Основные принципы и основания для разработки УСД:

а) создание общей модели построения документов;

б) единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление;

в) комплексность унификации;

г) информативность;

д) сокращение числа видов документов;

е) стабильность требований к документам;

ё) сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

ж) экономичность.

Надо отметить, что для нормальной работы учреждения требуется использовать различные источники информации, как внутренние, так и внешние.

Количество разновидностей внешней информации и ее источников весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных:

а) законы, указы, приказы и другие нормативные документы государственного уровня;

б) нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые);

в) комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет);

г) данные о состоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований);

д) данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет);

е) реклама и информация партнеров и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и конференции, презентации, Интернет);

ё) информация от клиентов (обратная связь);

ж) выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и аудиторских проверок.

При использовании большого количества источников информации возникают трудности с ее обработкой из-за частичности или недостоверности, противоречивости, избыточности или разнородности информации.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой в организации системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

2.2. Организация работы с документами

Успех управленческой деятельности в значительной степени за­висит от того, насколько быстро и качественно происходит обработ­ка всей необходимой документации, движение которой осуществля­ется по определенным маршрутам от места составления или поступ­ления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называет­ся документооборотом. Он должен быть организован таким обра­зом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

Правильная организа­ция работы с документами зависит от того, насколько четко разде­лены функции и обязанности между работниками предприятия. Точ­ное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с доку­ментами.

В обязанности секретаря в плане работы с документами входит:

а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п ;

в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

г) оформление протоколов рассылок выписок из них;

д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

ж) организация приемов посетителей;

з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации.

В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три группы документов:

а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;

б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

а) направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

б) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документооборота. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. [17, с. 38]

На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря.