При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются:

- коды организации и формы приказа по соответствующим классификаторам;

- срок действия трудового договора;

- табельный номер работника;

- фамилия, имя, отчество работника;

- наименование структурного подразделения;

- наименование профессии (должности);

- разряд, класс (категория) квалификации;

- условия прием на работу и характер работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);

- оклад (тарифная ставка);

- надбавка к окладу;

- период испытательного срока.

После подписания приказа руководителем организации, он регистрируется и объявляется работнику под расписку.

Приказ готовится в трех экземплярах: первый хранится в отделе кадров, второй помещается в личное дело работника, третий передается в бухгалтерию.

2.8 Оформление личной карточки

Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала организации. Личная карточка заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу (Приложение 6).

Все записи в карточке делаются на основании соответствующих документов: приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и др.

В личной карточке предусмотрены зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии:

- с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПРД);

- Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН);

- Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

- Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОКСО).

В разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя отчество, год и месяц рождения, номер и серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес; вносятся данные об общем и непрерывном стаже работы, о перемещениях работника.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объяснить», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе: удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, на граждан, подлежащих призыву на военную службу. Подробные рекомендации, как заполнять этот раздел, даны в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» отражают переводы, отпуска, предоставляемые работнику в период работы в организации. Все записи должны содержать ссылки на даты и номера приказов (распоряжений) о назначении, перемещении или увольнении работника.

В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена эта личная карточка.

Заполняются личные карточки работником кадровой службы от руки. Основанием для заведения личной карточки является приказ о приеме на работу. Все записи должны быть без сокращений. Личные карточки заводятся в одном экземпляре и хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы.

В разделе личной карточки «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстерновых отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки МСЭК (медико-санитарная экспертная комиссия) записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключения МСЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации.

Личные карточки могут входить в состав личных дел. Срок хранения личных карточек – 75 лет (ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения).

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2 ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Учетная карточка научного работника (форма Т-4) заполняется в одном экземпляре работником кадровой службы на научных работников на основании соответствующих документов и опроса работника. Предназначена для учета научных работников в организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Процесс приема на работу руководителей и специалистов связан с осуществлением большого числа операций по отбору кандидатов, включая оценку достоверности предоставленных документов, проведение собеседований и иных методов психологического анализа личности кандидата.

3 Оформление приказов по личному составу

3.1 Приказ о переводе работника на другую работу

Работник, ведущий кадровую документацию, оформляет также перемещения (переводы) работника в процессе его деятельности в организации. Переводы могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием и т.д.

Первым документом должно быть личное заявление работника с просьбой о переводе. Заявление должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода и визу руководителя подразделения, куда переходит работник.При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

На основании заявления или докладной записки делаются изменения к трудовому договору и составляется приказ о переводе, имеющий унифицированную форму: приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) на одного работника (Приложение 7) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) – при переводе нескольких работников (Приложение 8).