В этой таблице приведен пример хозяйственных операций по ликвидации основных средств.

3.1.4 Инвентаризация основных средств

При проведении инвентаризации основных средств нужно помнить:

– обязательной проверке подлежит наличие не только самих объектов основных средств, но и технической документации на них (например, технического паспорта, технических условий эксплуатации и т.п.);

– необходимо проверять и собственные основные средства, и те, которые приняты или сданы в аренду, на сохранение, во временное пользование;

– соответственно пункту 3 Инструкции № 69 инвентаризация домов, сооружений и других недвижимых объектов основных фондов может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. [4]

Для того чтобы установить фактическое наличие основных средств, члены инвентаризационной комиссии (далее – комиссия) должны сверить данные бухгалтерского учета и записи о движении основных средств, провести обзор объектов (группы объектов), которые подлежат инвентаризации, в натуре по месту их пребывания или эксплуатации. Комиссии также следует определить степень пригодности для дальнейшей эксплуатации по прямому назначению конкретных объектов основных средств.

Для оформления данных, полученных в ходе инвентаризации основных средств (домов, сооружений, передаточных устройств машин и оборудование, вычислительной техники, транспортных средств и т.д.), можно воспользоваться формой инвентаризационного описания, которое было утверждено постановлением № 241.

Такое описание складывается комиссией в одном экземпляре в отдельности по каждому месту пребывания (эксплуатации) инвентарных объектов основных средств и каждому лицу, ответственному за их сохранность. В этот документ обязательно надо включить:

– расписку ответственного лица о том, что к началу проведения инвентаризации все прибыльные и расходные документы на основные средства, которые находятся в эксплуатации, сданные им в бухгалтерию, а те основные средства, которые оказались непригодными к эксплуатации, ликвидированные и снятые из учета;

– название и краткую характеристику основных средств, их заводской и инвентарный номера, балансовую стоимость, количество.

Описание обязательно подписывают все члены комиссии. Кроме того, ответственное лицо своей подписью должное подтвердить правильность данных, которые внесенные в описание, и отсутствие каких-нибудь претензий к членам комиссии.

На принятые в аренду основные средства складывается отдельное описание: по каждому конкретному арендодателю с следующим отсыланием нему одного экземпляра описания.

Однако для того чтобы включить к инвентаризационному списку основные средства, которые переданы в аренду, комиссия должна получить от арендатора экземпляр его инвентаризационного описания.

Если на момент проведения инвентаризации некоторые инвентарные объекты временно отсутствуют (например, предметы проката, которые находятся в пользовании), то данные о них заносятся в отдельное описание на основании первичных документов (типичных форм № ОЗ-1, № ОЗ-6) и документов, которые подтверждают факт временного отсутствия указанных объектов (например, договора проката).

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены отсутствуют или лишние (неучтенные) основные средства. В этом случае комиссия фиксирует факты выявленных недостатков или излишков в протоколе и требует от материально ответственного лица письменно объяснить причины их возникновения. Если выявленный недостаток основных средств, комиссия принимает следующее решение: установить лицо, виновный в этом, и возместить нанесенный им убыток. Когда выявленные излишки, необходимо выяснить, по чьему приказу они были приобретены или сооружены и за счет каких источников это финансировалось. Далее излишки основных средств следует оприходовать на баланс предприятия независимо от причин, что их породили. Такое зачисление осуществляется по первоначальной стоимости, а в случае невозможности ее установления - по справедливой стоимости основных средств, определенной на дату выявления излишков. Износ определяется экспертным путем с учетом их технического состояния.

После надлежащего оформления инвентаризационное описание передается в бухгалтерию для складывания сравнительного сведения, в которое вносятся результаты инвентаризации с указанием количества и суммы выявленных недостатков или излишков. Несоответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию основных средств должно быть отображено в виде соответствующих бухгалтерских проводок.

Таблица 3.4 – Отображение в бухгалтерском учете излишков основных средств

В этой таблице проводки используемые при выявлении излишков основных средств при инвентаризации.

Таблица 3.5 — Отображения в бухгалтерском учете недостатков основных средств

При выявлении недостатков, по которым выявлено виновное лицо, выполняются проводки показанные в таблицу 3.5