2. Торговые (первичные и оправдательные) документы.

Описание полей документа

1. Платежные документы

“

Подготовка макета Системы и проектной документации.

Общую технологию создания макета Системы можно представить следующей схемой.

Основной частью проекта является рабочий макет Системы, который по окончании работ является, наряду с документацией, объектом демонстрации функционирования предприятия Заказчику. От правильно построенного макета зависят дальнейшие затраты на обучение персонала и внедрение Системы. Прежде чем приступить к созданию макета, Проектировщик должен представлять ВСЕ бизнес-процессы, происходящие на предприятии, иметь образцы наименований номенклатуры ТМЦ, Прайс-листы, образцы первичных документов и отчетов, список сотрудников (частичный), список поставщиков и покупателей (частичный), реквизиты предприятия. В случае необходимости (нет четкого понимания процессов, нет части документов и т.п.) Проектировщик должен проконсультироваться по телефону с представителем Заказчика, либо выехать на предприятие для полного выяснения вопроса.

Общесистемные настройки в макете.

Перед началом создания макета необходимо выбрать соответствующую комплектацию Системы. Далее роектировщик формирует образцы первичных документов (Платежные документы, Заказы клиентов, Входящие контракты и т. д.), словари системы: Курсы валют, Общие понятия, Принтерные последовательности. Устанавливает параметры торговых операций, параметры заработной платы (по необходимости).

Настройки в макете для автоматизации документооборота.

Настройка документооборота - основная работа Проектировщика над макетом. Настройка осуществляется по каждому типу документов, участвующих в хозяйственной деятельности предприятия. При настройке анализируются схемы бизнес-процессов. Выявляется логическая последовательность выполнения этапов документооборота. Настройка осуществляется в словаре “Общие понятия”. Для первоначального освоения осуществления настроек в Системе рекомендуется следующая методика.

Переход от схем документооборота к настройкам этапов в программе

После описания основных циклов финансово-хозяйственной деятельности в виде схем этапов документооборота необходимо получить исходные данные для настройки программы.

Для этого для каждого из документов, используемых в программе, строится ГРАФ, вершинами которого являются этапы документооборота, связанные между собой стрелками, отражающими последовательность действий (выполнения этапов).

Если с каким-либо документом связаны несколько схем этапов документооборота (например, по исходящему счету может осуществляться продажа товара за наличные или по безналичному расчету, в офисе или на выезде), то при построении ГРАФА связи между этапами документооборота переносятся на ГРАФ последовательно, методом добавления новых этапов и связей между ними.

ГРАФ анализируется и видоизменяется таким образом, чтобы каждому рассматриваемому этапу документооборота предшествовал только один этап (Предшествующих этапов может быть два или больше, но все они обязательно должны быть выполнены к моменту выполнения текущего этапа). Очевидно, что при этом необходимо несколько видоизменять саму схему документооборота на предприятии.

Если же возникает ситуация, когда условием выполнения текущего этапа могут быть два выполняющихся порознь предшествующих этапа (т. е. к моменту выполнения текущего этапа один из предшествующих ему не выполнен) и изменение системы документооборота нежелательно или невозможно, то такая ситуация обрабатывается при помощи механизма «настройки по «ИЛИ»» при задании последовательности выполнения этапов документооборота в разделе ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.