И наконец, то, каким способом планируется представить презентацию, также должны повлиять на выбор шаблона. Не следует использовать темные и тусклые тона фонового рисунки, если планируется вывод презентации в печать и сделать из неё ксерокопии; расплывчатый тон сделает слайды невыразительными. Если планируется разместить презентацию в Web, то следует ограничить графических элементов, чтобы презентация быстрее загружалась на компьютер посетителя Web – страницы.

После того как выполнены все действия желательно сохранить презентацию на жёстком диске или съемном носителе. Сохранение на жестком диске позволяет работать с большими файлами и ускоряет считывание информации с них. Использование съемных носителей (например, дискета) позволяет открыть презентацию на других компьютерах. Но дискеты ограничивают размеры файла документа (1,44 Мб).

Чтобы сохранить презентацию, проще всего щелкнуть на кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная. Более сложный путь сохранения это Сохранить как… На панели инструментов открыть окно Файл, выбрать Сохранить как … будет предложено сохранить по умолчанию в папке Мои Документы, но можно самому выбрать папку, или создать новую папку с новым названием, куда поместить сохраняемую презентацию.

После того, как файл сохранился, его теперь можно открывать всякий раз при очередном сеансе работы Power Point. Процедура открытия файла с презентацией ничем не отличается от процедуры открытия файлов и документов других программ.

Если при очередном открытие презентации были внесены изменения, поправки, добавления, то программа при закрытии презентации предложит сохранить изменения.

Создание презентации с клавиатуры.

После того как была выбрана тема, которой посвящается презентация, остается только ввести текст в соответствующие слайды. Power Point берёт на себя задачу по размещению и стандартному оформлению текста на каждом слайде, используя для этого поля ввода. Полем ввода называется специальное встроенное в слайд поле, для которого в Power Point задано выполнение какой – либо специфической функции. Например, поле ввода Щелчок вводит заголовок разработано так, чтобы в нём содержался самый крупный текст на слайде, и это будет первый элемент слайда, который бросится в глаза аудитории.

Когда создается слайд, то, надо обратить внимание на то, что макет слайда содержит несколько полей ввода, например, Щелчок вводит заголовок или Щелчок вводит текст. Формат текста и положение полей ввода зависит от того, какой стиль авторазметки вы выбрали. Поля ввода автоматически появляются на слайде, когда используется кнопка Создать слайд на панели инструментов Стандартная.

Желательно выполнять то, что предлагает поле Щелчок вводит заголовок. После щелчка на названии появится пустое текстовое поле с мигающим курсором, что говорит о том, что программа ждёт ввода текста.

Текст желательно надо сделать броским и запоминающимся. Существуют три способа форматирования при работе с собственным текстом. Во-первых, можно изменить шрифт текста. Во-вторых, можно выделить текст, изменив размер. В-третьих, изменяется внешний вид текста, если применить форматирование (сделать текст полужирным).

Презентация должна проходить в размеренном темпе. Бессмысленно втискивать слишком много текста на один слайд, поскольку зрители не успеют или не захотят прочесть всё, что предлагается на переполненном слайде, и часть информации окажется утерянной. Но слишком скудный текст также быстро утомит аудиторию, и зрители потеряют интерес к презентации.

Презентация – это не место для справочных данных и детального анализа. Каждый слайд должен быть понятным, кратким и содержать ёмкие, короткие фразы.

Форматирование слайда

Чтобы изменить формат слайда, вначале необходимо его выделить в режиме сортировщика или сделать текущими. После этого можно воспользоваться одной из команд меню Формат.

Разметка слайда – данная команда позволяет изменить разметку для выбранного слайда с помощью диалогового окна Разметка слайда, аналогичного окну Создание слайд. Чтобы выполнить изменения, необходимо выбрать в данном окне требуемую разметку для слайда и нажать кнопку Применить.

Цветовая схема слайда – это команда используется для установки цветовой схемы для выбранного слайда или для всей презентации. При выполнении данной команды отображается диалоговое окно Цветовая схема, в которой имеется две вкладки:

Стандартная – позволяет установить для слайдов одну из имеющихся стандартных цветовых схем. Чтобы применить выбранную схему для текущего слайда следует нажать кнопку Применить. С другой стороны, чтобы установить выбранную схему для всех слайдов презентации, необходимо воспользоваться кнопкой Применить ко всем;

Специальная – дает возможность изменить цвет того или иного элемента схемы. Для этого необходимо выбрать требуемый элемент, например, Фон, или нажать кнопку Изменить цвет. Затем в диалоговом окне Цвет фона следует выбрать нужный цвет на вкладке Обычные или воспользоваться для определения оттенка вкладкой Спектр, после чего нажать кнопку ОК.

Измененную цветовую схему нужно применить к выбранному слайду или ко всей презентации (кнопка Применить ко всем).

Фон – позволяет выбрать заливку, которая будет использоваться для фона слайдов. После выполнения команды отображается диалоговое окно Фон, в котором можно с помощью раскрывающегося списка выбрать требуемый цвет или способ заливки.

Применить шаблон оформления – дает возможность установить новый шаблон оформления, т.е установить определенную цветовую палитру для фона и объектов слайда, а также определить расположение элементов на слайдах. Для того следует открыть презентацию в любом режиме и выполнить данную команду. Затем в диалоговом окне Применить шаблон оформления следует выбрать новый шаблон для оформления презентации, после чего нажать кнопку Применить.

В результате выполнения действий все слайды презентации будут оформлены по новому шаблону.

Добавление графиков и диаграмм

Можно до хрипоты зачитывать вслух числовые данные, но только их графическое представление сделает материал доклада наглядным. Модуль Microsoft Graph, включенный в комплект поставки Power Point, предлагает 18 различных типов диаграмм любых мыслимых форм. В результате процесс формирования диаграмм становится очень простым и почти автоматическим.

С помощью диаграммы можно представить аудитории любую информацию, которая может быть выражена количественно, поэтому не следует исключать диаграммы из своего рабочего арсенала.

Поскольку диаграмма является визуальным представлением числовых данных, она оказывает на аудиторию гораздо более сильное воздействие, чем поток самых красноречивых слов. Например, фраза «Мы опережаем наших конкурентов в соотношении два к одному» впечатляет, однако далеко не так сильно, как на предоставленной диаграмме

MicrosoftGraph – это мини приложение, установленное на компьютер одновременно с установкой Power point. Это самостоятельная программа. Когда идёт работа по составлению диаграммы Microsoft Graph открывает свое меню и панель инструментов. Прежде чем приступить к созданию диаграммы, надо определить, что необходимо сообщить аудитории с помощью этой диаграммы. Например, деловые расходы могут быть показаны с помощью разных типов диаграмм. Можно использовать круговую диаграмму, чтобы показать, какой процент от общих расходов составляет та или иная статья, или использовать гистограмму, чтобы соотнести расходы по разным статьям