Мастер упаковки комплекса Power Point позволяет упаковать презентацию для записи на дискеты. С помощью инструмента Конференция можно продемонстрировать презентацию в локальной сети или в сети Internet. Инструменты Навигатор слайдов, Записная книжка, Хронометр позволяют осуществлять предварительный просмотр слайдов, делать заметки, читать свои записи и осуществлять контроль временных интервалов непосредственно в процессе проведения презентации.

Начало работы с презентацией

Хотя существует много способов запуска программы, наиболее простой путь – это использования кнопки Пуск, которую можно найти в нижнем левом угле экрана на панели задач. Откроем с помощью этой кнопки программу Power Point.

При запуске программы одновременно откроются диалоговые окна Помощника по Office и Power Point стартовое диалоговое окно power Point предложит вам выбрать опцию создания новой презентации или открытия уже существующего документа. Можно убрать это диалоговое окно, просто нажав клавишу <Esc> или, щелкнув по кнопке Отмена.

Окно Power Point покажется знакомым, поскольку она работает под Windows и в её окне используются стандартные элементы окон Windows.

Если презентация открыта в полноэкранном режиме (заполняет всё окно программы), то имя файла презентации также выносится в заголовок окна программы. Строка меню находится сразу под заголовком окна.

Если активная презентация не раскрыта на полный экран, то она имеет своё собственное окно с заголовком.

Строка состояния программы Power Point расположена внизу экрана. Эта строка позволяет отслеживать работу с презентацией, поскольку в ней указывается текущий режим работы, например, режим Слайды или Сортировщик слайдов.

Панель инструментов значительно облегчает работу с программой. На этой панели можно найти все команды, которые есть в меню. При этом выполнить щелчок мыши проще и быстрее, чем рыться в многочисленных меню и подменю.

Power Point предлагает в помощь много разных панелей инструментов. В зависимости от того, какой режим вы выбрали для работы, некоторые панели инструментов могут оказаться недоступными. Например, панель инструментов Структура недоступна в режиме Слайды.

Можно размещать панель инструментов и в другой части экрана. Она может иметь вид ряда кнопок вдоль одного из краёв окна программы (такая панель инструментов называется припаркованная) или она может «парить» над презентацией (плавающая панель). Такую панель можно легко перемещать по всему экрану или удалить её.

Также можно добавлять свои кнопки на панель инструментов. Об этом я расскажу в главе «Настройка Power Point».

Вместо кнопок часто используются команды меню, но для этого пригодится мышь. Этот метод пригодится новичкам для знакомства с программой. Чтобы выбрать команду из меню, щелкните на имени меню в строке меню и проведите указателем мыши по раскрывшемуся списку команд, пока не будет выделена нужная вам команда.

Кроме того, много полезной информации можно получить с экрана компьютера, даже во время работы с Power Point. Вспомогательную информацию на всевозможные темы получаем, нажимая Меню ? и команды Вызов справки.

Ещё один помощник при работе с Power Point – это помощник по Office, который открывает собственные окна при запуске Power Point. Это самый простой и приятный способ получения полезной информации. Во время работы с Power Point этот помощник будет давать подсказку как использовать некоторую специфическую технику программы для успешного выполнения задачи. О том, что подготовлена подсказка можно узнать после появления в окне помощника по Office лампочки. Если возник вопрос, надо щёлкнуть в любом месте в окне Помощника по Office. В появившемся окне предложат ввести ключевой слово по интересующей теме. Помощник ответит, раскрыв список соответствующих тем вспомогательной информации.

Получить помощь можно и с Web – страницы Microsoft от разработчиков программы в системе WWW (World Wide Web).

Создание презентации

В программе Power Point есть умелые помощники – Мастера. Мастера – это вспомогательные средства, которые помогают выполнить сложный многоступенчатый процесс по созданию презентации. Это ряд диалоговых окон, которые задают вопросы о том, как вы хотите выполнить задачу. После каждого ответа на вопрос мастер будет менять внешний вид презентации. Всегда можно перейти к следующему или вернуть к предыдущему диалоговому окну.

Использование мастера автосодержания – это простейший и самый быстрый способ создания новой презентации. Все, что необходимо будет знать – это как должна выглядеть презентация. Мастера автосодержания можно будет запустить прямо со стартового диалогового окна Power Point. После выбора темы и шаблонов презентации и ответов на ряд вопросов, касающихся оформления и дальнейшего использования презентации этот мастер подготовит слайды. Мастеру понадобится некоторое время, чтобы создать презентацию, основываясь на установках, предложенные пользователем. Затем мастер откроет презентацию в режиме Структура. Там можно увидеть подборку слайдов, готовых для оформления. Предложенные слайды не более чем рабочая версия. Можно использовать их для дальнейшей работы или отказаться вообще, приступить к созданию новых слайдов.

Независимо от того, насколько тщательно спланирована презентация, в неё по ходу работы можно вносить любые изменения и коррективы. Например, для полного раскрытия темы презентации нужно ещё добавить один слайд.

Простейший способ добавления нового слайда - это щёлкнуть на кнопке Создать Слайд на панели инструментов Стандартная. После этого откроется диалоговое окно Создать Слайд. В этом диалоговом окне выбрать авторазметку для нового слайда.

Если один слайд не соответствует задуманной темы презентации, его можно удалить. Это делается в режимах Структура, Сортировщик Слайдов и Слайды. В режимах Структура или Сортировщик Слайдов выберите слайд , который надо удалить, и нажмите <delete>.

Power Point берёт на себя всю сложную работу по разметки и оформлению внешнего вида слайдов. Программа содержит много встроенных стилей размещения и оформления. Чтобы применить встроенный стиль авторазметки, нужно назначить слайдам один из встроенных шаблонов.

Средство авторазметки автоматически размещает информацию специфическим образом на отдельном выбранном слайде. Можно изменить фон слайдов. Применение шаблонов оформления сделает это сам. В каждом шаблоне определены специфические цветовые и графические элементы оформления слайдов.

Чтобы изменить шаблон оформления, надо щелкнуть по кнопке Применить оформления в режимах Структура, Слайды или Сортировщик слайдов. Выбрать один из доступных шаблонов из левого списка диалогового окна. После щелчка на имени шаблона, появится миниатюра, на которой в точности переданы цвета и размещение элементов оформления.

При выборе шаблона оформления учитывается три критерия: предполагаемая аудитория, тема доклада, форма представления презентации. Кроить презентацию надо исходя из того, кто её будет смотреть (друзья, коллеги, инвесторы). Для друзей и коллег презентация может быть выдержана лёгком или даже шутливом тоне, чем перед инвесторами. Подобранный шаблон должен подчеркивать серьёзность раскрываемой темы.