Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную визу на первом экземпляре приказа.

На основании приказа о перевод делаются соответствующие записи в личной карточке работника (форма № Т-2 или Т-2ГС). Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле.

Изменения, то есть данные о переводе на основании приказа обязательно вносятся в трудовую книжку в соответствии с правилами о порядке ведения трудовых книжек не позднее недельного срока с даты подписания приказа.

Таким образом оформление переводов требует составления нескольких документов и внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

3.2 Приказ о предоставлении отпуска

В соответствии со ст. 37 Конституции Российской Федерации «Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск». Поэтому оформление отпусков является одной из обязательных функций работника, на которого возложены обязанности ведения кадровой документации.

На основании ст. 114 Трудового Кодекса каждому работнику предоставляется ежегодный отпуск «с сохранением места работы (должности) и среднего заработка», а в ст. 115 указывается продолжительность основного оплачиваемого отпуск – 28 календарных дней.

Однако определенная категория работников в соответствии с Трудовым Кодексом и иными федеральными законами имеет право на удлиненный основной отпуск, то есть продолжительностью более 28 календарных дней. В Трудовом Кодексе к ним отнесены: работники, занятые на работе с вредными или опасными условиями труда; работники, имеющие особый характер работы; работники с ненормированным рабочим днем; работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Оформляется отпуск цепочкой документов, которую открывает график отпусков. Он составляется на каждый календарный год. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков имеет обязательную унифицированную форму – форма № Т-7 (Приложение 9). При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Составляется график отпусков в 3-х экземплярах. Один остается у работника, ведущего кадровую документацию, другой передается в бухгалтерию и третий в виде выписки передается в структурные подразделения.

Основанием для предоставления отпуска кроме графика отпусков служит личное заявление работника. Оно пишется на имя руководителя организации и обязательно содержит реквизиты:

- адресат (кому адресовано);

- автор (с указанием должности и структурного подразделения, где работает работник);

- указание вида документа (заявление);

- дата;

- подпись работника.

В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный или целевой дополнительный (учебный, специальный и т.д.). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало. Если в отпуск уходит руководящий работник, в заявлении указывается, на кого он возлагает исполнение своих обязанностей на время нахождения в отпуске. Кроме того если работник уходит не в ежегодный очередной отпуск, а в отпуск по каким-то обстоятельствам, то в заявлении должно содержаться основание предоставления такого отпуска со ссылкой на соответствующий документ, который прилагается к заявлению.

Заявление составляется в одном экземпляре.

Завизированное руководителем структурного подразделения заявление передается в отдел кадров. На основании заявления и графика отпусков составляется приказ.

При оформлении отпуска работающему учитывается, что вновь принятые на работу получают право на отпуск только после истечения 6 месяцев непрерывного стажа.

При составлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 (Приложение 10). В случае, если отпуск оформляется сразу на несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Часто в связи с производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии со ст. 125 Трудового Кодекса отозвать работника из отпуска можно только с его согласия. Отзыв из отпуска оформляется приказом.

Приказы об отпусках формируются в отдельные дела и имеют по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, срок хранения 5 лет.

3.3 Оформление служебных командировок

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы документов, необходимых для оформления командировки.

Первым документом является форма № Т-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Этот же документ – форма № Т-10а – содержит и отчет о выполнении задания (Приложение 11), что очень удобно и сокращает количество создаваемых документов.

Только после оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9 (Приложение 12), если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а.

В приказе о командировании указываются:

- фамилия, имя, отчество командируемого;

- цель;

- срок;

- место командировки.

После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10 (Приложение 13).

Так как командировочные расходы оплачиваются по суткам, командировочное удостоверение и является тем учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него. При этом отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного должностного лица, но и печатью. Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформляет секретарь.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале.