Взаимодействие с другими приложениями Office

Несмотря на то, что Power Point прекрасен сам по себе, он становится ещё более мощным в сочетании со своими партнерами по комплекту Microsoft Office – приложениями Word и Excel. Приложения комплекта Office имеют многие общие атрибуты, которые начинают хорошо распознаваться после некоторого общения с программой. Пользователь быстро замечает общие пункты меню, одинаковые окна диалога, сходные панели инструментов и даже процедуры. Все это облегчает переход от одного приложения к другому. Программы совместно используют один и тот же орфографический словарь, список автоматической коррекции слов, инструменты рисования и графическую библиотеку Clip Gallery. С помощью подшивки документов Office (Office Binder) можно для упрощения последующей работы объединять вместе все части некоторого проекта: текст, электронные таблицы и презентации.

В основе взаимодействия приложений комплекса Office лежит мощная технология внедрения и связывания объектов, называемая OLE, которая предоставляет возможность совместного использования информации различными приложениями. Например, можно перемещать такие объекты, как фрагменты текста или числа, из одного приложения в другое путем простого перетаскивания объектов между окнами. Если объект был перемещен в другое приложение, а затем его потребовалось отредактировать, то метод, называемый редактированием по месту, сформирует в окне приложения, принявшего объект, меню, окна диалога, панели инструментов и процедуры того приложения, которое использовалось для создания объекта. Таким образом, при внесении изменений будет казаться, что находишься в исходной программе, создавшей этот объект. Можно, например, переместить лист электронной таблицы Excel в презентацию Power Point, а затем осуществить редактирование этого листа прямо по месту его нового размещения.

Техника «перетащить и оставить» являются ключевым средством передачи информации между приложениями Office. Практически всегда можно выделить объект в одном приложении и перетащить его в окно другого приложения.

Чтобы перетащить текст из Word в Power Point, нужно открыть окна обоих приложений и расположить их на одном кране. Потом выделить текст в окне Word – слово, абзац, или любой другой производный фрагмент. Поместить указатель мыши на выделенный объект и перетащить его в текущий слайд Power Point. Чтобы скопировать, а не переместить текст, надо удерживать при перетаскивании нажатой клавиши Ctrl.

Чтобы поместить в презентацию значок Word, заменяющий собой внедренный текст, установить в окне диалога Специальная вставка флажок Как значок.

В подавляющем большинстве презентаций информация представляется с помощью слов, а не чисел. Однако если надо передать важные числовые данные с помощью таблицы. Связь между приложениями Power Point и Excel устанавливается также легко, как и между Power Point и Word. Фактически можно создать лист Excel в power Point, перетащить лист из Excel в Power Point либо перетащить слайд или презентацию Power Point в лист Excel, используя те же методы, что и для Word.

Есть некоторые советы по работе с этими приложениями:

ü чтобы расположенная на слайде Power Point картинка листа электронная таблица выглядела правильно, лучше всего отформатировать лист, пока на экране находятся меню и панели инструментов Excel.

ü Если необходимо дополнительно акцентировать внимание на листе электронной таблицы, расположенном на слайде, воспользоваться кнопкой Тень панели инструментов Рисование. Добавление тени придаст листу такой вид, будто от приподнят.

ü Лист, размещенный на слайде Power Point, можно обрезать. Для этого надо щелкнуть на картинке листа правой кнопкой мыши, открыть панель Настройка изображения, щелкнуть на кнопке Обрезать этой панели и расположить значок режима урезания на одном из маркеров рисунка листа. Затем, перетащив маркер внутрь картинки, уменьшить ее ширину и высоту.

Visual Basic для Power Point

Для того чтобы упростить выполнение различных операций в Power Point, можно воспользоваться встроенным в систему языков программирования VisualBasicдля приложения (VBA – Visual Basic For Applications). Простые программы, написанные с использованием VBA, позволяют автоматизировать выполнение часто встречающихся операций и избежать рутинной работы, заключающейся в многократном повторении одинаковых действий.

Что такое VisualBasic– компьютерная программа, электронный вариант правил поведения на все случаи жизни, в которых расписано, что и когда следует делать компьютеру. Например, в программе можно указать на необходимость выводить на экран надпись «Здравствуйте» при запуске. С точки зрения программирования, компьютерная программа – это не что иное, как набор инструкций, которые управляют поведением компьютера.

Чтобы создать простую программу на языке VBA, необходимо уметь выполнять определенный набор действий – работать в режиме записи макросов.

Первые макросы для персональных компьютеров (термин macros представляет собой сокращение от слова macroinstructions – макрокоманды) представляли собой простую запись последовательности нажатия клавиш, которая запоминалась и могла воспроизводиться автоматически после нажатия определенной, специально назначенной для этого клавиатурной комбинации.

Язык макросов – это встроенный в приложение язык программирования, который позволяет автоматизировать выполнение некоторой последовательности операций путем их объединения в одну большую команду – макрокоманду. Система записи макросов дает возможность непосредственно в процессе выполнения пользователем серии операций сгенерировать код, необходимый для последующего автоматического воспроизведения этих операций. После окончания записи можно запустить полученный макрос в любой момент, когда возникает необходимость повторить записанные действия. Система записи макросов имеется в программах Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point.

Для записи макроса в программе Power Point выполняются следующие действия:

1. в меню Сервис программы Power Point указать подменю Макрос, а затем выполнить команду Начать запись. В результате этих действий откроется окно диалога Запись макрос.

2. окно диалога Запись макрос позволяет:

· выбрать для макроса имя, указывающее на его назначение;

· указать шаблон или презентацию, в которой необходимо сохранить этот макрос;

· ввести краткое описание макроса.

3. щелкнуть на кнопке ОК окна диалога Запись макроса, что приведет к появлению в окне программы Power Point панели инструментов Остановка записи, на которой имеется лишь одна кнопка Остановить запись.

4. выполнить операции, которые необходимо записать в виде макрокоманды.

5. по окончании записи макроса щелкните на кнопке Остановить запись.

После записи макроса может появится желание просмотреть или даже изменить его. При редактировании макроса фактически запускается отдельное, не входящее в состав Power Point приложение, которое называется Редактор Visual Basic. Надо заметить, что этот редактор может быть запущен и путем выполнения соответствующей команды подменю Макро меню Сервис. При первой попытке изменения макроса появляется на экране в виде двух окон: