- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации);

- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот органи­зации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы со­держат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включа­ют несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделении, учреждении. таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

Документы для служебного пользования, содержа­щие несекретные сведения, могут использоваться ра­ботниками данного учреждения. Такие документы по­мечаются грифом "Для служебного пользования".

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

В индивидуальных документах содержание изла­гается в виде связанного текста. Составитель (испол­нитель) индивидуального документа готовит ориги­нальный текст, посвященный одному (или несколь­ким) вопросам для выполнения конкретной управлен­ческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для за­полнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка.

Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использова­ния трафаретных текстов - это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документи­рования однотипных (повторяющихся) ситуаций, состав­ляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.). в доку­ментоведении метод типизации используется при раз­работке типовых форм документов и типовых текстов т. е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст­образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты.

Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность-(об авто­ре, времени 11 месте создания), считается Подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.

Составленные в нескольких экземплярах оригина­лы называются умноженными. Все они обладают оди­наковой юридической силой, составляются, как мини­мум, в двух экземплярах (например, договор). Оформ­ление умноженных оригиналов является распространен­ной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом пли распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимиль­ная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в

подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты докумен­та, но не обязательно повторяет его форму.

Все официально незаверенные виды копии не име­ют юридической силы.

Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровож­даемая отметкой «дубликат».

Подлинность документа, полученного из автомати­зированной информационной системы устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федера­ции. Юридическая сила документа, хранимого, обра­батываемого и передаваемого с помощью автоматизи­рованных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизирован­ной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифро­вой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

По срокам хранения документы делятся на доку­менты постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения до­кументов определяются федеральной архивной служ­бой и закрепляются в перечнях документов с указани­ем сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официаль­ные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологи­ческие) и др.

Документы можно классифицировать по их назна­чению. Распорядительная деятельность в управленчес­кой практике выражается изданием приказов и указа­ний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование - посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет - составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; регламентация отдельных направлений деятельности проводится В виде издания инструкций, методи­ческих указаний, регламентов, правил.

По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограм­мы и др.

1.6.ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ

Материальным носителем информации в управлен­ческой практике чаще всего является бумага. Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в практике работы и доступным по своей стоимости. Бумага отвечает всем этим требованиям. Существую­щие способы документирования позволяют использо­вать бумагу для закрепления информации документа.

Для подготовки управленческой документации исполь­зуются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ-9327-60 "Бумага. Потребительские форматы". Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)1.