После получения выписки с лицевого счёта о перечислении денежных средств поставщику, делает запись в регистре по учёту с поставщиками и подрядчиками о списании задолженности перед организацией-поставщиком.

В договоре может быть прописана любая форма оплаты (наличный и безналичный расчёт), а также может быть отмечена предоплата. В учёте в связи с этим практически ничего не изменяется, только при предоплате возникает задолженность организации-поставщика отделу до момента отгрузки товара. При оплате за наличный расчёт меняется только перечень документов, передаваемых организацией-поставщиком отделу образования: cчёт на оплату меняется на кассовый чек и корешок от приходного кассового ордера.

На отчётную дату все полученные, но не оплаченные накладные, счета-фактуры и акты оказания услуг составляют кредиторскую задолженность отдела образования, указанную в балансе за отчётный период. Оплаченные счета, услуги по которым ещё не выполнены, или не привезены товарно-материальные ценности, представляют собой выданные авансы поставщикам, которые уменьшают в балансе сумму кредиторской задолженности отдела.

В учёте расчётов с поставщиками и подрядчиками заполняются следующие регистры: по учёту расчетов учреждения с поставщиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, с подрядчиками за выполненные работы, а также начисление и выплата сумм заработной платы, денежного довольствия и стипендий, а также оплаты пенсий, пособий и иных социальных выплат. Аналитический учет расчетов с поставщиками за поставленные материальные ценности, оказанные услуги ведется в Журнале операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками; Карточке учета средств и расчетов. О расчётах по заработной плате скажу ниже.

Расчёты по оплате труда. Система оплаты труда определяется тарифной системой и формами оплаты труда. Тарифная система организации базируется на тарифной сетке (устанавливается система разрядов, классов, определяющих квалификацию работников и работ); тарифной ставке (устанавливается размер оплаты за определенный период времени); квалификационных требованиях к объему знаний, соответствующих определенному разряду или классу. Тарифная система должна учитывать установленный законодательством минимальный размер оплаты труда, ниже которого оплата труда отдельного работника не может быть установлена.

В качестве основных применяются сдельная форма оплаты труда, при которой заработок работника зависит от его выработки, и повременная форма оплаты труда, при которой заработок зависит от отработанного работником времени. Наряду с указанными используются другие формы оплаты труда, которые в основном являются разновидностями сдельной и повременной форм оплаты труда и отличаются от них размерами, видами и методами распределения дополнительных выплат и вознаграждений. Работники организации могут получать оплату труда в форме заработной платы, выплат социального характера, пособий и других выплат, не входящих в состав фонда заработной платы и выплат социального характера.

Выплаты средств на оплату труда работников организации как сумма их вознаграждения в соответствии с количеством и качеством труда составляют фонд заработной платы (оплаты труда) организации.

Для осуществления табельного учета и контроля за трудовой дисциплиной применяют табели учета использования рабочего времени. Табельный учет охватывает всех работников. Каждому присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины. Оформленные табели сдаются в бухгалтерию.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. При налогообложении доходов работников их размер увеличивается, в частности, на расходы организации по платному обучению работника (включая членов его семьи), не связанному с производственной необходимостью; командировочные расходы сверх норм, установленных законодательством; разница между рыночной стоимостью квартиры, проданной работнику, и суммой, уплаченной работником; стоимость жилья, переданного в собственность работникам, и др.

На основании расчётных ведомостей составляется ведомость на перечисление заработной платы с лицевого счёта на пластиковые карточки сотрудникам. Эта система намного удачнее и удобнее, поскольку нет необходимости выдавать деньги на руки сотрудникам и не надо вести платёжных ведомостей с подписями сотрудников. Работник снимает деньги с карточки тогда, когда ему это удобно, а также нет такого понятия, как депонированная заработная плата.

Аналитический учет расчетов по заработной плате ведется в Журнале операций расчетов по заработной плате, денежному довольствию. Аналитический учет расчетов по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат ведется в Журнале по прочим операциям; Карточке учета средств и расчетов.

Расчёты с подотчётными лицами. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Работники организации могут получать из кассы наличные деньги по отчет на хозяйственные, представительские и командировочные расходы. Организация выдает наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителем по согласованию с банком, осуществляющим его кассовое обслуживание. При этом следует руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным указанным выше Письмом Центрального Банка Российской Федерации. Для получения денег под отчет работник подает заявление на имя руководителя организации, в котором указывает сумму и назначение аванса. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. При наличии задолженности по предыдущему авансу подотчетные суммы не выдаются. На заявление о выдаче аванса бухгалтер проставляет статью, на которую должен быть отнесен расход и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущему авансу. Подотчетные суммы расходуются только на те цели, на которые выдан аванс. Передача наличных денег, выданных под отчет одним лицом другому, не допускается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и провести окончательный расчет по ним. К авансовому расчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки), подтверждающие правильность произведенных расходов. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчет. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают их в кассу организации.