Если недостача товаров вследствие естественной убыли окажется меньше начисленного резерва, то излишне начисленная сумма его спи­сывается на уменьшение издержек обращения составлением исправи­тельной записи методом красного сторно (то есть излишне начислен­ный резерв сторнируется).

Согласно п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в РФ в целях равномерного включения пред­стоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать определенные резервы. Создание резерва на списание естественной убыли товаров предусмотрено для организаций, имеющие склады, на базах овощных и продовольственных товаров, холодильниках и хладокомбинатах (письмо Комитета РФ по торговле от 16.03.93 № 1-435/32-2 по согласованию с Минэкономики и Минфином РФ; п.2.17 Методических рекомендаций по учету издержек обращения в торговле).

В соответствии с п. 2.17 Методических рекомендаций организации торговли должны в конце отчетного года в случае превышения факти­чески начисленного резерва над суммой расчета, подтвержденного ин­вентаризацией, производить сторнировочную запись издержек обраще­ния и производства. Вместе с тем сторнирование в конце года остатка неиспользованного резерва на естественную убыль без проведения ин­вентаризации (которую провести строго 1 января невозможно) будет нарушением одного из основных принципов бухгалтерского учета -принципа начисления и равномерного распределения затрат по перио­дам. Следовательно, резерв на естественную убыль, по сути, должен быть переходящим на следующий год и подлежать корректировке толь­ко на момент проведения инвентаризации.

Информация о наличии сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе их изготовления, хранения и реализации (независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета издержек производства (обращения), финансовые результаты или ви­новных лиц), первоначально отражается по учетным ценам по дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетом 41 "Товары". При этом исключение составляют:

- некомпенсируемые потери товарно-материальных ценностей, воз­никшие в результате стихийных бедствий (уничтожение, порча товар­ных запасов и пр.), некомпенсируемые убытки в результате пожаров, аварий, других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. Такие потери относятся на счет 80 "Прибыли и убытки" и признаются внереализационными убытками, что отражается проводкой:

Дт 80 "Прибыли и убытки"

Кт 41 "Товары",

- недостачи и потери от порчи ценностей, выявленные при приемке товаров и образовавшиеся по вине поставщиков или транспортных орга­низаций. Эти суммы учитывают по дебету счета 63 "Расчеты по претензиям" при приемке товара проводкой:

Дт 63 "Расчеты по претензиям"

Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

При отказе органами арбитража во взыскании данных сумм они спи­сываются со счета 63 на счет 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При вынесении органами арбитража решения о взыскании с по­ставщика сумм недостач и потерь товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли в бухгалтерском учете поставщика сум­ма реализации, ранее отраженная по дебету счетов 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет" или 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредиту счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)", сторнируется на взысканную покупателем сумму недостач и потерь. Одновременно указанная сумма отражается обычной записью по дебету счетов 51 "Рас­четный счет", 52 "Валютный счет" или 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кре­диторами". При перечислении сумм покупателю счет 76 "Расчеты с раз­ными дебиторами и кредиторами" дебетуется в корреспонденции со счетом 51 "Расчетный счет". Поставщик должен также сторнировать обороты по дебету счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)" и кредиту счета 40 "Готовая продукция". Восстановленная таким образом на счете 40 "Готовая продукция" сумма списывается затем в дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Итак, на счет 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" относят все потери независимо от характера, причины возникновения и источ­ника возмещения. По дебету этого счета отражают:

- потери в пределах норм естественной убыли при перевозке, хране­нии и реализации;

- потери от понижения качества плодоовощной продукции при со­блюдении нормальных условий хранения;

- потери от недостачи и порчи ценностей сверх норм естественной убыли в случае, когда конкретные виновники не установлены;

- потери товаров, а также денежных средств, подлежащие взысканию с материально ответственных лиц;

- потери от списания долгов по недостачам товарно-материальных ценностей, во взыскании которых полностью или частично отказано судом вследствие необоснованности исков;

- потери от списания задолженности по претензиям к поставщикам и транспортным организациям за выявленную при приемке недостачу или порчу товаров в случае отказа арбитража в удовлетворении предъ­явленных исков.

По дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" приво­дятся:

- по недостающим (похищенным) или полностью испорченным то­варно-материальным ценностям - их фактическая себестоимость (в снабженческих, сбытовых, торговых предприятиях - стоимость по продажным ценам при ведении учета по этим ценам);

- по недостающим (похищенным) или полностью испорченным ос­новным средствам - их остаточная стоимость (первоначальная стои­мость за минусом суммы начисленного износа);

- по частично испорченным материальным ценностям - сумма опре­делившихся потерь.

По недостачам (хищениям) и порче материальных ценностей записи производятся по дебету счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценно­стей" с кредита счетов учета названных ценностей.

В соответствии с Инструкцией Госналогслужбы РФ от 11.10.95 № 39 "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" в действующей редакции организации оптовой торговли в тех случаях, когда недостача, порча или хищение материальных ценностей отража­ются в учете до списания суммы НДС, уплаченной при приобретении, они фиксируются по кредиту счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в установленном для списания недостач порядке без возмещения (зачета) соответствующего НДС из бюджета, что можно отразить проводкой:

Дт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кт 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

Списание сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, в том числе и товаров, регулируется законодательством и учредительными документами.

Порядок списания определен п. 28 Положения по ведению бухгал­терского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и п. 2.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых ре­зультатов на предприятиях торговли и общественного питания. По кре­диту счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" списываются: