При создании нового документа Word список стилей задается по умолчанию. Для использования стиля щелкните на раскрывающей кнопке на панели Форматирование рядом с названием стиля «Обычный», и выберите применяемый стиль. Стиль можно выбрать до ввода текста или применить к выбранному тексту. Обратите внимание, что надписи в списке стилей выполнены в соответствующем стиле. Из-за этого список открывается довольно медленно.

Стилей, заданных по умолчанию, обычно недостаточно, но, к счастью, можно создать и новые стили. Сделать это просто. Отформатируйте абзац так, как нравится, щелкните на поле стилей, введите название стиля и нажмите клавишу ENTER. Для изменения стиля выделите абзац, оформленный с его помощью, и внесите необходимые изменения. Пока абзац выделен, щелкните на поле стилей на панели Форматирование и, не набирая названия стиля, нажмите клавишу ENTER. Откроется диалоговое окно, позволяющее переопределить текущий стиль, используя выделенный фрагмент как образец, или переопределить формат выделенного фрагмента, используя текущий стиль.

В диалоговом окне Переопределение стиля можно включить автоматическое обновление стилей в дальнейшем. Но лучше не устанавливать этот флажок, так как в противном случае при внесении изменений не выдается предупреждения.

Некоторые стили содержат интервалы до и после абзаца. Чтобы изменить величину интервала между абзацами в данном стиле, выделите абзац, дайте команду Формат ► Абзац и на вкладке Отступы и интервалы установите размер интервала перед и после. После таких изменений переопределите стиль.

Если стиль в дальнейшем будет применяться в других документах, добавьте его в шаблон Обычный, открываемый по умолчанию при создании документа. Для этого дайте команду Формат ► Стиль, выберите из списка нужный стиль и щелкните на кнопке Изменить. Установите флажок Добавить в шаблон. Теперь новый стиль будет всегда доступен при создании документа.

Для удаления стиля из шаблона Обычный выберите его в списке стилей и щелкните на кнопке Организатор – откроется диалоговое окно Организатор. Выберите один ли несколько стилей в списке B Normal.dot и щелкните на кнопке Удалить. Затем щелкните на кнопке Да. Чтобы удалить несколько стилей, щелкните на кнопке Да для всех. Для выхода из диалогового окна Организатор щелкните на кнопке Закрыть. Все документы, использующие удаленные стили, будут переформатированы, так что не следует удалять стили, применяемые в существующих документах.

Основой каждого документа является шаблон. Шаблон – это набор параметров форматирования, который доступен при создании нового документа. Обычный (стандартный) шаблон также содержит элементы автотекста, макросы, панели инструментов, меню и операции, присвоенные сочетаниям клавиш. Для облегчения работы Word 97 содержит дополнительные шаблоны предварительного форматирования документов, а также мастера шаблонов, которые помогут пройти этапы предварительного форматирования.

По команде Файл ► Создать из Word 97 или Создать документ Microsoft Office (из Главного меню Windows 9х) пользователю предоставляется набор шаблонов. Список шаблонов определяется при установке программы Word, но туда добавляются и новые шаблоны, созданные на компьютере. Шаблоны с расширением .wiz соответствуют мастерам. Выберите шаблон, чтобы увидеть его в окне предварительного просмотра. Для шаблонов, созданных другими пользователями, предварительный просмотр часто невозможен. После выбора шаблона щелкните на кнопке OK.

Шаблоны содержат подстановочные символы там, где можно вставить свой текст.

При сохранении документа, созданного с помощью шаблона, ему присваивают имя, как и любому другому документу. Чтобы использовать документ как шаблон для будущих документов или если документ с самого начала создается в качестве шаблона, щелкните на раскрывающей кнопке Тип файла в диалоговом окне Сохранение документа и выберите пункт Шаблон документа (*.dot).

Выбрав пункт Шаблон документа ('.dot), откройте папку Шаблоны. Можно выбрать категорию папки для хранения шаблона. Введите описательное имя шаблона в поле Имя файла и сохраните шаблон. Теперь шаблон появится в диалоговом окне Файл ► Создать в какой-то из категорий или на вкладке Общие.

В современном мире очень важна возможность отправить факс, не покидая дома. Телефонные линии на работе могут быть аналоговыми и цифровыми, но на цифровых линиях использовать факс-модем нельзя. Если компьютер связан со всем миром при помощи факс-модема, отправить факс с помощью Мастера факсов не сложнее, чем напечатать документ. Для вызова Мастера факсов дайте команду Файл ► Создать, откройте вкладку Письма и факсы и дважды щелкните на значке Мастер факсов. Если документ, отправляемый по факсу, уже, создан, можно открыть Мастера факсов командой Файл ► Отправить ► Факс. Работа мастера включает шесть шагов, необходимых для отправки факса. Для перехода от одного шага к другому пользуйтесь кнопкой Далее. Программа Microsoft Fax входит в пакет Microsoft Office 97. Для отправки факсов можно использовать и другие программы, установленные на компьютере. Убедитесь, что введен правильный номер телефона и международный или междугородный код. По окончании последнего этапа мастер заканчивает работу и открывает титульную страницу факса, на которую можно ввести необходимую информацию.

Когда факс готов к отправке, щелкните на кнопке Отправить факс сейчас на специальной панели управления. Если модем не работает или при отправке произошла ошибка, проверьте факс-модем и соответствующее программное обеспечение.

Схема документа.

Для многих план – это та ужасная вещь, которую учитель требует обязательно представить при написании сочинения в школе. В Word 97 все гораздо проще. Использование стилей заголовков позволяет легко увидеть тематику основных разделов документа, не пролистывая страниц за страницей. Можно легко изменять отображаемый уровень глубины заголовков и схему документа, чтобы использовать ее в качестве реферата.

Схему документа Word 97, то есть необходимые заголовки, создают в режиме структуры. Ввод текста осуществляют позже в обычном режиме или в режиме разметки. При создании документа щелкните на кнопке Режим структуры а горизонтальной полосе прокрутки. Под панелью Форматирование появится панель Структура.

Стиль, заданный по умолчанию – Заголовок 1. Введите первый заголовок и нажмите клавишу ENTER. Можно сначала ввести все заголовки первого уровня, а затем заголовки более низкого уровня или вводите заголовки разных уровней в естественном порядке. Стиль Заголовок 1 соответствует не первому заголовку, а заголовку первого уровня. В документе может быть несколько заголовков первого уровня. Для перехода к заголовку второго уровня, например Заголовок 2, нажмите клавишу TAB. Существует девять уровней заголовков. Чтобы перейти к заголовку более высокого уровня, нажмите комбинацию клавиш SHIFT + TAB.

Чтобы изменить уровень заголовка, выделите его так же, как обычную строку. Установите указатель на символ структуры (значок «плюс», «минус» или «квадратик»), расположенный перед заголовком. Когда появится указатель со стрелками, щелкните на символе структуры. Знак «плюс» перед заголовком означает, что в разделе есть подзаголовки. Перетащите выделенный текст вправо: или влево для повышения (соответственно, понижения) уровня заголовка. Можно также щелкнуть на кнопках Повысить уровень или Понизить уровень, расположенных на панели Структура. Понизить уровень до обычного текста можно щелчком на кнопке Понизить до обычного текста.