Упражнение 17 Настройка шаблона письма.

1. Предварительно создайте новую папку с именем "Новые шаблоны писем". Эта папка должна быть создана в уже имеющейся папке "Шаблоны" – тогда ваш шаблон будет доступен при создании нового документа.

2. Создайте новый шаблон письма для своей организации на основе встроенного шаблона Современное письмо. Для этого в меню Файл щелкните по команде Создать, в появившемся окне выберите закладку Письма и факсы, а в ней – значок Современное письмо и ОК.

3. Выберите команду Сохранить как в меню Файл и в качестве имени шаблона введите слово письмо и свою фамилию (например, "Письмо Иванова").

4. В поле "Сохранить в" откройте папку "Новые шаблоны писем", находящуюся в папке "Шаблоны".

5. В поле "Тип файла" выберите значение "Шаблон документа" (при этом к имени автоматически добавляется расширение .dot), а затем нажмите "ОК".

6. Введите название и адрес вашей организации в соответствующие поля.

7. Добавьте текст или рисунки, которые обязательно должны присутствовать в письмах Вашей организации и удалите те элементы, которые не должны появляться. Внесите, если надо, изменения в стили и другие параметры форматирования.

8. В меню Файл выберите команду Сохранить.

После этого, чтобы создать типовое письмо, достаточно выбрать команду Создать из меню Файл и указать нужный шаблон — сведения о вашей организации будут располагаться в новом документе там, где вы их поместили.

Задание для самостоятельной работы:

Упражнение 18 Создание шаблона на основе документа.

1. Рассмотрите примеры документов, приведенные в Приложении1-3:

· Приложение 1. Проект приказа.

· Приложение 2. Пример служебного письма.

· Приложение 3. Проект договора.

2. Ознакомьтесь с изложенными в Приложении4 правилами и стандартами оформления организационно – распорядительных документов на основе ГОСТа.

3. Определите, какие необходимые реквизиты присутствуют в примерах документов. Отсутствие таких реквизитов в документе лишат его юридической силы.

4. Используя приобретенные знания по редактированию и форматированию в Word, наберите образцы приказа, служебного письма и договора.

· Шапка письма создается в виде таблицы, у которой отключены линии сетки. Этот же прием следует применить и при наборе "паспортных" данных в примере договора.

· Рисунок логотипа вставляется в виде кадра, для которого в параметрах отменена опция "обтекание текста".

5. Сохраните набранные документы в своем рабочем каталоге.

6. Создайте на основе этих документов шаблоны, используя приведенные выше указания.

Приложение 1. Проект приказа

П Р И К А З №

“ _” 1998 г. г.Ростов н\Дону

О проведении итоговой аттестации слушателей

из числа безработных граждан и незанятого населения

Для проведения итоговой аттестации по предмету «Спецтехнологии ПЭВМ» 14.04.98г. в группе № 1 из числа безработных граждан и незанятого населения, обучающихся по специальности “Программист”, присвоения квалификации, выдачи документа государственного образца по завершении обучения

ПРИКАЗЫВАЮ :

1 Создать аттестационную комиссию в составе:

2. Зам.директора по финансово-экономической работе Ивановой О.С. производить оплату труда членов аттестационной комиссии из внебюджетных средств согласно приказа № 8 от 17.01.97 г

ДИРЕКТОР РГПЛ-РУЦ Н.А. КОНОНЕЦ.

“СПЕКТР”

Визы:

Приложение 2. Пример служебного письма

исх. N от 199 г.

на N от 199 г.

Рекомендательное письмо.

Иванова Наталья Петровна, имеет высшее техническое образование.

04.04.1998 года закончила с отличием обучение по специальности «Секретарь-референт» в Ростовском государственном профессиональном лицее - Региональном учебном центре «Спектр».

Центр с 1995 года специализируется на подготовке специалистов в области бизнес-администрирования, имея аккредитацию английской компании JHP. На базе РГПЛ-РУЦ «Спектр» традиционно ведется повышение квалификации секретарей - референтов областной, городской администрации. Обучение проводится «командой» преподавателей, имеющих международные сертификаты и дипломы.

Иванова Наталья Петровна:

· способна организовать работу в офисе, умеет работать с клиентами, готовить и проводить совещания, поездки, презентации, владеет английским языком со словарем;

· владеет навыками работы на ПЭВМ с операционными системами , MS DOS, Norton Commander, Windows, с БД Access , с табличным процессором Excel, текстовым редактором WORD.

· Знакома и умеет работать на современных средствах связи и оргтехники: сканере, факсе, ксероксе;

· Печатает на машинке «Olivetti» десятипальцевым слепым методом.

· Знает делопроизводство, документооборот, работу с кадрами.

· К личным качествам относятся: исполнительность, организованность, коммуникабельность и доброжелательность.

· Обладает необходимыми профессиональными качествами секретаря: внимание, память, стрессоустойчивость, управляет своими эмоциями, способна быстро обучаться.

Считаем, что Иванова Наталья Петровна соответствует профессиональным требованиям, предъявляемым к должности «Секретарь-референт».

Рекомендуется для работы в области бизнес-администрирования: секретаря-референта; менеджера офиса; менеджера по работе с персоналом; помощника руководителя.

Зам. директора РГПЛ-РУЦ «Спектр» Борисова М.В.

Приложение 3. Проект договора

исх. N от 199 г.

на N от 199 г.

ДОГОВОР № _