Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля.

Автором статьи «Организация учета ГСМ на предприятиях [20] предложен такой вариант приказа:

Утверждаю

Директор _

« _» 199 г.

ПРИКАЗ

Приказываю с 1 января 1996 года производить выдачу денежных сумм под отчет на приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет следующим сотрудникам: Иванову А.А., Петрову Б.Б., Сидорову В.В.

Выдачу денег производить 2 раза в месяц. Непременным условием выдачи каждой новой суммы является составление и утверждение авансового отчета по предыдущей сумме. расходы, не подтвержденные чеками АЗС, не возмещаются.

Сумму выдаваемых денежных средств определять по формуле: средняя цена за один литр бензина, действующая в текущем месяце х плановый расход бензина, установленный начальником транспортной службы для каждого автомобиля в зависимости от графика использования автомобиля.

Директор _

При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

Очень часто на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением внутреннего акта.

Составление внутренних актов для списания в том случае, когда водитель не получил при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.

Если такие расходы все-таки произведены, необходимо:

· произвести их за счет чистой прибыли предприятия;

· удержать с получивших деньги сотрудников подоходный налог;

· удержать с полученной суммы 1% взносов в Пенсионный фонд РФ;

· начислить 28% взносов в Пенсионный фонд РФ.

При отражении в учете расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ. В соответствии с пунктом 19 Инструкции ГНС РФ от 11 октября 1995 года N 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» при определении сумм налога на добавленную стоимость, подлежащих взносу в бюджет по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет через АЗС, к зачету принимаются суммы налога в размере 13,79% от стоимости этих материалов.

Выделение расчетным путем НДС со стоимости ГСМ, приобретенных за наличный расчет, производится и в том случае, когда сумма НДС в чеке АЗС не выделена.

Это, пожалуй, единственное исключение из общего правила, согласно которому из стоимости приобретенных за наличный расчет на предприятиях розничной торговли материальных ценностей сумма НДС не выделяется.

В случае изменения размера снабженческо-сбытовой надбавки для организаций нефтепродуктообеспечения указанный выше размер уточняется при необходимости Государственной налоговой службой РФ по согласованию с Министерством финансов РФ.

ПРИМЕР. В авансовом отчете водителя на предприятии, заправка автомобилей которого производится за наличный расчет, указана и подтверждена чеками АЗС оплата 700 литров бензина АИ-92 по цене 1,75 рублей за один литр на сумму 1225 рублей.

Данная сумма должна быть отражена в учете следующим образом:

1) расчетным путем выделяется сумма налога на добавленную стоимость 1225*13,79%=168,93 рублей.

2) расчетным путем исчисляется стоимость топлива 1225-168,93=1056,07 рублей.

В бухгалтерском учёте это отражается следующим образом (см. табл.1.1.).

Таблица 1.1.

Бухгалтерские записи

Так как сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая внесению в бюджет, определяется как разница между суммами налога, полученными от покупателей за реализованные им товары (работы, услуги), и суммами налога, фактически уплаченными поставщикам за оприходованные материальные ресурсы (выполненные работы, оказанные услуги), то одновременно сумма НДС может быть принята к зачету.

С первого января 1997 года единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к зачету, является счет-фактура, а АЗС такого документа водителям не выдает, у предприятий нет основания для зачета сумм НДС, уплаченных при приобретении топлива за наличный расчет на АЗС. Одновременно, до внесения соответствующих изменений в инструкцию о порядке исчисления и уплаты НДС, предприятия не могут списывать суммы этого налога и на издержки производства и обращения.

Автор статьи «Организация учета ГСМ на предприятиях» [20] рекомендует впредь до урегулирования этого вопроса накапливать суммы НДС на счете 19.

Аудитору следует проверить: присутствует ли на чеках на закупку ГСМ упоминание об АЗС и, если такое упоминание есть, не принадлежит ли АЗС частному предпринимателю, – так как в обоих случаях нельзя выделять НДС расчётным путём.

1.1.8. Оформление и учет представительских расходов.

Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Согласно письму Министерства финансов РФ от 6 октября 1992 года № 94 (в редакции последующих изменений и дополнений) [21] представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.