2.4. Компьютеризация бухгалтерской службы ОАО "Совтраспвтоэкспедиция"

На ОАО "Совтрасавтоэкспедиция" обработка бухгалтерской информации автоматизирована.

Автоматизированная форма учета, основная на использовании электронно-вычислительной техники представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация – с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных. Обработка учетных данных производится по специальным программам, в соответствие с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран и печать по запросу.

В соответствии с учетной политикой на предприятии применяется журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета с использование программного продукта БЭСТ-4.

Система БЭСТ-4 относится к плану многопользовательских коллективных программ автоматизации бухгалтерского и оперативного учета на предприятии. В рамках своих бухгалтерских функций она обеспечивает автоматизацию деятельности бухгалтерии по всем аспектам бухгалтерского учета, начиная от ввода первичных документов и формирования книги учета операций, и заканчивая построением баланса предприятия, отчета о прибылях и убытках, справок для налоговой инспекции и т.д.

Главные принципы БЭСТ-4 соответствуют общим принципам бухгалтерского учета, принятым международными и российскими стандартами ведения учета. Эти принципы перечислены ниже:

1. Программа ведет сплошной учет, т.е. учет всех аспектов хозяйственной деятельности предприятия;

2. Программа ведет непрерывный учет;

3. Программа ведет взаимосвязанный учет;

4. Программа ведет учет в различных денежных и натуральных измерениях.

В программу БЭСТ-4 входят следующие модули:

· Модуль начальной настройки – предназначен для первичной технической настройки системы, привязки ее к рабочим местам, вообще бухгалтерской настройки, а также для выполнения специальных функций.

· Главная книга Баланс – предназначен для работы главного бухгалтера или его заместителя.

· Учет кассовых операций – предназначена для учета движения наличных денежных средств.

· Учет операций с банком – предназначен для учета операций по расчетному, валютному, специальным счетам.

· Учет материального и МПБ – предназначен для учета остатков и движения материалов и МПБ на складах предприятия.

· Управление закупками – предназначен для оперативного и бухгалтерского учета операций по закупке товарно-материальных ценностей, в частности, для ведения книги учета покупок.

· Учет готовой продукции – предназначен для учета остатков и движения товаров и готовой продукции на складах предприятия.

· Управление продажами – предназначен для оперативного и бухгалтерского учета продаж (реализация).

· Учет основных и нематериальных активов- обеспечивает пообъектный учет основных средств и нематериальных активов предприятия.

· Учет заработной платы – предназначен для ведения элементов кадрового учета на предприятии и расчета заработной платы, и других выплат.

Основными учетными регистрами являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости составляются в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу. По данным главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс.

Помещение кассы оборудовано в соответствии с Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий (прил. № 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ от 22.09.93г.)

В помещении кассы находится компьютер, обеспечивающий модемную связь с банком. Суть этой системы состоит в том, что между банком и клиентом установлен электронный канал связи. В системе "Банк-Клиент" можно работать с хорошо знакомыми документами, но в электронном виде. Это и платежное поручение, и заявка на продажу валюты, запрос на бронирование наличных денег, и, конечно же, выписка с расчетного счета. Задача работника бухгалтерии (в нашем случае данные функции возложены на кассира) – заполнить форму и нажать кнопку "Связь с банком". Программа контролирует банковские реквизиты получателя платежа и предупредит. если в них допущена ошибка. Все системы "Банк-Клиент" снабжены справочниками-базами данных о банках, основаниях платежей, валютах, курсах валют и т.д. Эти справочники обновляет сам банк. Кроме того, можно вести и свои собственные справочники, например справочник контрагентов и их реквизитов. Такие базы данных удобны тем, что с их помощью легко и быстро заполнить бланки: достаточно выбрать из справочника нужного получателя платежи, и в поручении автоматически заносятся его банковские реквизиты. Подписывают такие документа специальными электронными ключами, этот как раз то, что спасет документы от постороннего просмотра и от подделок, и именно то, что заставит банк считать подписанные документа действительными. Так ОАО "Совтрансавтоэкспедиция" крупная фирма, то таких ключей имеется несколько, то есть, документы визируются не только главным бухгалтером и директором, право подписи имеют так же и два заместителя главного бухгалтера и, соответственно, заместители Генерального директора.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что компьютер становится неотъемлемой частью рабочего места бухгалтера. Бухгалтер это уже не просто бухгалтер, а это и программист, и юрист, и налоговик – иными словами, человек, обладающий высокими профессиональными навыками.

2.5. Режим рабочего времени работников бухгалтерии

Установленная на практике продолжительность рабочего дня является по существу пределом продолжительности труда, который не может быть увеличен за исключением случаев указанных в законе.

Во многих исследованиях отмечается, что нельзя считать обоснованным, как с точки зрения экономики, так и с точки зрения физиологической науки увеличение продолжительности рабочего дня сверх 8 часов.

Труд работников бухгалтерии имеет свою специфику:

- в короткий по продолжительности отчетный период сосредотачивается основная масса работы;

- потребный контингент бухгалтерских работников устанавливается применительно к его занятиям в менее напряженный учетный период, а увеличивающейся в отчетный период объем работ предусматривается осваивать за счет резервов организации и интенсификации труда.

Кроме того, из года в год увеличивается отчетность для предоставления ее различным органам (налоговой инспекции, статистики, в различные фонды и т.д.). Эти особенности на практике приводят к тому, что бухгалтерские работники нередко работают выходные, праздничные дни, берут работу домой, а в будние дни – более 8 часов, то есть, по существу работают сверхурочно.