рис 2.2. структура отделов КРППС “Крымпочта”

Функции отделов:

1. Бухучета и контроля - осуществление бухгалтерского учета, контроль за движением средств предприятия.

2. Финансов и экономики - осуществляет планирование финансовой деятельности предприятия и проводит экономический анализ состояния предприятия.

3. Труда и рыночных отношений - информационная и юридическая служба.

4. Кадров и соцобеспечения - занимается кадровой деятельностью.

5. Охраны труда и техники безопасности - обеспечивает охрану труда сотрудников предприятия и следит за выполнением техники безопасности.

6. Производственно-технический - занимается обслуживанием технических средств предприятия.

7.Отдел эксплуатации и качества услуг - занимается контролем за выполнением основных видов деятельности предприятия.

а) Группа почтовой безопасности - обеспечивает охрану почтовых ценностей и персонала их доставляющих.

б) Группа маркетинга - занимается разработкой перспективных направлений деятельности и изучением рыночных условий.

в) Архив переводов - занимается учетом и контролем денежных переводов.

г) Участок условных ценностей - хранение и учет знаков почтовой оплаты (почтовые марки)

д) Служба по управлению сетью - обеспечивает функционирование технических средств связи.

е) Участок подписки периодических изданий - обработка данных подписной компании, предоставление итоговых данных в бухгалтерию для расчетов с издательствами.

ж) Производственная лаборатория почтовой связи - работа с техническими средствами связи

8. Административно-хозяйственный отдел - приобретение и учет хозяйственных материалов (канцтовары, мебель, инвентарь и т.д.).

9. Отдел оптово-розничной торговли, центр “Престоргмарка” - занимается оптово-розничной торговлей (торговый склад).

10. Учебно-консультационный пункт - курсы повышения квалификации работников предприятия.

11. Отдел Автоматизированных систем управления - автоматизация работы предприятия, технологических процессов.

12. Первый отдел - внутренняя служба безопасности.

13. Второй отдел - обеспечение охраны секретной информации.

14. Капитального строительства - разработка проектно-конструкторской документации, проведение строительных работ.

2.3. Средства автоматизации финансово-хозяйственной деятельности

На Крымском Республиканском предприятии почтовой связи “Крымпочта” быстрыми темпами внедряются новые системы обработки информации с использованием персональных компьютеров. На сегодняшний момент созданы и функционируют следующие АРМы (автоматизированные рабочие места):

1.Отдел бухучета и контроля

-комплексная система бухгалтерского учета “Парус” (сетевой вариант 5 пользователей) версия 4.21 ФАТ (финансовые планы, аналитика, товары)

-система начисления заработной платы “Парус” версия 2.04

2.Отдел кадров

-система автоматизированного учета кадров “Парус” 2.41

3.Участок подписки

-системы “Подписка-город” и “Подписка-область” (обработка подписных заказов, сверка с филиалами и с УОПС “Укрпочта” по электронной почте)

4.Остальные отделы используют для осуществления различных расчетных операций электронные таблицы Microsoft Excel 5.0.

Наиболее полно автоматизирован отдел бухучета и контроля, использующий в своей работе комплексную систему бухгалтерского учета “Парус”.

Назначение системы:

Система автоматизации бухгалтерского учета предназначена для подготовки и учета финансово-хозяйственных документов, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности предприятия.

Использование данной системы позволяет:

-готовить платежные и другие хозяйственные документы;

-вести учет основных средств и нематериальных активов, производить расчет амортизационных отчислений по ним;

-вести учет производственных запасов и товарно-материальных ценностей по материально-ответственным лицам;

-вести учет затрат на производство, издержек обращения и реализации по различным объектам учета (филиалы, подразделения, договора);

-вести учет денежных средств;

-вести учет расчетов с дебиторами-кредиторами;

-получать главную книгу, баланс предприятия, приложения к балансу и другие отчетные документы для предоставления в налоговые органы;

-получать ежемесячную отчетность по движению средств по счетам в виде книги учета хозяйственных операций, ведомостей учета движения материальных ценностей, учета движения денежных средств, учета расчетов с дебиторами-кредиторами, ведомостей расчета амортизационных отчислений выписывать документы на поставку и отпуск товаров;

Принципы построения системы:

процесс бухгалтерского учета принято разделять на четыре основные стадии

На первой стадии производится документальное оформление фактов хозяйственной жизни. На этой стадии производится оформление и регистрация финансово-хозяйственных документов (документов на производство платежей, на перемещение материальных ценностей, на поставку товаров и т.д.)

На второй стадии совершенные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета. Это позволяет накапливать информацию для синтетического учета (информацию о составе и движении хозяйственных средств предприятия в обобщенном виде в едином денежном выражении), а также для аналитического учета (детальную информацию, характеризующую деятельность предприятия не только в денежном, но и в количественном выражении).

На третьей стадии формируются отчетные формы. В зависимости от назначения различают внешнюю и внутреннюю отчетность. Внешняя отчетность служит средством информирования внешних пользователей - заинтересованных юридических и физических лиц, налоговые и государственные органы. Внутренняя отчетность определяется внутренними потребностями самого предприятия и служит для накопления информации о движении средств в количественном и денежном выражении на счетах бухгалтерского учета.

В зависимости от периода, который охватывает отчетность, различают периодическую (ежедневную, еженедельную, ежемесячную и ежеквартальную) и годовую отчетность. Каждый отчетный период характеризуется входящими остатками на счетах бухгалтерского учета, оборотами по счетам и сходящими остатками.

На четвертой, заключительной стадии проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Система охватывает все стадии бухгалтерского учета и включает в себя:

1.Средства документирования фактов хозяйственной жизни.

Для документирования фактов хозяйственной жизни в Системе предусмотрены специальные средства, с помощью которых Вы можете производить оформление и регистрацию документов на производство платежей, на перемещение материальных ценностей, на поставку и отпуск товаров, на оказание услуг и других финансово-хозяйственных документов.

2.Средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных операций Для отражения совершенных операций в Системе используется журнал хозяйственных операций, в который в хронологическом порядке заносятся данные о каждой совершенной хозяйственной операции (краткое описание содержания операции, наименование участников операции, одна или несколько бухгалтерских проводок). Такая структура учета позволяет накапливать в электронном каталоге Системы информацию для синтетического и аналитического учета.