Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарю приходится вести телефонные переговоры и иных видов, в частности, передать по поручению руководителя сотрудникам своего или других учреждений те или иные сведения, наводить необходимые справки и т.д.

Ведение переговоров такого типа также требует навыков и соблюдения определенных правил.

Если передаваемые сведения не оформляются в виде телефонограммы (которая готовится, редактируется и подписывается соответствующим работником), нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок, пауз, вызываемых спешными поисками в документах недостающих или забытых сведений. Особенно важно тщательно соблюдать это правило при ведении междугородных переговоров, где краткость и точность беседы должны стать обязательным условием, так как, во-первых, не следует долго занимать телефонную сеть, а во вторых, такие переговоры оплачиваются учреждением по высокому тарифу.

На рабочем месте секретаря необходимо иметь телефонные справочники. Причем для постоянных абонентов должна быть заведена специальная картотека или телефонная книга, в которой можно, было бы легко и быстро отыскать нужный телефон, не полагаясь на память и не предпринимая долгих поисков в общем городском телефонном справочнике. Специальная справочная картотека значительно сокращает время поиска нужного абонента.

Набирать номер нужно аккуратно и не торопясь. Сэкономить время на наборе номера не удается, ошибочное соединение иной раз приводит к значительным его потерям.

Начиная разговор, необходимо поздороваться и назвать себя, а при внешних переговорах и свое учреждение. Весь разговор следует вести вежливым и спокойным тоном, не отрывать его резко.

Исходя из технических особенностей устройства телефонных аппаратов, необходимо придерживаться при разговоре некоторых правил, которые дают возможность собеседнику хорошо слышать и понимать.

Необходимо заботится о том, чтобы по возможности не нарушать распорядок дня собеседника. Это вполне выполнимое требование, когда речь идет о сотруднике своего учреждения или о постоянных абонентах. Нужно избегать звонить им в те часы дня, когда они заняты срочной работой, участвуют в совещаниях и т.д.

Постоянной обязанностью секретаря является также не только передавать, но и получать по телефону какую-то информацию, отвечать на запросы, давать справки. В этом случае секретарь обязан руководствоваться следующими правилами:

а) для записи поступающей информации секретарь должен всегда иметь наготове бумагу и ручку. В этом случае гораздо удобнее работать, когда свободны обе руки, для чего может быть использован телефонный усилитель громкости;

б) чтобы иметь возможность быстро ответить на вопрос о текущих делах, секретарь должен применять в работе наиболее рациональные контрольные и справочные картотеки и уметь пользоваться ими;

в) для выдачи справок секретарь должен иметь список телефонов своего учреждения, городской телефонный справочник, справочники улиц города, движения транспорта и т. д.;

г) в случаях, когда для выдачи справки необходимо специально отыскать какие-то, данные, не следует оставлять телефонный аппарат и заставлять ждать собеседника больше чем 1-2 минуты. В течение этого времени следует один или два раза взять трубку, чтобы собеседник, зная, что о нем не забыли и для него работают. Если требуются более продолжительные поиски, необходимо сразу предупредить об этом собеседника и взять номер его телефона, с тем чтобы не отвлекать его надолго от работы, а позвонить ему после того, как будут найдены интересующие его сведения;

д) если секретарь не может ответить на поставленный вопрос, он должен направить собеседника к соответствующему компетентному сотруднику.

2.3.2. Организация совещаний

Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все более сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией.

Самое важное в работе секретаря по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.

На этом этапе работы секретарь обязан: своевременно подобрать необходимые материалы; позаботится о размножении собранных материалов, для чего он обязан воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и уметь обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов и, если совещание проводится лишь узким кругом специалистов, отпечатать для него материалы; проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам.

Совершенно иные, чисто организационные задачи должен выполнять секретарь при подготовке конференций или широких, совещаний с участием представителей других, часто, иногородних предприятий и учреждений. В этом случае секретарь обязан: по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов; организовать заказ и рассылку пригласительных билетов. Если круг участников совещания точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который в последствии служит для регистрации прибывших на совещание.

Секретарь обязан оформить места в гостинице.

Накануне дня совещания секретарь обязан:

а) если совещание будет стенографироваться, уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографисток;

б) вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана, исправность аппаратуры (микрофонов, магнитофонов);

в) проверить, изготовлено ли объявление с указанием в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в места регистрации участников совещания.

В день проведения совещания, примерно за час до его начала, секретарю необходимо:

а) проверить, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регистрации;

б) проверить состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры, наполнить графин водой, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовить кнопки для прикрепления чертежей.

Перед самым началом совещания секретарь самостоятельно или с помощью других сотрудников проводит регистрацию участников совещания. В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регистрацию по спискам, заранее отпечатанным по форме № 8.