б) направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

в) выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

г) напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

д) получение информации о ходе и результатах исполнения;

е) запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

ё) регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

ж) сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

з) снятие документов с контроля по указанию руководителей;

и) формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. [26, с. 57]

Секретарь Сакского городского исполнительного комитета контролирует соблюдение сроков исполнения документов посредством специальной карточки.

2.2.6. Формирование, систематизация и хранение дел.

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа - как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями информации , надобность в которой может возникнуть вновь через определённое время, т. е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещённые в одну обложку». [20, с.31] Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.

При формировании документов в дела используются различные признаки группировки документов (например, авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности и т.д.)

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования :

а) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

б) подлинники отделять от копий;

в) годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

г) утвержденные документы - от их проектов;

д) включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. [8, с. 70]

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом службы ДОУ, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), и номер статьи по перечню, примечания. (Приложение 6)

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что:

а) заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

б) заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

в) заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

а) название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.);

б) название организации или структурного подразделения;

в) адресат или корреспондент документа;

г) краткое содержание документов дела;

д) даты (период), к которым относятся документы дела;

е) указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.