Защита макета Системы и проектной документации.

Составление плана защиты.

По завершении работ над макетом и документацией к проекту Проектировщик готовится к защите Проекта. Защита проводится в 3 этапа.

1. Внутренняя защита проекта

2. Защита на рабочих местах

3. Комплексная защита

Для проведения защиты Проектировщик готовит план показа макета.

Пример плана защиты:

1. Общее знакомство с Системой.

2. Словари Системы, Прайс-лист, Склады (структура, принципы заведения позиции)

3. Образцы документов.

4. Работа с документами по схемам бизнес-процессов.

5. Показ документации в части схем бизнес-процессов.

6. Формирование отчетов (Оперативных, бухгалтерских).

7. Представление инструкций для рабочих мест.

8. Представление Плана перехода на Систему АФХД “Парус”.

9. Ответы на вопросы.

Внутренняя (в “Парусе”) предзащита проекта и документации.

Перед проведением защиты макета и документации у Заказчика проводится внутренняя предзащита Проекта. Проектировщик совместно с Менеджером Проекта согласуют дату предзащиты, но не позднее чем за 3 дня до защиты у Заказчика. На предзащиту приглашаются (кроме Проектировщика) Менеджер Проекта, Эксперт направления Проектирования, Руководитель проектной группы, Консультант по внедрению (планирующийся для внедрения Системы в эксплуатацию), Эксперт направления Внедрения. Проектировщик за несколько дней до предзащиты, но не позднее 2-х дней, предоставляет для ознакомления проектную документацию.

Процедура предзащиты представляет из себя показ реализованных бизнес-процессов предприятия в макете (по необходимости), с необходимыми комментариями, на обсуждение присутствующих выносится план запуска Системы в эксплуатацию.

Задача участвующих в предзащите лиц - оценить степень готовности Проекта, возможность реализации его у Заказчика, возможные затраты на внедрение. Замечания, возникающие в процессе обсуждения, фиксируются в письменном виде Проектировщиком. По окончании обсуждения принимается решения о принятии Проекта или необходимости его доработки. В случае доработки Проекта, в зависимости от размеров изменений, происходит повторная предзащита или изменения принимаются только менеджером Проекта, при косметических доработках.

Согласование и подписание приказа о начале работ.

После принятия Проекта в “Парусе” (и согласно срокам Договора) Менеджер Проекта извещает Заказчика о готовности проведения защиты Проекта на рабочих местах. Для обеспечения четкой организации проведения защиты Проекта Менеджер Проекта предлагает Заказчику образец приказа о проведения защиты на рабочих местах. В приказе оговариваются сроки и время проведения защиты, присутствие сотрудников подразделений, обеспечение техникой.

Защита макета на рабочих местах.

После согласования приказа и получения его копии Проектировщик и Менеджер Проекта составляют план-график защиты. Согласно плану-графику Проектировщик выезжает к Заказчику и защищает Проект на каждом функциональном рабочем месте согласно составленному и утвержденному Менеджером Проекта плана. Замечания, полученные в процессе защиты, фиксируются в письменном виде и подписываются Проектировщиком и сотрудником подразделения Заказчика.

Комплексная защита макета.

После проведения защиты на рабочих местах, Менеджер Проекта и Проектировщик проводят комплексную защиту проекта. Проектировщик защищается согласно утвержденному плану (см. п.1.2.3.1.). В процессе защиты Заказчику передается для ознакомления проектная документация и протокол замечаний. После завершения защиты оговариваются сроки, необходимые Заказчику для ознакомления с документацией.

Оформление перечня требований и доработок как в ПО, так и в макете.

После ознакомления Заказчика с документацией и макетом Системы Заказчик и Менеджер Проекта оформляют протокол замечаний по Проекту. В протоколе указываются конкретные недостатки Проекта (неправильный шаблон документа, неверный порядок этапов, отсутствие функций в программе). Менеджер Проекта разделяет все замечания на 2 раздела: претензии к ПП и претензии к Проекту. Замечания к ПП рассматриваются с точки зрения целесообразности доработки ПП. В случае справедливости замечаний проводятся консультации с ЦИТ по поводу доработок в ПП. Возможны 3 варианта:

1. Замечания о несоответствии ПП законодательству проверяются и, при подтверждении, исправляются

2. Замечания по доработке функциональной части ПП рассматриваются и могут быть внесены (или не внесены) в ТЗ на следующие версии. Решение по каждому конкретному замечанию оформляется Менеджером проекта в письменном виде и передается Заказчику.

Претензии к проекту рассматриваются Проектировщиком и, в случае подтверждения, исправляются, после чего Заказчику предоставляется окончательный вариант проекта.

Уточнение плана и сметы проекта.

Одновременно с защитой проекта Менеджер проекта предоставляет Заказчику смету проекта .

Готовность к закрытию акта.

После комплексной защиты проекта, устранения замечаний и предоставления окончательного варианта макета и документации считается, что работы по данному этапу выполнены, и Заказчику предлагается подписать Акт сдачи-приемки работ.

Закрытие акта о проведении проектных работ, подписание контракта на поставку ПО и продолжение работ.

Подписание Акта о завершении проектных работ.

По окончании работ по каждому пункту Договора на проектные работы (создание макета, написание инструкций, проектной документации, отчетов, предоставление сметы проекта и др.) Заказчик принимает работы и подписывает Акт о завершении проектных работ.

Заключение договора на поставку ПО.

При продолжении работы Заказчику предлагается Договор на ПО и Внедрение Системы. В спецификации к Договору на ПО указывается комплектация Системы, количество рабочих мест и стоимость ПО, в спецификации на внедрение Системы указывается количество 3-часовых консультаций. В приложении к Договору прилагается План-график обучения (количество консультаций на каждое рабочее место), в стоимость ПО необходимо заложить годовое сопровождение Системы.

При необходимости Заказчику предлагаются также договора на услуги других подразделений фирмы (поставка оргтехники, услуги по генерации сети и поставке сетевого оборудования, обучение в Учебном центре, аудиторские услуги и др.)

Формирование графика платежей

При большой итоговой стоимости Договора на автоматизацию ФХД предприятия Менеджер Проекта (по согласованию с руководством фирмы) предлагает Заказчику произвести оплату по Договору частями. В этом случае Менеджер Проекта составляет и согласовывает с Заказчиком график платежей. В графике платежей указываются Сроки оплаты и предмет оплаты.

Этап 3. Запуск в промышленную эксплуатацию.

После того как Исполнитель и Заказчик закончили этап проектирования и убедились в процессе деловой игры в реальности создания системы управления предприятием, наступает следующий этап-запуск системы в промышленную эксплуатацию.