). В данном случае этот показатель
равен:
Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.
Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то расчитаем коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (КВП).
КНП = НП= НП/Ф – П = 620/(5400-850)=0,136
КВП = 1 - КНП = 1 – 0,136 = 0,864
Как мы видим, коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) не велик, что говорит о том, что основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.
Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:
Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.
Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (3865 минут) и общественной работы (60 минут).
Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.
Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 2070/3925=0,527), время творческой работы – 12% (КТ =470/3925= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =907/3925= 0,231), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =510/3925= 0,13).
Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.
В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:
1. необходимость выполнения работы;
2. оправданы ли затраты времени на ее выполнение;
3. целесообразность выполнения работы;
4. сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.
По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».
По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.
Проводятся расчеты по следующим соотношениям:
|
|
åПДК – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.
Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.
Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.
Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).
Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.
Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.
Учтем, что распределение плановых затрат по дням и неделям было рассчитано пропорционально количеству дней за 2 недели, в которые планировалось делать ту или иную работу.
Результаты анализа приведены в таблицах 9 – 18:
Таблица 9
1-й день наблюдений | |||||
Наименование выполненной работы | Продолжительность данной работы | Критериальная оценка | |||
1 | 2 | 3 | 4 | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 30 | да | да | да | да |
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) | 30 | да | да | да | да |
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы | 30 | да | да | да | да |
Другие деловые телефонные разговоры | 70 | да | нет | да | да |
Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 15 | да | да | да | да |
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) | 5 | да | да | да | нет |
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) | 25 | да | да | да | да |
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.) | 25 | нет | нет | нет | нет |
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 70 | да | да | да | да |
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) | 30 | да | да | да | да |
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 110 | да | нет | да | да |
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 45 | да | нет | да | да |
Прием посетителей по деловым вопросам | 55 | да | нет | да | да |