Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимос­ти дополнительными устройствами, расширяющими его функцио­нальные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, факса). Кроме того, каждое рабочее место ос­нащается соответствующей оргтехникой применительно к функци­ям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполне­ние конкретных функций управления. Такая ориентация реализует­ся посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, по­скольку проблема обработки текста и его преобразования является одной из основополагающих задач делопроизводства.

Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, прису­щую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким ком­понентом стала система электронной почты для обмена информаци­ей между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.

Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выпол­нения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных про­цедур.

Все перечисленные компоненты служебной деятельности персо­нала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназ­наченным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицирова­ны, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках реше­ния какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.

Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: скани­рующие устройства, факс-модемные платы, копировальные много­функциональные машины, факсимильные аппараты, слайды-принте­ры и др.

Практическая реализация концепции электронного офиса по­степенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пе­ресмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроиз­водственных операций.

В то же время внедрение электронных офисов имеет и некото­рые негативные последствия. Основным из них является отрицатель­ное воздействие на организм человека электронной техники, интен­сивно используемая на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификаци­онные требования к персоналу, что может создать конфликтные си­туации.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офис­ной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что тех­нические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные рабо­ты, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благо­даря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса вы­свобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше вре­мени аналитическим процессам.

3.2. Основные технические средства осуществления секретарской деятельности

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секре­тарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву за­нимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю он помога­ет выполнять широкий круг задач:

составление и редактирование документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

хранение и поиск документов, другой полезной информации;

прием и передача документов по каналам связи;

архивное хранение документов;

организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производи­тельности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дис­плей и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок за­воевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, Pentium IV, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможно­сти компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря являет­ся показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране ин­формации, необходимой для пользователя, о происходящих в компью­тере процессах.

Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре на­ходятся клавиши четырех видов:

алфавитно-цифровые;

функциональные;

со стрелками;

управляющие.

Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клави­шами. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с по­верхностью коврика.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компью­тера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принте­ры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электри­чески притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризу­ется с помощью лазера по командам из компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печать. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленках, конвертах, от­крытках.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиату­ры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факсмодем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внеш­него устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт.

Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в па­мять компьютера. В секретарской практике используются сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и планшетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенных документов.

Стример - устройство резервного копирования, предназначен для со­хранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб).