Устройство архивации осуществляет хранение большого объема ин­формации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. В локальной сети одно устройство архивации может об­служивать все компьютеры.

Возможности компьютера определяют:

тип и тактовая частота процессора;

объем оперативной памяти и жесткого диска;

характеристики материнской платы;

характеристики видеокарты;

наличие CD-ROM и звуковой платы;

возможность подключения дополнительных устройств;

возможность энергосбережения.

Компьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возмож­ности для работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом, желательно использовать операцион­ную систему Windows 98/2000/NT и пакет Microsoft Office 2000.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования не­скольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной докумен­тации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефон­ного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, вклю­ченные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделени­ем периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочи­ми местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это по­зволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на эк­ран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партне­рами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообще­ний с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес элек­тронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно

Электронная почта предоставляет пользователям следующие воз­можности:

отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;

получать подтверждения доставки документов по назначению;

выводить на экран дисплея полученные документы;

изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

отправлять документы одному пользователю или группе пользовате­лей системы по списку;

расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие слу­жебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть поло­жены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из сво­ей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Инте­ресующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перене­сти на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно деше­вых видов связи.

Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выбо­ре телефона для вашей фирмы, например:

автоматически дозвонится по нужному номеру;

автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;

упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;

автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;

попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;

запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;

запомнит время и дату звонка;

покажет продолжительность разговора;

содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);

покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;

будильники напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;

обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время;

встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при поло­женной трубке.

В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некото­рое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн).

Радиотелефон - это телефонный аппарат, совмещенный с радио­станцией, который соединяется с телефонной станцией не по прово­дам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью встроенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а также антенны центрального узла. Обычно эта дальность составляет 60 - 100 км, то есть покрывает боль­шой город с пригородами. Все радиотелефоны в этой зоне используют сравнительно небольшое (не свыше нескольких сотен) число каналов (рабочих частот), по одному разговору на каждом канале. Поскольку лишь немногие абоненты используют телефон почти непрерывно, число телефонов может превышать число доступных каналов в пять - десять раз и составлять несколько тысяч.

Радиотелефоны удобно устанавливать на автомобилях.

Оплата за разговоры по радиотелефону, чаще всего, взимается поми­нутно. Иногда в абонентскую плату включается стоимость определен­ного отрезка времени, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно оплачиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.

Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров до нескольких ки­лометров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком. Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравне­нию с обычным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее расстояние, передатчик сотового телефона может иметь гораз­до меньшую мощность, а следовательно, и габариты. Сотовый радиоте­лефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиоте­лефонная сеть обеспечивает надежную связь, конфиденциальность, вы­ход на городскую телефонную сеть, на междугородные и международ­ные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, отдаленном про­мышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически нецелесо­образна.