2.2. Организация учётной работы на предприятии

В ООО «Иркут» вся поступающая информация обрабатывается вручную и поэтому наиболее удобной формой учёта является журнально-ордерная. При данной форме учёта в ООО «Иркут» применяются журналы-ордера, вспомогательные ведомости и реестры, различные отчёты, а так же таблицы аналитических данных к журналам-ордерам, бухгалтерские справки. Несмотря на разнообразие применяемых регистров, для журнально-ордерной формы характерен единый принцип записей – все журналы-ордера ведутся по кредиту соответствующих счетов. С помощью этого обеспечивается стройность и последовательность записей в них.

В хозяйстве отсутствуют некоторые формы бланков, поэтому приходится их приспосабливать. Имеется небольшое количество справочной и методической литературы, а так же производится подписка на журналы «Главбух», «Бухгалтер и компьютер», газету «Экономика и жизнь» и другие.

Организационная структура учётного процесса в ООО «Иркут» построена на принципах централизации. Весь учётный процесс сосредоточен в бухгалтерии, в подразделениях хозяйства осуществляется лишь первичный учёт. Централизация учётной работы позволяет получать результативную информацию в наиболее короткие сроки при наименьших затратах труда и средств. Кроме того, централизация учёта обеспечивает более квалифицированное руководство им и создаёт наиболее благоприятные условия для внедрения прогрессивных форм и методов учёта.

При такой организационной структуре учётного процесса распределение служебных обязанностей в бухгалтерии построено таким образом, что работники специализируются на отдельных операциях. При этом каждый бухгалтер выполняет отдельные операции по нескольким взаимосвязанным счетам. По мере поступления и обработки соответствующих документов в течение месяца осуществляются записи в учётные регистры. В конце месяца делают итоговые записи и перенос соответствующих данных в Главную книгу.

В ООО «Иркут» между работниками бухгалтерии распределены обязанности (оговорены в должностных инструкциях на каждого конкретного работника учётного аппарата), а журнально-ордерная форма учёта обеспечивает равномерную загрузку работников в течение месяца. Преимуществом учётной работы является то, что в бухгалтерии ООО «Иркут» есть разработанный график документооборота, что сокращает время обработки поступающей информации и повышает качество учёта. Для архива документов в бухгалтерии хозяйства имеются шкафы, в которых хранятся документы за текущий год, а так же отведена специальная комната, где складируются чистые бланки и документы за предыдущие годы, сшитые в специальные тома.

Автоматизация учетной работы на предприятии находится на низком уровне. Во всей центральной конторе имеется три компьютера, у главного бухгалтера, у бухгалтера расчетной группы и у секретаря, все класса Pentium II 2 (433 MHz), два принтера HP LaserJet, копировальный аппарат Canon. Компьютеры не соединены в сеть.

Тем не менее, использование техники для целей бухгалтерского учета можно признать крайне не эффективным. Не используются и не установлены системы автоматизации бухгалтерского учета. При этом используются специальные программы для составления отчета в налоговую инспекцию по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ), и отчета в пенсионный фонд. Установлены и используются текстовые и табличные процессоры пакета MS Office XP. Текстовый процессор MS Word XP использует секретарь для составления документов, необходимых для работы предприятия, такие, например как, приказы по предприятию, договора с контрагентами, справки и пр. Табличный процессор MS Excel XP используется бухгалтером расчетной группы при расчете заработной платы и необходимых отчислений и налогов. Все остальные операции ведутся вручную.

Что касается непосредственно учета основных средств, то можно сказать, что документооборот по учету основных средств практически отсутствует. Многие документы не ведутся вовсе, как, например, инвентарная карточка. Инвентарные карточки на предприятии никогда не велись и не ведутся, вместо этого делаются записи в книге по учету основных средств. Операции по движению и ремонту основных средств оформляются приказом руководителя по предприятию, по которому делаются изменения в книге по учету основных средств.

Несмотря на то, что в хозяйстве имеется три компьютера, информация обрабатывается вручную, а данная техника применяется лишь для составления годовой отчётности в ИМНС и Пенсионный фонд.

В таблице 2.9 представлен качественный и количественный состав бухгалтерии.

Таблица 2.9

Качественный и количественный состав бухгалтерии ООО «Иркут»

Глава 3. Автоматизация учета основных средств

3.1. Технология учета основных средств

Как уже было описано ранее, основные средства (ОС) делятся на производственные и непроизводственные с открытием соответственно двух субсчетов первого порядка: 01.1 «Производственные основные средства» и 01.2 «Не производственные». На каждом из субсчетов может быть открыто до четырех субсубсчетов второго порядка: 01.1.1 «ОС в эксплуатации», 01.1.2 «ОС в запасе», 01.1.3 «ОС на консервации», 01.1.4 «ОС, переданные в аренду», аналогичные субсубсчета открываются и на субсчете 01.2. А каждый из субсубсчетов может делится на субсчета третьего порядка. Операции по учету и движению основных средств независимо от формы учета и метода обработки информации, выполняются только на основании первичных документов, выполненных на бумажных носителях. Акт ввода, акт приема-передачи или акт ликвидации составляется специальной комиссией, создаваемой на постоянной основе распоряжением руководителем предприятия в составе его заместителя, главного бухгалтера, заинтересованного специалиста и подотчетного лица.