После создания структуры документа можно отобразить любые необходимые уровни. Щелкните на одной из семи кнопок Показать заголовки на панели Структура. В действительности все заголовки более низких уровней оказываются то заголовки четвертого и последующих уровней, а также обычный текст не отображаются.

Если какие-то уровни не отображаются, зубчатая линия подчеркивания указывает на наличие крытых уровней. Для полного раскрытия структуры и показа всех уровней щелкните на кнопке Все заголовки.

Чтобы сосредоточить внимание на отдельном пункте, сверните все более низкие уровни и разверните только нужный раздел. Щелкните на кнопке Показать заголовок 1 – свернутся все заголовки более низкого уровня. Переместите указатель мыши на левое поле и выделите нужный заголовок. Для разворачивания вложенных уровней щелкните на кнопке Развернуть или дважды щелкните на значке «+» перед заголовком. Для свертывания уровня щелкните на кнопке Свернуть или опять-таки дважды щелкните на значке «+» перед заголовком.

Очень полезна возможность распечатки структуры или ее части. Сверните или разверните структуру так, чтобы отображались только те пункты, которые надо распечатать, и щелкните на кнопке Печать. В режиме предварительного просмотра отображается весь документ, однако распечатаны будут только развернутые разделы и заголовки.

После создания структуры переключитесь в обычный режим или в режим разметки и введите под заголовками обычный текст. Для этого щелкните на правом краю заголовка, нажмите клавишу ENTER и набирайте текст. Если план оказался неудачным, в любой момент можно переключиться в режим структуры и внести изменения.

Word 97 содержит средство, называемое схема документа. Оно позволяет относительно просто работать с длинными документами в любом режиме просмотра. Дайте команду Вид ► Схема документа – откроется окно, содержащее все заголовки. Для перехода к любому разделу достаточно щелкнуть кнопкой мыши на его заголовке. В отличие от режима структуры схема документа не влияет на печать, и ее нельзя использовать для печати части документа.

Структуру документа можно использовать для выделения разделов документа и их перемещения в другое место документа. В режиме структуры щелкните на значке «+» перед заголовком и перетащите его в новое положение. Горизонтальная линия покажет новое положение раздела.

Можно также пользоваться кнопками Переместить вверх или Переместить вниз, расположенными на панели Структура. Щелкните на выбранной кнопке нужное число раз, чтобы раздел переместился в заданное место. Таким образом очень легко исказить документ, поэтому имеет смысл перед грандиозными перестановками его сохранить.

Управление данными.

Программа Word – это больше чем текстовый процессор, это инструмент для управления информацией. С его помощью можно вводить, сортировать и искать данные: имена, адреса и всевозможные объекты. Можно объединять списки данных с другими документами Word, печатать почтовые наклейки, конверты и бланки писем, Способность хранить списки, например ленов группы или клуба, и каталоги видеофильмов, компакт-дисков и книг, открывает безграничные возможности. С помощью Word можно использовать данные:

• из файла, созданного с помощью Word;

• из файла, созданного с помощью других приложений Microsoft Office;

• из внешнего файла, созданного другими приложениями.

Файл, который содержит информационный список, называется источником данных. Можно легко отсортировать информацию из источника данных или использовать его для создания почтовых наклеек или конвертов. Создайте основной документ, который связан с информацией из источника данных.

Теперь можно объединить основной документ с источником данных при создании писем, почтовых наклеек или других документов.

Мастер слияния позволяет создавать источники данных и выполнять слияние документов. Для создания нового источника данных с помощью Мастера слияния дайте команду Сервис ► Слияние – откроется диалоговое окно Слияние. Щелкните на кнопке Создать и выберите тип создаваемого основного документа слияния. Хотя Word предложит задать тип документа, выбор на этом этапе не помешает в дальнейшем определить иной тип.

После выбора типа основного документа Word запросит, использовать ли для этого активное окно или новый документ.

Если открытый документ является бланком или если для слияния открыт сохраненный ранее документ, щелкните на кнопке Активное окно, если же открыт другой документ, щелкните на кнопке Создать основной документ.

Щелкните на кнопке Получить данные и выберите из раскрывающегося списка пункт Создать источник данных. Откроется диалоговое окно Создание источника данных. В нем представлен список имен полей (категорий данных), используемых в документах слияния. Найдите в списке имена полей, которые будут использоваться.

Имена полей должны удовлетворять перечисленным ниже условиям.

• Имя поля по длине не должно превышать 40 символов, при этом, чем оно короче, тем проще на него ссылаться.

• Каждое имя поля должно быть уникальным. В источнике данных не должно быть двух полей, имеющих одно и то же имя.

• Имена полей не могут содержать пробелов и должны начинаться с буквы, а не с цифры. Можно использовать символ подчеркивания для разделения слов, но лучше отказаться от пробелов и символов подчеркивания и начинать слова с прописной буквы, например НазваниеУлицы или ДеньРождения.

• Имена полей не должны содержать специальных символов: точки, запятой, точки с запятой, косой черты и обратной косой черты.

Давайте подумаем, как будет использоваться источник данных. Если для имени и фамилии используется только поле «Имя», начать письмо со слов «Уважаемый Александр» не удастся. При использовании полей Имя и Фамилия появится возможность вставить в документ только имя. Если же необходимо формальное письмо с обращением Уважаемый господин Синцов, включите в поле Обращение выражения «господин, госпожа, мистер» и так далее.

Адреса необходимо разделять на НазваниеУлицы, Город, Область, ПочтовыйИндекс. Тогда при печати почтовых наклеек можно будет провести сортировку по почтовому индексу или распечатать письма только для клиентов из Оренбурга.

Источник данных может использоваться неоднократно. Объединение полей в одно занимает совсем немного времени. Поле всегда можно снова разделить на несколько полей, если это потребуется в другой задаче.

По умолчанию все имена полей из списка включаются в источник данных. Для удаления поля из списка выберите его и щелкните на кнопке Удалить поле. Чтобы добавить поле в список, введите его имя в поле Поле и щелкните на кнопке Добавить поле. Если имя поле неверно (например, при наличии пробелов или при совпадении с уже существующим именем), кнопка Добавить поле оказывается пригашена, что сигнализирует о неправильном вводе имени.

Для изменения порядка полей пользуйтесь кнопками со стрелками. Если запись вводится из бланка или списка, расставьте имена полей в источниках данных в том же порядке, что и в бланке или списке. Данные вводятся быстрее, если их не приходится разыскивать по всей странице. С этой же точки зрения лучше добавить несколько коротких ненужных полей, чем запоминать, что при вводе данных надо что-то пропустить.