На некоторых оптовых торговых предприятиях в товарные отчеты вводят дополнительные графы, например: номер и дату документа по­ставщика и склада, номер партии, стоимость товаров, общее количество товаров по документу и отчету в целом и др.

По продовольственным товарам отчеты составляют по ассортименту, наименованиям, единицам измерения, ценам и количеству товара и тары.

На предприятиях, применяющих количественно-суммовой метод учета, имеющих большой документооборот, составляются сопроводи­тельные реестры, представляющие собой простой перечень документов с указанием их наименований, номеров и количества (отдельно по при­ходу и расходу).

Экспедиторы составляют отчеты о развозе товаров, полученных на оптовом складе и доставленных покупателям (магазинам). В этом отчете указываются склад, номер и дата документа, номера предприятий-получателей, наименование и количество принятых и сданных товаров, фиксируются недостачи и излишки (необходимо помнить о том, что эти суммы должны быть определены в подписанных заинтересованными сторонами актах). Отчет может быть составлен на основании непосред­ственно счета-фактуры (или товарно-транспортной накладной) с при­ложением к нему накладных на товары, переданные покупателям (мага­зинам).

Сроки представления отчетности в бухгалтерию устанавливаются ру­ководителем предприятия в зависимости от размера предприятия и других конкретных условий (ежедневно, еженедельно и т. п.). Увеличе­ние срока представления отчетности ослабляет контроль за движением товарных запасов, приводит к неравномерной загрузке аппарата бухгал­терии.

Товарные отчеты и сопроводительные реестры составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с первичными документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица.

Поступившие в бухгалтерию товарные отчеты и первичные докумен­ты должны быть в тот же день проверены по форме, по существу и арифметически. При этом бухгалтер должен обращать внимание на ре­альность начальных остатков, аккуратность и правильность составления документов и самого отчета, наличие всех приложенных документов, своевременность и полноту оприходования товаров или списания их с учета и др. Несвоевременное отражение движения товаров искажает величину товарного остатка и позволяет некоторое время скрывать не­достачи и излишки.' Обнаруженные при проверке отчетов ошибки ис­правляются корректурным способом и заверяются подписью бухгалтера и материально ответственного лица. Проверенные и принятые к учету товарные отчеты проходят бухгалтерскую обработку. Сальдо, получен­ное по данным бухгалтерского учета, сверяют с остатками товаров и тары по товарному отчету.

2.7. Учет товарных запасов в бухгалтерии.

Учет товаров ведется на активном счете 41 "Товары", кредитовые обороты которого отражаются в соответствующем журнале-ордере, а дебетовые - в ведомости. Записи в журнале-ордере и ведомости ведут на основании сводных учетных документов (например, товарных отчетов). Аналитический учет товаров в бухгалтерии ведется раздельно по материаль­но ответственным лицам, наименованиям, сортам. При этом применяется метод натурально-стоимостною учета товаров.

Сортовой способ бухгалтерского учета

При сортовом способе учет ведется в карточках количественно-суммового учета (открываются на каждый сорт, артикул и т. д.), в кото­рых записывается приход, расход и остаток товаров (тары) в количест­венном и стоимостном выражении на основании первичных докумен­тов: актов приемки, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и других документов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги оборотов за месяц, определяют остатки и составляют оборотную ведомость, при этом переносятся месячные итоги по приходу, расходу товара и остатки на конец месяца из карто­чек. Итоговая строка оборотной ведомости (по сумме) должна быть то­ждественна оборотам и сальдо синтетического счета 41 "Товары" (по каждому складу в отдельности).

С помощью оборотной ведомости сверяют данные бухгалтерского и складского учета, что подтверждается актом сверки или подписями бухгалтера и материалы-то ответственного лица на оборотной ведомости.

Сальдовый способ бухгалтерского учета

При сальдовом (оперативно-бухгалтерском) способе учета материально ответственные лица заносят в базу данных записи или ведут карточки количественно-сортового учета. Бухгалтерия же аналитический учет товаров ве­дет только в суммовом выражении по материально ответственным лицам или по товарным группам. Не реже одного раза в неделю бухгалтер на скла­де проводит сплошную проверку записей в карточках складского учета (то­варных книгах). При этом сопоставляются записи, сделанные материально ответственными лицами в карточках складского учета, с данными приходно-расходных документов, представленных в бухгалтерию в качестве при­ложения к реестру или товарному отчету. Правильность определения остат­ка товара на день проверки бухгалтер подтверждает проставлением даты проверки и своей подписью в карточках.

На первое число месяца и на день инвентаризации на основании проверенных карточек складского учета составляют сальдовые ведомости по складам и материально ответственным лицам с подсчетом в них промежуточных итогов по товарным группам (для удобства сверки с суммовыми карточками бухгалтерии).

В сальдовой книге записывают остатки по каждому товару в количе­ственном выражении до наименованиям на основе регистров складского учета с указанием цены. Затем определяют общую стоимость то­варов. Общий итог по сальдовой ведомости сверяют с товарным отчетом склада и с сальдо счета 41 "Товары".

Партионный способ бухгалтерского учета

Партионный учет товаров в бухгалтерии применяется в том случае, если товар на складе хранится по партиям. Учет ведется на компьютере или в партионных картах. Порядок занесения записей в базу данных иди в партионные карты такой же, как на складах, только учет ведется не в количественном, а в количественно-суммовом выражении.

В бухгалтерии на каждую партию открывается отдельная карточка. Данные бухгалтерского учета сверяются с товарными отчетами матери­ально ответственных лиц и с партионными картами склада. Расхожде­ния, выявленные при сверке, фиксируют в акте. На начало месяца итоговые данные из партионных карт заносят в оборотную ведомость, которые целесообразно составлять не по отдельным наименованиям и сортам товара, а по отдельной партии в целом с указанием ее номера и суммы. Итог ведомости должен совпадать с данными синтетического счета 41 "Товары".

По мере реализации партий товара бухгалтербез проведения инвен­таризации выявляет результаты по партиям (недостачи или излишки товаров). По недостающим товарам рассчитывают и списывают естест­венную убыль по нормам (при их наличии), засчитывают пересортицы товаров, обнаруженные внутри партии (пересортицы товаров в разных партиях засчитывать запрещается), выявляют окончательные результаты и отражают их на счетах. Недостачи, превышающие установленные нормативы, подлежат взысканию с виновных лиц. Излишки приходуют­ся в доход предприятия.