Таким образом, отдельные элементы документа (реквизиты) составляют формуляр того или иного вида документа.

1.3.Юридическая сила документа.

Носителем информации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, - официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием "юридическая сила документа".

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж­дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива­ются от нее.

Одни документы, например правовые акты феде­ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар­битражные акты, договорная документация, изначаль­но обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде­ляются юридической функцией в случае использова­ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен­ческой деятельности юридическая сила документа обес­печивает его официальность для работников как дан­ной управленческой системы, так и всех иных струк­тур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа - это свойство, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформления.[4]

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; ­

- издавать документы только в пределах своей ком­петенции;

- соблюдать действующие в определенное время об­щегосударственные правила составления и оформ­ления документов.

Таким образом, юридическая сила документа опре­деляется и содержанием, и формой документа.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

1.4.Вид документа.

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения». Вид документа указывается на каждом управленческом документе кроме письма). В соответствии с определенным видом (наимеименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала ХVIII в. известны та­кие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт,акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. получил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения - перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в ХVIIIв виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи opгaнизации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки.

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. [5]Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной 6азой. Сложившаяся система видов документов явля­ется одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, ка­ким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названии ви­дов документов в аппарате соответствующей админист­ративной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием «информация», «предложение», «служебная записка» и т. д.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, по­рядку оформления, сфере применения. Понятие «раз­новидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуа­тацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др.

1.5.ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Все многообразие документов, обслуживающих сфе­ру управления, можно классифицировать по различ­ным основаниям.

По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку , воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служе6ной деятельности человека или выполнения обще­ственных обязанностей.

Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных - удостоверяющих личность (паспорт), специальность, обра­зование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.

По способу документирования различают документы:

- рукописные письменные (текстовые); - изобразительные (документы, фиксирующие инфор­мацию посредством изображения объекта);

- графические (документы, выполненные графичес­ким способом);

- фотодокументы;

- фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);

- кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);

- документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от отношения к аппарату управле­ния различают документы: