Для автоматического оформления операций по поступления наличных денег в кассу предприятия в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный ордер».

Заполнение документа.

Форма документа содержит две закладки: «Основной» и «Предприятие».

Закладка «Основной».

На этой закладке вводятся основные данные для создания печатной формы КО-2 и организации проведения документа.

Действия пользователя при работе в данной типовой конфигурации в первую очередь начинаются с выбора операции документа, т.к. многие реквизиты документа определяются только после выбора операции документа. Так, в расходном кассовом ордере после выбора операции определяется аналитика по корреспондирующему счету и в группе «Счет и аналитика корр. счета» появляются те реквизиты, которые необходимо выбрать для проведения основной проводки (проводки с кодом 1) выбранной операции.

Например, при выдаче наличных денег подотчетному лицу необходимо выбрать операцию «Выдача в подотчет». После выбора операции в группе «Счет и аналитика корр. счета» информационно будет выведен корр. счет 372 и станет видимым и доступным реквизит «Сотрудники», в котором нужно выбрать подотчетное лицо из справочника «Сотрудники». В другом случае, и наименование реквизита и количество будут определяться выбранной операцией документа. Далее в реквизит «Сумма в НДС» вводится сумма с НДС или, в случае необлагаемой НДС суммы, вся сумма, полученная в кассу. После ввода суммы в реквизите «Сумма НДС» автоматически рассчитается сумма НДС по ставке 20%. При необходимости эту сумму в этом реквизите можно обнулить.

Заполнение реквизитов «Выдано», «Приложение» и «Основание» необходимо доя создания печатной формы документа.

Закладка «Предприятие».

Закладка «Предприятие» аналогично предыдущему.

В некоторых случаях документ «Расходный ордер» не должен формировать проводки. Это случай перевод денежных средств в банк. Если эта операция уже была проведена по банку, то проведение ее по кассе удвоит обороты по счетам 301 и 311. Поэтому расходный кассовый ордер с операций документ «На расчетный счет» не должен проводится. Проведение аналогично.

2.2.3 Авансовый отчет

Документ предназначен для ведения учета по подотчетным лицам. Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, получившие авансом наличные деньги из кассы предприятия на хозяйственные нужды, командировочные расходы и пр.

Выдача денег в подотчет осуществляется расходным кассовым ордером на основании служебных документов принятых на предприятии.

Использование денежных средств фиксируется в авансовом отчете подотчетного лица, к которому прилагаются все первичные и подтверждающие документы (билеты, чеки, квитанции и пр.). Здесь же, бухгалтер определяет корреспондирующие счета для проведения в бухгалтерском учете и проводит итог расчетов с подотчетным лицом.

Для отражения операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». С помощью этого документа можно оформить операции по расчетам с подотчетным лицом, по поступлению ТМЦ в национальной валюте.

Ввод нового документа.

Меню «Документы» – «Учет кассовых операций» – «Авансовый отчет».

Заполнение документа.

В реквизите «Сотрудник» указывается подотчетное лицо,сдающее авансовый отчет. После выбора сотрудника в инфомационной строке «Сумма подотчета» можно проконтролировать сумму, выданную в подотчет. В процессе заполнения документа в строке «Сумма остатка» можно конторлировать сумму, за которую сотрудник еще не отчитался.

Документ проводится построчно, в связи с этим в каждой строке необходимо выбирать оперцию для проведения.

В табличной части документа вводятся последовательно:

- «Операция документа» – из справочника «Операции документов» выбирается операция определяющее проведение по строке авансового отчета. По этому реквизиту опредесяются следующие моменты:

- аналитический учет по корреспондирующему счету, который определяет тип и вид реквизитов «Субконто1» и «Субконто2»;

- формировать ли валовые доходы или издержки, если да, то по какой статье из справочника «Статьи валовых доходов и издержек»;

- «Дата нач.», «Дата кон.» - период дат, когда была произиведена финансово-хозяйственная операция в строке;

- «Содержание» – краткое содержание операции, например, покупка билетов, оплата гостиницы и пр.;

- «Документ» – тест с ссылкой на документ подтверждающий использование денежных средств;

- «Субконто1» и «Субконто2» - выбираются объекты аналитического учета для формирования проводок, их вид определяется на основании выбраной операции документа;

- «Сумма без НДС» – сумма без НДС;

- «НДС» – автоматически от суммы без НДС рассчитывается сумма НДС, можно отредактировать;

- «Количество» – вводится, если авансовым отчетом осуществляется поступление ТМЦ;

- В случае ввода взаиморасчетов с поставщиком для контроля первого события по поставщику используются реквизиты «Сумма ПС» и «НДС ПС». «Сумма ПС» и «НДС ПС» – сумма с НДС и сумма НДС первого события, контролируются только при необходимости, т.е. установлены одна из констант «Начисление НДС» или «Формирование вал. Доходов и расходов» в значение «первое событие».

Проведение.

Проведение документа осуществляется построчно, в соответствии с выбранной в строке операцией документа.

2.3. Учет операций по валютному счету

Для проведения расчетов в иностранной валюте предприятие может иметь валютный счет. На каждую из используемых на предприятии валют открывается отдельный валютный счет. В связи с этим в справочнике «Предприятия» предусмотрен выбор основного валютного счета по умолчанию. При вводе или редактировании валютного счета по умолчанию. При вводе или редактировании валютного вчета необходимо указать валюту этого счета. Для учета валютных средств в бухгалтерском учете используется балансовые счета 3.1.2 «Текущие счета в иностранной валюте» и 3.1.4 «Другие счета в банке в иностранной валюте» с аналитическим учкетом по банковским счетам предприятия. Для ввода движения валютных средств в конфигурации предусмотрена вазможность вода банковских выписок по валютному счету. Так же как и в случае с расчетным счетом, безналичные перечисления по валютному счету производятся на основании платежных поручений. Предприятие может также поручать банку покупку валютных средств. В этом случае оформляется «Заявка на покупку валюты» по установленному банком образцу.

Для учета движения валютных денежных средств в кассе используется балансовый счет 3.0.2 «Касса в иностранной валюте». Движение по кассе оформляется при помощи приходных и расходных кассовых ордеров.

При изменении курса НБУ необходимо произвести переоценку валютных остатков по денежным счетам. Переоценка может быть произведена при помощи документа «Переоценка валютных остатков». Переоценка валютных остатков по контрагентам производится в конце месяца этим же документом.

2.3.1 Переоценка валютных остатков

Документ предназначен для переоценки валютных остатков по любому счету, по которому ведется валютный учет. Это может быть любой счет взаиморасчетов с контрагентами, например счет 6.3.2 или счет 3.6.2; может быть любой счет для учета движения денежных средств – счет 3.1.2 или счет 3.0.2.