Потери при перевозках вследствие естественной убыли списываются по покупной стоимости записью:

Дт 44 "Издержки обращения"

Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Недостача, выявленная при приемке товаров (и превышающая уста­новленные ранее нормы), оформляется соответствующим актом.

Если разница превышает норму естественной убыли, то поставщику предъявляется претензия, в которой излагается ситуация и выдвигаются требования на возмещение недостачи и, если в договоре были преду­смотрены штрафные санкции, предъявляются требования по их оплате.

При этом на сумму недостачи товаров (сверх норм естественной убыли при наличии норм) составляется проводка:

Дт 63 "Расчеты по претензиям"

Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Признание поставщиком предъявленных ему штрафных санкций оформляется на общую их сумму корреспонденцией:

Дт 63 и Расчеты по претензиям"

Кт 80 "Прибыли и убытки".

В случае непринятия поставщиком штрафных санкций подается за­явление в арбитражный суд. После решения суда о правомочности вы­двинутых требований, делается аналогичная проводка (Дт 63 Кт 80) на присужденную сумму. Если же суд не признает правильности выстав­ленных штрафных санкций, то никаких проводок по выставленным штрафным санкциям не производится. При отклонении иска судом его суммы (в том числе и недостачи сверх норм естественной убыли) спи­сываются проводкой:

Дт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кт 63 "Расчеты по претензиям".

В дальнейшем при оплате поставщиком как недостающих товаров, так и штрафных санкций составляется на сумму поступивших средств бухгалтерская запись:

Дт 51 "Расчетный счет" (50 "Касса", 52 "Валютный счет" - в зависимости от формы оплаты)

Кт 63 "Расчеты по претензиям".

Необходимо помнить, что штрафные санкции признаются внереализационными доходами и формируют налогооблагаемую прибыль, кото­рая также подлежит обложению НДС. С этой целью на счете 80 целесо­образно организовать субсчет «Штрафы, пени, неустойки».

ПРИМЕР. Организация получила товары от поставщика на сумму 11000 тыс. руб., в том числе НДС (10%) - 1000 тыс. руб., что отражено в сопроводительном документе (счете-фактуре).

При приемке товара выявлена недостача товара по отпускным ценам на 100 тыс. руб., в том числе 10 тыс. руб. в пределах норм естественной убыли при перевозках, 90 тыс. руб. - по вине поставщика.

На недостачу товаров по вине поставщика составлен акт. Поставщику предъявлена претензия.

Учет поступления товара по покупным ценам отражается записями:

1. Оприходованы товары на сумму 9900 тыс. руб. (10000 - 100); НДС на полученный товар составляет 990 тыс. руб. (1000 - 10). Отражается задолженность поставщикам согласно счету-фактуре без учета суммы недостачи 10890 тыс. руб. (11000 – 110):

Дт 41 "Товары" 9900

Дт 19 "ЦЦС по приобретенным ценностям" 990

Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 10890

2. Выявленная недостача в пределах норм естественной убыли составляет 11 тыс. руб., что отражается проводкой:

Дт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" 11

Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 11

3. Предъявление претензии поставщику на недостачу свыше естественной убыли, составляющую 99 тыс. руб., фиксирует в учете запись:

Дт 63 "Расчеты по претензиям" 99

Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 99

Таким образом, кредитовый оборот по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по данной хозяйственной операции равен 11000 тыс. руб. (10890 + 11 + 99), что соответствует сумме, выставленной поставщиком к оплате в счете-фактуре.

2.4.2. Резерв на списание естественной убыли.

Товарные потери при хранении и реализации вследствие естествен­ной убыли должны списываться в том месяце, когда проводилась ин­вентаризация. Поскольку она, как правило, ежемесячно не проводится, то отнесение всей суммы потерь, возникших за межинвентаризационный период (например, за полугодие), на издержки обращения одного месяца было бы неправильно, так как в этом случае искусственно уменьшались бы расходы тех месяцев, в которых не было инвентариза­ции, и увеличивались бы расходы того месяца, в котором она проводи­лась. Такое единовременное списание оказало бы влияние на правиль­ность исчисления прибыли за определенный отчетный период.

В связи с тем, что товарные потери вследствие естественной убыли образуются в течение всего межинвентаризационного периода, то и распределяться они должны между всеми месяцами данного периода. Это достигается ежемесячным списанием на издержки обращения пла­новой суммы таких потерь путем начисления резерва на естественную убыль.

Согласно п. 2.17 Методических рекомендаций в целях равномерного отражения предстоящих расходов в издержках обращения и производст­ва на холодильниках, хладокомбинатах, базах овощных и продовольст­венных товаров, торговых предприятиях, имеющих склады, ежемесячно начисляется резерв на списание естественной убыли товаров в пределах действующих норм (при их наличии), который формируется на счете 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей". Начисление резерва на естественную убыль должно быть отражено в учетной политике. При определении размера данного резерва следует воспользоваться средним процентом товарных потерь по отношению к товарообороту по про­шлому периоду, то есть создавать резерв в пределах процента от товаро­оборота.

Начисление резерва ежемесячно отражается записью:

Дт 44 "Издержки обращения"

Кт 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей".

После проведения инвентаризации недостачу товаров, образовав­шуюся вследствие естественной убыли, списывают за счет начисленного резерва (на покупную стоимость), что отражается проводкой:

Дт 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей"

Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если учет товаров ведется по продажным ценам, то делается допол­нительная запись на разность между стоимостью товаров по учетным и покупным ценам:

Дт 83-3 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"

Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Таким образом, со счета 84 недостачи товаров списываются по учет­ным ценам, а на расходы по организации торговли товарные потери списываются по себестоимости (покупным ценам).

Обычно суммы фактической недостачи товаров вследствие естест­венной убыли и начисленного резерва не совпадают, поэтому при их списании производят корректировку резерва.

Если недостача товаров вследствие естественной убыли оказалась больше начисленного резерва, то на эту разницу производят его доначисление проводкой:

Дт 44 "Издержки обращения"

Кт 89 "Резервы предстоящих расходов и платежей".