При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»).Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение»,которые можно отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значениями, то есть обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно ориентирующих - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий.

Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (Например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.). Область употребления профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в деловой документации крайне нежелательно.

Профессиональная жаргонная лексика - это форма профессионального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

2.3.Употребление устаревшей лексики

Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: арха­измы и историзмы.

Архаизм - слово или словосочетание, вышедшее из употребления И потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канце­лярист, писарь, челобитная, мемория и др.).

Историзм - разновидность архаизма - слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др.

Употребление таких слов в управленческой документации нeдoпустимо, их следует заменять современными словами и оборотами:

ВМЕСТО СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ

при сем направляем направляем

означенный (вышеозначенный) названный

вышепоименованный указанный (названный)

сего года этого года (текущего года)

настоящим сообщаем сообщаем

настоящий акт составлен акт составлен

2.4.Употребление неологизмов

Неологизмы - слова, обозначающие новые понятия и предме­ты делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жарго­на. Использование новых слов в тексте документа должно основы­ваться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы первой группы имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телелефакс и др.

Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой речи. Так, вместо «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «изжитие» - «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» - «довыборы», вместо «санирова­ние» - «оздоровление» и т.п.

2.5.Употребление заимствованных слов

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексики во мно­гих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излиш­нее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: «пролонгировать» вместо «продлить»;

«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»;

«анонс» вместо «объявление»;

«эксклюзивный» вместо «исключительный».

Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения недопустимо.

2.6.Употребление слов с «универсальным» значением.

Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов - слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет упо­треблять их в различных контекстах вместо точных смысловых опре­делений, например:

«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные рабо­ты по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом- плохо.

«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, предвзято).

Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в описательной части документа, цель которой- изложить событийную канву, дать общую. Оценку ситуации как положительной или негативной.

2.7.Употребление сокращений

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов:

- лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

- графические сокращения - применяемые в письме сокращен­ные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м, л, экз. и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровыва­ются, читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур ):

Инициальные сокращения - сокращения, образованные из началь­ных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подраз­деляются на:

буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;

звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;