Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи.

Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

Процесс трудовой деятельности сопровождается составлением немалой документации по переводу, командировании работников, поощрении, наложении дисциплинарного взыскания, отпуске, увольнении. Эти все операции осуществляются составлением унифицированных форм первичной учетной документации, которые позволяют достигать единообразие в составлении и оформлении кадровых документов.

4 Оформление и ведение трудовых книжек

Статья 66 Трудового Кодекса Российской Федерации определила, что «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии:

- с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;

- с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69.

Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 года. Прежние трудовые книжки остаются и продолжают действовать, но записи в них с 1 января 2004 года необходимо делать по новым правилам. Трудовые книжки нового образца нужно будет заполнять с 1 января 2004 года только на работников, принимаемых на работу впервые.

Работодатель – физическое лицо не имеет права производить запись в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

Заполняется трудовая книжка на основании документов, а не со слов поступающего на работу. Очень важно внимательно заполнять титульный лист трудовой книжки, содержащий общие сведения о работнике. Именно эти сведения подтверждают принадлежность трудовой книжки его владельцу.

Наименования должностей должны вноситься строго по штатному расписанию. Основанием для записи сведений о работе может быть только распорядительный документ.

«В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение».

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи.

Трудовые книжки ведутся по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Выдача трудовых книжек на руки не разрешена. Получить трудовую книжку работник может только в день увольнения или перевода на другую работу в другую организацию. На основании ст. 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со для подачи заявления выдать заверенную копию (выписку) трудовой книжки.

5 ПРОЦЕСС ОФОРМЕЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

5.1 Формирование личного дела

Личные дела заводится на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы № Т-2.

Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:

- получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение личного дела вновь принятого работника;

- внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

- подготовку обложки личного дела: указывают номер дела, фамилию, имя, отчество, дату поступления на работу;

- подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

- получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

- систематизацию полученных документов;

- внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;

- подшивку документов в папку личного дела;

- помещение личного дела в металлический шкаф для хранения; - получение от руководителя кадровой службы последующих документов для включения в личные дела работников.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- дополнение к личному листку (анкета) по учету кадров;

- автобиография;

- личный листок (анкета) по учету кадров;

- характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор (контракт);

- копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;