В договоре о срочном вкладе в иностранной валюте указывается сумма вклада в иностранной валюте.

Бухгалтерский работник обязан проверить правильность оформления договора, т.е. сравнить подпись вкладчика на договоре с образцом подписи в лицевом счете.

Он также делает отметку об удостоверении подписи вкладчика в открытии лицевого счета; ставит свою подпись; делает ксерокопию паспорта.

Следует отметить, что все документы заполняет бухгалтерский работник, а не клиент, что ускоряет процесс и позволяет избежать повторного переписывания. В настоящее время в практику вошло заполнение документов на компьютере и вывод их на печать через принтер.

На каждого вкладчика открывается отдельный лицевой счет по установленной форме. В этой форме предусмотрено место для образца его подписи. Бухгалтерский работник банка при получении документов по счету клиента сверяет подпись на них с образцом под­писи оставленным владельцем счета. Вкладчик имеет также право оформить доверенность или заве­щательное распоряжение.

Например, может быть предусмотрено право распоряжаться вкладом по доверенности, право выплаты вклада третьему лицу, право завещать вклад в установленном порядке, право на невозможность изменения банком в одностороннем порядке процентной ставки по срочному вкладу. Вклады граждан, согласно ГК РФ, должны возвращаться им по их первому требованию.

Выдача вклада по доверенности производится при обязательном предъявлении договора представителем вкладчика.

Доверенность может быть выдана на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее выдачи. Доверенность на распоряжение вкладом может быть удостоверена в нотариальном порядке или уполномоченным сотрудником банка в присутствии доверителя с проставлением оттиска печати кредитной организации.

Оформленная доверенность регистрируется в «Журнале регистрации доверенностей». По истечении срока ее действия вкладчик может составить новую доверенность. Он может доверить свой вклад одновременно нескольким лицам.

Все счета по вкладам, как и другие банковские счета, регистрируются в Книге регистрации открытых счетов, где указывается дата открытия счета, дата и номер договора, по которому открывается счет, номер счета и т.д.

Лицевой счет может вестись и в электронной форме, однако в этом случае необходим бланк, на котором будет отражаться образец подписи вкладчика и может быть оформлена доверенность.

Результатом ведения лицевого счета в электронной форме стала возможность бухгалтерского работника при необходимости быстро связаться с клиентом. Ему достаточно лишь просмотреть карточки открытых лицевых счетов в электронном виде и найти необходимую ему, a не искать информацию в заявлении на открытие счета или в договоре о вкладе. Все это позволяет ускорить работу бухгалтерского работника.

Сотрудник банка оформляет дело клиента физического лица, в состав которого входит титульный лист, договор, лицевой счет и ксерокопия паспорта вкладчика.

В связи с тем, что вкладные операции подлежат особому контролю со стороны должностных лиц банка, все документы, связанные с вкладами граждан, должны быть подписаны контролирующим работником. Эти документы хранятся отдельно от других банковских документов.

Порядок взаимодействия участников документооборота при открытии вкладов физических лиц схематически представлен в Приложении 1.

Рекомендован следующий механизм документооборота при приеме вклада:

1) для открытия счета вкладчик предъявляет в банк документ, удостоверяющий его личность (паспорт); может также заполнить заявление на открытие счета и анкету вкладчика (устанавливаются внутренними положениями кредитных организаций);

2) бухгалтерский работник открывает счет, делает запись в карточке лицевого счета; заключается договор банковского вклада; вклад­чику выдается номер, соответствующий номеру талона в приходном кассовом ордере (ПКО); все операции по вкладу фиксируются в карточке лицевого счета и вкладной книжке;

3) бухгалтерский работник внутренним порядком передает документы работнику кассы;

4) вкладчик вносит сумму, указанную в приходном ордере; ему выдается вкладная книжка установленного образца; при получении вкладной книжки вкладчик считается ознакомленным и согласным с условиями вклада.

Этот вопрос еще более актуализируется в настоящее время, когда речь идет о необходимости контроля не только расходных, но приходных кассовых операций кредитных организаций.

Рассмотрим порядок документооборота при совершении депозитных операций со вкладами физических лиц при наличии контролирующего работника.

Вкладчик обращается в банк с просьбой открыть счет по вкладу. Клиент представляет заполненное заявление на открытие счета и документы, удостоверяющие личность. Бухгалтерский работник оформляет договор на открытие вклада и приходный кассовый ордер, делает ксерокопию паспорта.

Далее бухгалтерский работник оформляет лицевой счет и сберкнижку вкладчика, делает образец подписи вкладчика на лицевом счете. После чего проверяет представленные документы и при правильном их оформлении ставит на них свою подпись.

Лицевой счет, приходный кассовый ордер, сберкнижку и договор бухгалтерский работник передает контролеру.

Контролер проверяет документы. В случае правильного оформления закрепляет их своей подписью. Лицевой счет и один экземпляр договора возвращает бухгалтерскому работнику. Потом подписывает сберкнижку. Приходный кассовый ордер регистрирует в кассовом журнале по приходу, после чего вместе со сберкнижкой передает его кассиру.

Кассир проверяет приходный кассовый ордер, ставит свою подпись, принимает сумму денег от клиента и сверяет ее с суммой в приходном кассовом ордере. Подписывает сберкнижку и отдает ее вкладчику. Первый экземпляр договора также выдает клиенту. Приходный кассовый ордер подшивает в кассовые документы дня.

Записи во вкладной книжке отражают все приходные и расходные операции по вкладу, после каждой записи выводится остаток вклада. Эти записи заверяются контролером банка. Приходные и расходные кассовые операции совершаются с применением приходного и расходного кассовых ордеров. В них бухгалтерский работник вносит информацию о том, от кого (кому) получены (выданы) средства, кто является получателем, сведения о назначении платежа. Обязательно указывается сумма (цифрами и прописью), ставятся подписи вносителя денежных средств и бухгалтерского работника. В расходном кассовом ордере делается также отметка банка о предъявлении документа, удостоверяющего личность. После этого бухгалтерский работник передает ордер контролеру, который, проверив правильность его заполнения и сделанные проводки, проставляет свою подпись и передает ордер кассиру. Последний, приняв или выдав денежные средства, также визирует ордер и делает запись в специальной справке.

На основании мемориального ордера производится выдача вкладных (сберегательных) книжек из хранилища ценностей работнику банка, использующему соответствующие бланки.