Добавление таблиц

Если необходимо вывести на экран два текстовых абзаца рядом (например, чтобы привести некоторые соображения за и против какой-то идеи), следует воспользоваться таблицей в виде строк и столбцов. Таблицы на слайдах легко создаются и модифицируются. Работать с ними проще, чем со столбцами, сформированными с помощью табуляции.

Обычно таблицы на слайдах содержат только текст, однако в них с легкостью могут быть включены и числа. Когда докладчику не нужна вся графическая мощь системы Power Point, таблица послужит хорошей альтернативой для быстрого создания презентации. Кроме того, таблица часто используется как дополнение к графику в тех случаях, когда перед аудиторией необходимы и числовые данные.

Используя для работы с таблицами модуль приложения Word, Power Point тем самым представляет пользователю все преимущества мощного текстового процессора Word с его обширными возможностями. Например, можно воспользоваться тезаурусом Word для поиска синонимов. Фактически пользователь, не выходя из Power Point, получает свободный доступ ко всем инструментам и командам меню Word.

Создание слайда с таблицей

Когда требуется включить в презентацию таблицу, можно либо создать новый слайд с авторазметкой Таблица, либо добавить таблицу в уже существующий слайд, на котором могут присутствовать и другие объекты, такие как маркированные списки.

Создать в презентации слайда с таблицей очень просто. Надо выполнить следующие действия:

1. в режиме слайдов перейти к тому слайду, за которым должен следовать табличный.

2. щелкнуть на кнопке Создать слайд панели инструментов Стандартная.

3. в окне диалога Создать слайд дважды щелкнуть на авторазметке Таблица.

4. дважды щелкнуть на местозаполнителе таблицы, чтобы открыть окно диалога, изображенное ниже.

5. ввести в счетчики Число столбцов и Число строк окна диалога Вставить таблицу word – предполагаемое число строк и столбцов новой таблицы. При этом для изменения указанных величин можно воспользоваться кнопками со стрелками, расположенными в правой части счетчиков. Затем, чтобы создать таблицу, щелкните на кнопке ОК.

Если данные были импортированы в таблицу Power Point из приложения Microsoft Excel, имеет смысл создать резервный слайд с таблицей Excel. Когда таблица Excel внедряется в слайд Power Point, она имеет такой же вид, как и в приложении Microsoft Excel/ Вдобавок, не выходя из Power Point, можно пользоваться всеми вычислительными средствами Excel. Например, внедренные таблицы Excel могут включать формулы, с помощью которых выполняются сложные расчеты. В этом случае результаты вычислений будут автоматически обновляться при изменении содержащихся в таблице исходных данных.

Можно добавить таблицу в существующий слайд. Это можно сделать двумя способами:

1. щелкнуть на кнопке Вставить таблицу Microsoft Word панели инструментов.

2. указать на ячейку, расположенную левом верхнем углу решетки, нажмите кнопку мыши и протащите указатель через нужное количество строк и столбцов.

Второй способ:

1. указать пункт Рисунок меню вставка.

2. выполнить команду Таблица Microsoft Word раскрывшегося в подменю Рисунок.

3. в появившемся окне диалога Вставить таблицу Word ввести требуемое число строк и столбцов и щелкнуть на кнопке ОК.

Если таблица уже создана в программе Word, можно просто перетащить ее в слайд Power Point.

Ввод текста в таблицу

При создании нового табличного слайда внутри серой рамки на слайде появляется пустая таблица. Теперь можно перейти к заполнению ячеек таблицы. В начале работы с таблицей текстовый курсор мерцает в первой ячейке в левом верхнем углу таблицы. Вводимый текст появляется в месте расположения текстового курсора. Для перемещения точки вставки в другую ячейку нажать клавишу Tab или просто щелкнуть на нужной ячейке.

Во время ввода текст переносится внутри ячейки так, чтобы не выходить за ее границы. Другими словами, если текст при вводе упирается в правую границу ячейки, следующее слово будет записано во вторую строку той же ячейки. При вводе текста в ячейку можно закончить один абзац и начать новый, нажав клавишу Enter. Достигнув конца последней ячейки в последней строке таблицы, можно, нажав клавишу Tab, добавить ещё одну строку внизу таблицы.

Форматирование таблицы

После вода содержимого таблицы и завершения всех необходимых структурных изменений можно заняться совершенствованием общего внешнего вида таблицы. По умолчанию для форматирования таких элементов таблицы, как шрифта текста и цвет, Power Point методов форматирования текста. Нужно просто выделить текст и воспользоваться кнопками панели инструментов Форматирование, командами меню Формат или контекстного меню.

Однако кроме текста в таблице есть и другие элементы, допускающие форматирование. Это, к примеру, рамки и цвет заливки ячеек.

Для форматирования ячеек Power Point предоставляет пользователю панель инструментов Таблицы и границы и команду Границы и заливка меню Формат. Однако простейшим способом добавления обрамления и заливки ячеек является использование одного из автоформатов таблицы. Каждый автоформат таблицы предлагает свое собственное сочетание рамок ячеек, их заливки, шрифтов и расцветок символов. Кроме того, применяя автоформат, можно автоматически задать размер таблицы таким образом, чтобы ее строки и столбцы по высоте и ширине точно соответствовали содержимому ячеек.

Вместо применения стандартных комбинаций обрамления и заливок можно настроить эти элементы оформления таблицы вручную. Для этого нужно воспользоваться командой Границы и заливка меню Формат или инструментами панели Таблицы и границы, которые кроме всех функций команды Границы и заливка предоставляют пользователю некоторые дополнительные возможности.

Если вместо панели Таблицы и границы используются команды Границы и заливка, то можно выбрать цвет обрамления, а также типии цвет фонового узора.

На вкладке Граница можно указать тип линии обрамления, ее цвет и толщину, а затем настроить требуемое обрамление с помощью кнопок, расположенных по краям поля просмотра Образец. Вместо того, чтобы настраивать обрамление вручную , можно выбрать одну из готовых комбинаций линий обрамления с помощью образцов, расположенных в левой части окна диалога Границы и заливка. Выбор образца Рамка формирует границы по краям выделенной группы ячеек. Образец Сетка добавляет границы вокруг всех ячеек выделенного фрагмента, а образец Все прорисовывает границы во всей таблице. Чтобы удалить какую – либо конкретную границу, просто щелкнуть на ней в поле просмотра Образец.

Щелкнув на ярлычке Заливка окна диалога Границы и заливка, можно выбрать цвет в поле Образец. При этом заливка может представлять собой однородный цвет, оттенок чистого цвета определенной интенсивности, задаваемой в процентах или узор.

Настроив параметры обрамления и заливки, надо щелкнуть на кнопке ОК, чтобы применить выбранный формат к выделенным ячейкам.

Если структура создаваемой таблицы достаточно сложная, то иногда бывает удобнее перетащить в Power Point таблицу, уже созданную ранее в программе Excel, например суммирование чисел в столбце или сортировка строк таблицы.