В результате проведения комплекса работ этого этапа Заказчик получает:

· уточненные схемы информационного обмена между подразделениями (бизнес-процессов), подлежащих автоматизации;

· инструкции для каждого рабочего места;

· инструкция для администратора системы;

· план обучения персонала;

· план технического перевооружения;

· электронные формы первичных и отчетных документов;

· действующий макет системы управления предприятием.

После демонстрации и защиты макета системы управления перед руководством предприятия Заказчика, с его сотрудниками проводится деловая игра, которая позволяет отработать взаимодействие как между сотрудниками внутри подразделений, так и между подразделениями в целом.

План проведения проектных работ:

Проектирование, настройка и адаптация системы.

1 Детальное обследование предприятия заказчика.

1.1 Согласование и подписание приказа о начале работ.

1.2 Определение функциональной схемы,учетных процессов и информационных потоков.

1.2.1 Определение структурно-функциональной схемы предприятия.

1.2.2 Определение основных информационных потоков.

1.2.3 Определение основных хозяйственных процессов.

1.2.4 Определение основных учетных процессов.

1.2.5 Определение основных функциональных обязанностей (по рабочим местам).

1.2.6 Определение основных отчетных форм.

2 Подготовка макета системы и проектной документации.

2.1 Общесистемные настройки в макете.

2.2 Настройки в макете для автоматизации документооборота.

2.3 Конфигурирование рабочих мест.

2.4 Настройки в макете прав доступа.

2.5 Настройки печатных форм.

2.6 Создание в макете контура оперативного учета.

2.7 Создание в макете контура бухгалтерского учета.

2.8 Создание документации на проект.

2.9 Создание инструкции по работе в системе.

2.10 Создание инструкций для рабочих мест.

2.11 Создание инструкции для администратора.

2.12 Разработка аналитических отчетов с использованием генератора отчетов.

3 Защита макета системы и проектной документации.

3.1 Составление плана защиты.

3.2 Внутренняя (в 'Парусе') предзащита проекта и документации.

3.3 Согласование и подписание приказа о начале работ.

3.4 Защита макета на рабочих местах.

3.5 Комплексная защита макета.

3.6 Оформление перечня требований и доработок как в ПО, так и в макете.

3.7 Уточнение плана и сметы проекта.

3.8 Готовность к закрытию акта.

4 Закрытие акта о проведении проектных работ, подписание контракта на поставку ПО и продолжение работ.

4.1 Подписание акта о завершении проектных работ(принято, согласовано, изменение сметы).

4.2 Заключение договоров на поставку ПО, оргтехники, установку сетей, других работ.

4.3 Формирование графика платежей.

Проектирование, настройка и адаптация Системы.

Согласование и подписание приказа о начале работ.

После подписания Договора на проектирование, для обеспечения результативного и качественного проведения работ, необходимо Приказом по предприятию оповестить должностных лиц и рядовых сотрудников подразделений о начале работ. Менеджер Проекта предлагает руководству Заказчику проект Приказа и согласовывает содержание Приказа, сроки и состав персонала. Перед началом работ необходимо также Приказом назначить администратора Системы на предприятии Заказчика. Требования о Приказах необходимо оговорить в Договоре на проектные работы, там же необходимо согласовать условие о предоставлении копий Приказов Менеджеру Проекта перед началом выполнения проектных работ.

“Примерное содержание

Приказа о начале работ по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Довожу до вашего сведения, что с " " 19 г. будет проводится комплексное обследование предприятия силами группы сотрудников Корпорации "Парус" в составе

1. _

2. _

3. _

4. _

Прошу оказывать максимальное содействие в проведении работ и предоставление копий необходимых документов.

Директор предприятия / /”

Определение структурно - функциональной схемы предприятия.

На этапе проектирования за основу принимается Структурно-функциональная схема предприятия утвержденная при комплексном обследовании Предприятия. Проектировщику необходимо переработать данную схему в случае появления новых информационных потоков, новых видов документов, новых каналов связи и способов обработки информации, вызванных автоматизацией ФХД предприятия на Системе “Парус”. Полученная схема является основой для объяснения Заказчику изменений в хозяйственных процессах при автоматизации предприятия. При составлении схемы отдельные подразделения предприятия выделяются в виде прямоугольников, соединенных входящими и исходящими стрелками. Рядом со стрелками описывается, какая информация передается из подразделения в подразделение. При этом при возможности нужно выделять документы (в системе), в которых эта информация фиксируется.

Определение основных информационных потоков.

Из полученной схемы выделяются основные потоки информации и фиксируются в виде описания к схеме в документации на Проект. Среди различных потоков информации выделяют следующие виды:

- потоки первичных документов (указывается вид документа, источник и приемник документа, число копий)

- потоки отчетов (указываются тип отчета, подразделение, составляющее отчет, подразделение, принимающее отчет, суть отчета)

- потоки электронных данных (указывается тип данных, носитель данных, Система, порождающая данные, Система, принимающая данные)

Возможно выделение иных потоков информации (устные распоряжения, телефонные звонки и др.)

Определение основных хозяйственных процессов.

Основные хозяйственные процессы определяются при комплексном обследовании предприятия. Проектировщик перекладывает (моделирует) выявленные процессы в Систему. Одновременно с этой работой создаются схемы реализации бизнес-процессов в Системе. Обозначения на схемах идентичны схемам, разработанным на этапе комплексного обследования, но имеют несколько другой смысл. В качестве потоков информации фигурируют документы, задействованные в Системе, накопители данных - разделы Системы (могут быть также обозначены таблицы БД), описание процесса должно включать подразделение, выполняющее этап; документ, участвующий в процессе; раздел Системы, источник документа; описание действия на этапе.

Требования к описанию хозяйственных процессов:

1) При описании процесс должен быть четко разбит на последовательность пронумерованных "этапов".

2) На схемах "этапы" процессов должны быть пронумерованы.

3) Перед описанием процессов перечисляются решаемые цели автоматизации, относящиеся к данному процессу, с привязкой к "этапов" процессов.