Особенности и стиль деловых документовРефераты >> Делопроизводство >> Особенности и стиль деловых документов
буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;
Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой; Мосинтур, техред, главбух, завгар;
Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;
Усечения: зам., зав., спец., пред.;
Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика(из: био[логия и электро]ника);
Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.
Различается несколько типов графических- сокращений:
Точечные: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобные, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица и др.;
Дефисные: г-н - господин, гр-н - гражданин;
Косолинейные: п/о - почтовое отделение, б/г - без года и др.;
Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);
Комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, ceв.-зап. - северо-западный и др.
Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство.
Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.
Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся
заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.
Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы отрицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но: вуз, роно.
Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из начальных букв и усеченных слов; пишутся в первой части - заглавными буквами, во второй - строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части из усеченных слов (или полного слова) и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное),остальные - строчные; если аббревиатура о означает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть - заглавными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную.
Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг.- годы, п.п.- пункты и некоторые другие.
Не допускается перегружать текст графическими сокращениями: не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста, например:
«Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ».
При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать:
удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;
не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.
Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением.
2.8.Употребление языковых формул
Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи:
«Сообщаем, что в период с . по .»
«Установлено, что в период с . по .»
«Сообщаем, что по состоянию на .»
«Акт составлен комиссией в составе: .»
«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам .»
«Направляем Вам, согласованный с .»
«Направляем на рассмотрение и утверждение .»
«Проверкой установлено, что .»
«Выражаем глубокую признательность за .»
«Считаем целесообразным .»
«В соответствии с договоренностью, достигнутой .»
«Во время переговоров стороны обсудили возможности .»
«Просим Вас рассмотреть вопрос о .»
«Просим Вас изыскать возможность .» '
«Принимая во внимание, что . , просим .» и др.
Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.
Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме:
«Гарантируем возврат кредита в сумме . до .»
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет .»
«Предоставление жилой площади гарантируем».
В письме-претензии:
« . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»
« . в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».
В распорядительном документе:
«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на…»
Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.
2.9.Употребление слов в одной падежной форме.
Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например:
«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».
«Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения, (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества, (род. "') Мэрии Москвы (род. п.) и руководства финской столицы (род. п.)».
«Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом проект номенклатуры дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий МОСТ» (род. п.)».
Широкое использование таких конструкций, видимо, объясняется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.
2.10.Ограниченная сочетаемость слов
Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, различаются его возможности сочетаться с другими словами. Самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:
