а) помощники – референты;

б) машинистка, секретарь 1 группы.

В 1960 г. секретари получили новую должность, секретарь – машинистка и секретарь – стенаграфистка. Им были переданы все административные и технические функции, которые ранее выполняли помощники и референты.

В 1970 г. была разработана и утверждена серия ГОСТов на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.

В середине 1980–х гг. была разработана единая государственная система документированного обеспечения. [22, с. 57-58]

В настоящее время в Украине действует своя система законов, регулирующая делопроизводство. Эта система неполна и потому постоянно обновляется.

Нормативно-правовую базу секретарской деятельности в Украине составляют следующие документы: Закон Украины «Об обращении граждан», ГОСТ 2732-94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров АРК, местных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением КМУ № 1153 от 17.10.1997 г. и другие.

1.2. Классификация секретарей

В настоящее время в любой организации или на предприятии есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST – человек (чаще всего – девушка), работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае человек сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английском языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.

Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя. [25, с. 42-44]

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени.

Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д.

Существуют два пути продвижения по служебной лестнице. Первый, более длинный, связан с постепенным приобретением опыта и стажа работы. В этом случае человек начинает работу с низших секретарских должностных ступеней, приобретая опыт и знания, дополнительно повышая квалификацию. Второй путь – приобретение специального (высшего) базового образования, знаний в таких областях, как современные информационные технологии, иностранные языки, деловая этика, основы управления и т.д. Это даст возможность занять сразу достаточно высокую должность или, по крайней мере, побыстрее пройти более низкие.

Увы, но в нашей стране не разработан нормативный документ, позволяющий регламентировать секретарские должности «по ранжиру» от низшей к высшей. Такой документ, очевидно, равно необходим и самим секретарям, и руководителям.

В наше время в органах местного самоуправления в штатном расписании предусмотрена должность секретаря-руководителя, в круг функциональных обязанностей которого входит оформление входящей и исходящей документации, прием посетителей, телефонные переговоры, оформление и выдача справок.

Секретарь является служащим и принимает Присягу служащего органов местного самоуправления.

В структуре комитетов и Управлений областного и республиканского значения предусмотрено создание общего отдела (канцелярии), на который возлагаются обязанности отправки и получения, обработки и проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля за исполнением документов и т. д.

В штате общего отдела (канцелярии): делопроизводители, главный и ведущий специалисты I категории. Должностной инструкцией на одного из специалистов может возлагаться ведение непосредственно секретарской деятельности, т. е. обеспечение приема посетителей, контроль за телефонными звонками, поступающими руководителю и т. п.

1.3. Личные и деловые качества секретаря

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые и личные качества:

а) Профессиональное мастерство. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков: умение стенографировать, печатать на пишущей машине и компьютере, знание основ работы с документами, правил орфографии и пунктуации и т. п.