Дебет 20 (26) Кредит 52 – списана на затраты сумма комиссионного вознаграждения банку.

Выдав дорожные чеки под отчет, бухгалтер с ними встретится уже только при обработке авансового отчета.

Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчет, а при невыполнении этого должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание этой суммы именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

Обычно аванс на командировочные расходы выдается в валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, предприятие может произвести расчеты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета (пересчет) редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу ЦБ РФ. Если национальная валюта не котируется ЦБ РФ, то пересчет расходов производится по справочному курсу или с помощью кросс-курса, запрашиваемому в валютном отделе банка.

Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.

Выдаваемая в качестве аванса сумма включает суточные в пределах норм.

Пример. Согласно приказу работник направлен в загранкомандировку в США с 15 по 21 апреля 1997г. Работник выезжает 15 апреля и в этот же день пересекает границу России. При возвращении назад граница России пересечена 21 апреля.

Время нахождения в командировке составляет 7 дней с учетом дня отъезда и дня приезда. Из этого периода сотрудник в течение 6 дней находится на иностранной территории, поэтому суточные за 6 дней оплачиваются исходя из нормы, действующей на территории США. 1 день оплачивается по нормам, действующим на территории РФ. Итого размер суточных составляет:

- 34 долл. x 6 дней = 204 доллара США.

- 22 000 руб. x 1 день = 22 000 рублей.

Аудитору следует привлечь внимание бухгалтера и тому факту, что предприятия имеют возможность выдавать командируемым сотрудникам сверх установленных норм только рублевые средства.

Выдача командируемым сверхнормативных сумм в валюте рассматривается как нарушение правил ведения валютных операций в части осуществления расчетов в валюте с гражданами-резидентами при отсутствии лицензии (см. пункты 1 и 4 статьи 2 и статью 14 Закона РФ от 9 октября 1992 года № 3617-1 «О валютном регулировании и валютном контроле» [60]).

Когда предприятие в лице кассира выдает под отчет сотруднику наличную валюту из кассы, в то в составе соответствующего счета открываются для учета данных операций отдельные субсчета для каждой из используемых валют. При этом в кассовой книге выделяется место (или заводится отдельная валютная кассовая книга) для учета движения валюты, который ведется непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический учет ведется только в рублях, то остатки иностранной валюты в кассе подлежат переоценке при изменении курса валюты. Данная операция производится на день совершения операции и на последний день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов проводкой, например, при возрастании курса инвалюты по отношению к рублю:

Дебет 50-2 «Касса в долларах США» Кредит 80 «Прибыли и убытки»

или

Дебет 50-2 «Касса в долларах США» Кредит 83 «Доходы будущих периодов».

1.2.2.4. Списание расходов. Особенности отражения операций по заграничным командировкам.

Положением № 62 [57] установлен новый срок представления авансовых отчетов после возвращения из служебной загранкомандировки – 10 календарных дней (пункт 6.1. Положения № 62), в отличие от ранее установленного срока в 3 рабочих дня, который продолжает действовать для командировок по России (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ [3]).

Еще через 10 рабочих дней с момента возвращения командированным лицом неизрасходованных валютных средств либо дорожных чеков, но не позднее 20 календарных дней с даты возвращения из служебной командировки работника, организация обязана сдать неизрасходованные валютные средства либо дорожные чеки в уполномоченный банк и представить ему отчет по установленной форме, в котором приводятся сведения, содержащиеся в авансовом отчете об израсходованных подотчетных суммах. Сданный подотчетным лицом отчет обрабатывает бухгалтер. В процессе обработки проверяется правильность его составления, наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты работника распределяются по источникам их покрытия (составляется корреспонденции счетов). При этом суточные и расходы по найму жилья рассчитываются в пределах норм; в этих суммах, а также оплата за проезд к месту командировки и обратно, за оформление выезда за пределы России и другие относятся согласно Положению о составе затрат на себестоимость для целей налогообложения. Кроме того, подсчитывается общая сумма расходов, подлежащая возмещению работнику, определяется перерасход или недостаток, выводится остаток по данному авансовому отчёту.

Необходимо учитывать, что авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента – в валюту страны убывания (согласно письму Госналогслужбы РФ от 14 июня 1996г. № ВГ-8-08/442 [61]).

Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным. Образуется курсовая разница со дня выдачи работнику наличной валюты в подотчёт по день утверждения авансового отчёта, фиксируемая по счёту 80 «Прибыли и убытки» или субсчёту «Курсовые разницы» счёта 83 «Доходы будущих периодов» (в зависимости от учётной политики предприятия).

Бухгалтер, обрабатывая авансовый отчёт, начиная с 1995 года ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в налогообложении прибыли, и подлежат обложению подоходным налогом в установленном порядке. Такая корректировка финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок. При этом следует обратить внимание на следующие моменты: