Форма выходных документов представлена в таблице 4.3

Таблица 4.3 - Форма выходного документа

Входной документ после ввода исходных данных и записи их во внутримашинную информационную базу может сохранятся некоторое время (до формирования новых исходных данных с целью решения задачи в изменившейся ситуации).

Основной выходной документ может передаваться руководству предприятия, бухгалтерии (при необходимости).

4.3 Технологический процесс обработки информации по задаче.

Электронный вариант таблицы состоит из шести основных столбцов и одного дополнительного (столбец Н), а также строк. При этом данные в столбцы А (наименование объектов учета), С (сумма увеличения балансовой стоимости объектов учета), а для объектов группы 2 и 3 также столбец D (сумма уменьшения балансовой стоимости объектов учета) будут заноситься вручную, остальные данные рассчитываются по формулам. Данные в столбец В (балансовая стоимость объектов учета на начало периода) вносятся вручную только один раз при заполнении первой ведомости.

Согласно пп. 8.3.4 ст. 8 Закона о прибыли учет балансовой стоимости основных фондов группы 1 ведется как по каждому отдельному объекту, так и по группе в целом. Учет же балансовой стоимости основных фондов групп 2 и 3 ведется по их совокупной балансовой стоимости (пп. 8.3.5 ст. 8 Закона о прибыли). [16]

В связи с этим создаваемая таблица обязательно должна содержать три строки, в которых будут фиксировать данные по каждой группе в целом (при условии, что на предприятии есть основные фонды всех трех групп). Если на предприятии есть основные фонды группы 1, то количество строк увеличиться на количество объектов этой группы. Поскольку количество объектов группы 1 в отчетном периоде может либо увеличиваться (приобретение), либо уменьшаться (выбытие), целесообразно в таблице расположить объекты учета (группы основных фондов) в следующем порядке:

- в строке 4 – группа 2;

- в строке 5 – группа 3;

- в строке 6 – группа 1;

- в строках 7 и далее – объекты группы 1.

Такое расположение позволит легко вести аналитический учет по объектам группы 1, добавляя или удаляя необходимые строки с наименованиями объектов в электронной таблице.

Данная ведомость (для удобства в работе) составляется для каждого периода (квартала) на отдельном листе книги Excel.

Начнем с создания формулы для расчета амортизации (столбец Е). Величина начисленной амортизации за отчетный период равна произведению балансовой стоимости основных фондов на начало периода, нормы амортизации (в расчете на квартал) и понижающего коэффициента – 0,8. Нормы амортизации установлены пп. 8.6.1 ст. 8 Закона о прибыли в таких размерах:

- группа 1 – 1,25 %;

- группа 2 – 6,25%;

- группа 3 – 3,75%.

Исходя из этого, формула для расчета амортизации группы 2 имеет следующий вид (ячейка Е4):

=ОКРУГЛ((В4*6,25%)*0,8;2) (4.1)

где: В4 - адрес ячейки. В которой отражена балансовая стоимость группы на начало периода;

6,25% - норма амортизации для группы 2;

0,8 – понижающий коэффициент;

функция ОКРУГЛ и цифра 2 во втором ее аргументе – округление результата до двух десятичных знаков после запятой.

Для групп 1 и 3 основных фондов формула расчета амортизации будет иметь тот же вид, что и для группы 2. Измениться только норма амортизации (ячейки Е7 и Е5).

По формулам, помещенным в ячейках столбца F, рассчитывается балансовая стоимость объектов учета на конец отчетного периода. Формула расчета балансовой стоимости основных фондов для группы 2 имеет вид:

=B4+C4-D4-E4, (4.2)

где: B4 – балансовая стоимость группы на начало периода;

C4 – сумма увеличения балансовой стоимости за отчетный период;

D4 – сумма уменьшения балансовой стоимости за отчетный период;

E4 – сумма начисленной амортизации.

Однако может произойти ситуация, когда при вводе в ячейку D4 числового значения результат расчета будет отрицательным. Это возможно. Если например, объект группы 2 продан по стоимости, превышающей балансовую стоимость группы. В этом случае в соответствии с пп. 8.4.4 ст. 8 Закона о прибыли балансовая стоимость группы приравнивается к нулю, а разница между балансовой стоимостью группы и продажной стоимостью объекта включается в валовый доход. Для этого, чтобы учесть это необходимо приведенную выше формулу усложнить условием ЕСЛИ. Применение функции ЕСЛИ в данном случае заключается в следующем: если в результате расчета получается число равное нулю или больше нуля, то произвести операцию расчета остаточной балансовой стоимости; если условие не выполняется, то выдать текстовое сообщение “Ошибка!” (которое одновременно будет служить напоминанием о необходимости включения разницы между балансовой стоимостью группы и продажной стоимостью объекта в валовый доход). С учетом этого вышеприведенная формула имеет следующий вид: