Особенности и стиль деловых документовРефераты >> Делопроизводство >> Особенности и стиль деловых документов
ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕЖЕЛАТЕЛЬНО
предоставить в пользование предоставить для использования
направить на рассмотрение выслать на рассмотрение
передать в управление передать для управления
оказывать содействие оказывать помощь
осуществлять контроль вести контроль
вносить предложения давать предложения
предоставить кредит выдать кредит
обладать правом владеть правом
вступать в силу входить в силу
пострадать в результате событий пострадать в событиях
Ограниченная сочетаемость слов, широко используемая в деловой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что, в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа
2.11.Конструкции с отглагольным существительным
В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:
«оказать содействие», а не «посодействовать»
«оказать помощь», а не «помочь»
«произвести уборку», а не «убрать»
«провести учет», а не «учесть»
«оказать поддержку», а не «поддержать»
«произвести ремонт», а не «отремонтировать».
Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».
Появление таких конструкций, очевидно, связано с тем, что содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие ( «произвести»), но и обозначает предмет этого действия («peмонт»), В то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.
2.12.Ограниченное употребление глаголов в личной форме
Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, что, вероятно, является языковым выражением того, что общение носит официальный характер.
Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица, как правило, употребляются в неопределенно-личном значении:
«Комиссией проведена проверка и установлено .»,
«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».
С этим же явлением связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:
«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает .»)
«Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электромеханическое оборудование» (а не: «Московские организации поставят .»)
«Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Департаментом внешних связей Правительства Москвы» (а не: «Департамент внешних связей Правительства Москвы прорабатывает .»).
2.13.Построение предложений
Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами, например:
«В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяаственному управлению Мэрии».
«Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов».
Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме:
мотивирующая часть (обоснование) - ключевое действие - предмет действия.
Если предложение двусоставное (есть и подлежащее и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может также вноситься в начало текста, например:
«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».
«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь организуемого журнала «Россия».
В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:
«Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посольство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение)».
«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)».
«Сообщаем (главное предложение), что с 21 .02 по 07.03.95 испанская авиакомпания «Иберия». предлагает авиаперелеты по сниженным ценам (придаточное предложение)».
«При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Российской Федерации (главное предложение)».
При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом.
В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза « потому что» в деловых текстах следует употреблять союзы «так как», «ввиду того, что», «в силу того, что», ,«вследствие того, что».
Особый тип предложений, свойственных деловой речи, - сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:
«При проработке данного вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению:
