Письмом Министерства финансов РФ 13.02.97 № 14 [58] утверждены предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран – бывших республик СССР (табл. 1.9.).

Таблица 1.6.

Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран

(введены с 1 апреля 1997 года)

(в долларах США в день)

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы), по нормам. При отсутствии документа по найму жилого помещения (счета из гостиницы) возмещение таких расходов работнику не производится. Письменная резолюция руководителя предприятия на заявлении работника о возмещении расходов по найму жилого помещения при утрате им первичного документа может быть основанием для возмещения таких расходов, но с отнесением этих затрат за счет прибыли предприятия. При этом данные суммы включаются в совокупный доход работника для удержания подоходного налога. При этом вся выплаченная сумма должна быть учтена при начислении взносов в Пенсионный фонд РФ (с 1 января 1999 года еще и в ГФЗН).

При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Аудитору следует обратить внимание бухгалтера на тот факт, что расходы за найм жилого помещения компенсируются за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни экономией в другие дни.

Работникам, имеющим право на получение надбавок к суточным (см. ранее), затраты на проживание возмещаются в размере фактических затрат независимо от установленных предельных норм на указанные цели.

Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных – по тарифу второго класса; при этом на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг – независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).

Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.