Для измерения форматов принята метрическая систе­ма мер. Площадь основного формата АО (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда - А, В, B.

В управленческой практике документы оформляются

главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А 5 (148 х210).

Потребительские форматы рядов А и В.

Отдельные виды документов, содер­жащие таблицы, графики, ведомости, планы и прочее, оформляются на формате АЗ (297 х 420 мм).

Любой документ должен иметь поля, т. е. опреде­ленное пространство между краем листа бумаги и тек­стом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; Нижнее - 20 ММ.

Это минимальные размеры полей, при их дальней­шем сокращении будет затруднено и оформление и по­следующее хранение документов, но большие поля до­пустимы.

В соответствии со стандартом ISO 3535-1977 "Струк­тура бланков и схема расположения" за рубежом при­меняются при оформлении документов следующие раз­меры полей: с левой стороны - 20 мм +-10 мм; верхнее поле - 10 мм +-10 мм.

1.7.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Под оформлением документов понимается соблю­дение в ходе их составления в управленческих аппа­ратах учреждений (организаций и предприятий), а так­же при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодатель­ных актах и нормативно-методических норм и требований.

Требования к составлению и оформлению управ­ленческих документов закрепляются в государствен­ных стандартах. В соответствии с действующим зако­нодательством стандартизация осуществляется на ос­нове принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установлен­ных требований позволяет включать документы в еди­ную для страны систему делопроизводства, способству­ет их оперативной обработке и исполнению, сокраща­ет затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководи­телей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюде­ние установленных правил позволяет создавать доку­менты, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждо­го реквизита на поле документа в соответствии с тради­циями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить "полезную" пло­щадь - место для размещения текста, основного рекви­зита документа. Созданные в соответствии с требова­ниями стандарта документы выполняют свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов - легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.