После ввода или перемещения имен полей щелкните на кнопке OK. Теперь надо сохранить файл источника данных. Затем Word напомнит, что в файле нет записей и спросит, должен ли редактироваться источник данных или основной документ. Теперь можно вводить информацию в файл источника данных, щелкнув на кнопке Правка источника данных.

Щелкните на кнопке Правка источника данных – откроется диалоговое окно Форма данных. Введите информацию для каждого поля первой записи. Используйте клавишу TAB для перехода к следующему полю и клавишу ENTER для окончания ввода записи.

Перед вводом второй записи щелкните на кнопке Добавить. Добавлять записи можно в любое время, поэтому не обязательно сразу же вводить всю информацию о тысячах сотрудников предприятия. Можно просмотреть записи, щелкнув на кнопке Источник. Word представляет документ в виде таблицы.

Когда открыт файл источника данных, Word автоматически отображает панель База данных. На этой панели доступны инструменты управлении источником данных. Можно вводить новые записи, редактировать или удалять их.

Для добавления новой записи в конец источника щелкните на кнопке Добавить запись на панели База данных. Для удаления записи установите курсор на удаляемой записи и щелкните на кнопке Удалить запись на панели База данных. Будьте осторожны, чтобы не удалить первую строку с именами полей. Если такое произойдет, придется создать ее заново. Для сохранения записей сохраните файл источника данных.

Чтобы добавить, удалить или переименовать поля в источнике данных, щелкните на кнопке Управление полями – откроется диалоговое окно Управление полями. Если предпочтительней вводить или просматривать записи с помощью формы данных, откройте диалоговое окно Форма данных.

Можно упорядочить источник данных, проведя сортировку по любому полю: фамилии, почтовому индексу или другим полям. Записи сортируют по возрастанию (от А до Я и от 0 до 9) или по убыванию (от Я до А и от 9 до О). Для сортировки записи в источнике данных установите курсор в нужный столбец. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Эти кнопки находятся на панели База данных.

В текстовом процессоре Word можно отсортировать любые списки, а не только записи в источнике данных. Например, можно сортировать таблицы, маркированные списки и даже обычные абзацы. Сначала выделите объект сортировки. Дайте команду Таблица ► Сортировка – откроется диалоговое окно Сортировка текста.

Если выделена таблица или источник данных, в раскрывающемся списке Сортировать отображается список имен полей, основанный на первой строке таблицы. Если выбран маркированный список или абзацы текста, в списке Сортировать отображаются только пункты Абзацы и Поле 1. Выберите пункт Абзацы для сортировки по первому слову в каждом абзаце или Поле 1 – для сортировки по первому полю или столбцу таблицы. Укажите, являются ли сортируемые данные текстом, числами или датами и выберите порядок сортировки по возрастанию или убыванию. Если сортируются данные в таблице или источнике данных, можно задать до трех уровней сортировки. Необходимо также проверить, есть ли в таблице строка заголовков. Введя все условия сортировки, щелкните на кнопке OK для ее выполнения.