Реестры должны быть прошнурованы, листы их прону­мерованы. Количество листов должно быть заверено подпи­сью работника министерства юстиции автономной респуб­лики, отдела юстиции исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Со­ветов народных депутатов, уполномоченного на это мини­стром юстиции автономной республики, начальником отдела юстиции. Подпись работника скрепляется печатью соот­ветствующего органа юстиции.

Запись нотариального действия в реестре производится государственным нотариусом или иным работником нотари­альной конторы только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый нотариальной конторой документ подписаны государственным нотариусом. Запись в реестре карандашом не допускается.

В государственных нотариальных конторах с разрешения министерства юстиции автономной республики, отдела юс­тиции исполнительного комитета краевого, областного, Мос­ковского и Ленинградского городских Советов народных де­путатов могут вестись несколько реестров. В этом случае каж­дому реестру присваивается самостоятельный индекс. Номера на документах обозначаются таким образом: № 1-1, № 1-2, №2-1 и т.д., где первая цифра означает номер индекса, а вторая — порядковый номер записи. Номер индекса каждого реестра сохраняется без изменения в течение года.

Если самостоятельные реестры введены для записи опре­деленных видов нотариальных действий, к индексу каждого реестра прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия, например: № 1К, № 2К, № ЗИ, № 4Н, что означает: первый и второй — реестры для записи свидетельствования верности копий документов, третий — для записи исполнительных надписей, четвертый — для за­писи выданных свидетельств о праве на наследство и т. д.

Номера на документах, записанных в такие реестры, обо­значаются следующим образом: № 1K-1, № 1K-2 и т.д.; №2К-1, №2К-2 и т.д.; №ЗИ-1, № ЗИ-2 и т.д.; №4Н-1, № 4Н-2 и т. д.

24. Государственные нотариусы выдают выписки из реес­тров для регистрации нотариальных действий по письменно­му заявлению граждан, государственных предприятий, уч­реждений и организаций, колхозов, иных кооперативных и других общественных организаций, по поручению или в от­ношении которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, прокуратуры, ор­ганов следствия и дознания, в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами.

25. В случае утраты документов, удостоверенных или вы­данных государственными нотариусами, по письменным заявлениям граждан, государственных предприятий, учрежде­ний и организаций, колхозов, иных кооперативных и других общественных организаций, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, выдаются дуб­ликаты утраченных документов.

Государственные нотариальные конторы выдают также дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должно­стных лиц, перечисленных в ст. 17 Закона РСФСР о государ­ственном нотариате.

Выдача дубликатов документов производится с соблю­дением требований п. 4 настоящей Инструкции.

Дубликат документа должен содержать весь текст удос­товеренного или выданного документа.

На дубликате документа совершается удостоверительная надпись по установленной форме.

Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти указанным в завещании наследникам по представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, дубликат завещания может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умер­шего наследника, после которого они наследуют, а в необ­ходимых случаях — и документов, подтверждающих родствен­ные отношения наследников с наследодателем (если эти до­кументы не были представлены ранее).

По представлении указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат доку­мента, подтверждающего принадлежность наследодателю на­следственного имущества.

26. Документы, на основании которых совершены нота­риальные действия, приобщаются к оставляемому в нотари­альной конторе экземпляру сделки, свидетельства о праве на наследство и т. п. При необходимости возврата подлинных документов (например, свидетельств о рождении, браке, смерти) лицам, представившим их, в государственной нота­риальной конторе остаются копии этих документов. Копии представляются заинтересованным лицам или, по их просьбе, изготавливаются работником нотариальной конторы и заве­ряются государственным нотариусом. В этих случаях государ­ственная пошлина взимается лишь за изготовление копий.

Документы, удостоверяющие личность обратившихся за совершением нотариальных действий граждан, их представителей или представителей государственных предприятий, учреждений и организаций, колхозов, иных кооперативных и других общественных организаций, возвращаются предста­вившим их лицам без оставления копий, но в реестре запи­сываются наименование документа, его номер, дата выдачи, наименование учреждения, выдавшего документ, год (в не­обходимых случаях и месяц) рождения в подтверждение про­верки дееспособности участников сделки, фамилия, иници­алы владельца документа.

Не оставляются в государственной нотариальной конто­ре следующие документы или их копии:

уставы юридических лиц и положения о них, а также документы о полномочиях их представителей (кроме дове­ренностей, выданных на заключение конкретных договоров) — при удостоверении договоров и доверенностей от имени и на имя юридических лиц;

государственный акт на право пользования землей — при удостоверении договоров о возведении индивидуального жилого дома на праве личной собственности на отведенном земельном участке;

документы, устанавливающие право личной собственно­сти граждан на жилой дом (часть дома) либо квартиру в многоквартирном доме жилищно-строительного коллектива индивидуальных застройщиков,— при удостоверении сделок об их отчуждении в случае, когда собственник не полностью отчуждает принадлежащий ему жилой дом (часть дома), квар­тиру, а также в случае, когда собственники имеют один общий документ на дом (часть дома), квартиру и один из них отчуждает принадлежащую ему долю (или долю от доли), при удостоверении договоров об отчуждении недостроенно­го дома, соглашений об установлении или изменении разме­ра долей жилого дома;

договоры о возведении индивидуального жилого дома на праве личной собственности на отведенном земельном участке (договоры о предоставлении земельного участка для строи­тельства жилого дома на праве личной собственности, догово­ры о праве застройки) в делах нотариальной конторы не ос­тавляются и тогда, когда собственник полностью отчуждает жилой дом (часть дома), квартиру, а также при выдаче свиде­тельства о праве на наследство. В этих случаях договор о возве­дении индивидуального жилого дома (вместе с планом размещения строений на земельном участке и проектом на строи­тельство дома) с отметкой об отчуждении (выдаче свидетель­ства о праве на наследство) вручается приобретателю (наслед­нику) жилого дома (части дома), квартиры;