Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работающих составляется штатное расписание. Для этого предусмотрена унифицированная форма № Т-3. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Штатное расписание в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченного им лица.

При приеме работника на работу по трудовому договору оформляется приказ о приеме на работу: форма № Т-1 - для одного работника и № Т-1а – если одновременно принимаются несколько работников. (Приложение № 2)

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника в нем указываются:

· наименование структурного подразделения,

· должность (специальность, профессия),

· срок испытания (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу),

· условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.),

· период работы (при заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется).

· Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работникам под расписку.

На основании этого приказа (распоряжения) работник кадровой службы должен внести запись о приеме работника в его трудовую книжку и заполнить соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 Приложение № 3). А в бухгалтерии на основании этого же приказа открывается лицевой счет работника (форма №Т-54 или № Т-54а Приложение № 4). Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться заработная плата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд.

В лицевой счет заносят Ф.И.О., должность, оклад, количество иждивенцев, задолженность по исполнительным листам, ссудам и другие данные, необходимые для полного расчета зарплаты, различных удержаний и накоплений заработка. По сути, лицевые счета работников представляют собой аналитические счета по счету 70 «Учет расчетов с персоналом по оплате труда», в которых отражаются сведения о начислениях и удержаниях за каждый месяц нарастающим итогом в течение одного календарного года. Лицевые счета работников должны храниться в архиве предприятия в течение 75 лет.

На основании приказов, поступающих в бухгалтерию при приеме на работу, бухгалтер открывает на каждого работника индивидуальную карточку учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1 – НДФЛ, утвержденная на 2008 год приказом МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583 (Приложение № 5).

Работник может быть переведен на другую работу в организации или в другую местность вместе с организацией. В этом случае оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5), копии которых также передаются в бухгалтерию. При этом могут изменяться тарифные ставки, оклады и другие показатели, необходимые для расчета заработной платы. На основании такого приказа делаются соответствующие записи в лицевом счете (форма N T-54 или Т-54а).

При расчете отпуска, необходимо оформление приказа о предоставлении отпуска по формам N T-6 или Т-6а (Приложение № 6) и составлении графика отпусков по форме N Т-7 (Приложение № 7). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (Приложение № 8).

Для оформления и учета увольнения работника (работников) применяются приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником по форме N Т-8 (Приложение № 9). На основании приказа оформляется записка-расчет по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником" (Приложение № 10).

При увольнении работник получает справку из бухгалтерии о совокупном доходе и удержанных налогах за все отработанное время по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица», утвержденная на 2008 год приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. №САЭ-3-04/706@ (Приложение № 11).

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана ему на руки в день его увольнения. При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный срок выплатить не оспариваемую им сумму.

Для учета фактически отработанного времени, а также для правильного определения средней численности работников на предприятии, используется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13) (Приложение № 12). Эти формы являются основными первичными документами при расчете заработной платы.

Численность работников постоянно уточняется на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении. Учет использования рабочего времени ведется в табелях открываемых на каждый месяц по предприятию в целом (и по его структурным подразделениям). Табель заполняется на всех работников, принятых на постоянную работу. В списочный состав включаются работники: фактически явившиеся на работу; находящиеся в служебных командировках; не явившиеся на работу по болезни; принятые на неполный день или неполную неделю; находящиеся в отпуске и другие. На предприятии применяется метод сплошной регистрации явки на работу по табельной системе.

Все учитываемое время на предприятии делится на три вида:

· отработанное оплачиваемое время (работа сдельная, работа повременная, служебные командировки, отвлечения от основной работы и др);

· неотработанное оплачиваемое время ( доплаты при переводах на нижеоплачиваемую работу, незаконного увольнения, повышение квалификации и переквалификации, больничного обследования, учебные и очередные отпуска, временная нетрудоспособность, отпуска по уходу за ребенком до полутора лет);

· неотработанное (рабочее и нерабочее) неоплачиваемое время (административный отпуск, выходные и праздничные дни, опоздания, прогулы и другие неявки).

Согласно трудовому законодательству начисление и выплата заработной платы производится не менее 2х раз в месяц. Начисленные суммы фиксируются в Расчетной ведомости (унифицированная форма № Т-51) (Приложение № 13) или в Расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49). В данном документе отдельно по каждому работнику указывается фамилия, имя, отчество, табельный номер, оклад, разряд, сумма начисленной оплаты, раздельно по видам оплат, производственные удержания, сумма к выдаче на руки. Данные расчетной ведомости переносятся в платежную ведомость (унифицированная форма № Т-53), по которой выдается зарплата. На титульном листе указывается общая сумма, подлежащая выплате по данной ведомости, фиксируется разрешительная надпись руководителя на выдачу оплаты труда. Получая зарплату, работники расписываются в ее получении в отведенной для этого графе. При необходимости – например, в случае, если зарплату получает не сам работник, а другое лицо по доверенности – в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.