По завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делаются итоговые записи: дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам – их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.

После подведения итогов инвентаризации составляется сводная ведомость ее результатов, в которой указываются: наименования и номера счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, их суммы, суммы установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учёте (в течение 10 дней после окончания инвентаризации) и отчётности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчёте.

По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учёта.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учётной документации, представленные в приложениях № 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерст­вами, ведомствами. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактичес­ким наличием имущества и данными бухгалтерского учёта отражают­ся на счетах бухгалтерского учёта в следующем порядке:

1. Излишек имущества подлежит оприходованию по дебету соответствующих счетов (41), с отнесением его на финансовые результаты (счет 91) с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

2. Все недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов (41.) в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счёта 94 суммы недостач относят по назначению в следующем порядке:

1. Убыль ценностей в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачёта излишками по пересортице. В том случае, если после зачёта по пересортице всё же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли применяются только по тому виду ценностей, по которому осталась недостача. При отсутствии норм естественной убыли вся убыль рассматривается как недостача сверх нормы.

Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списываются с кредита счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" на издержки обращения.

2. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, порчу сверх норм естественной убыли, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц и оформляют бухгалтерской записью:

дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают со счёта 94 в дебет счёта 91 "Прочие доходы и расходы".

Если при проверке выявлен слабый контроль за сохранностью товаров, то необходима сплошная инвентаризация. Если контроль осуществляется на достаточно высоком уровне, то проводится выборочная инвентаризация. Однако если ее результаты окажутся неудовлетворительными, то следует поставить вопрос о проведении сплошной инвентаризации. Результаты инвентаризации, проведенной с участием аудитора, а также знакомство с уровнем организации и правильности учета прошлых инвентаризаций позволяют в значительной степени определить содержание и объем аудиторских процедур на последующих этапах проверки.

При проверке результатов ранее проведенных инвентаризаций аудитор должен обратить внимание на следующие моменты. По инвентаризационным описям проверить состав инвентаризационных комиссий с точки зрения их полноты и компетентности. Особое внимание следует обратить на то, чтобы один и тот же работник не назначался председателем комиссии два раза подряд. Необходимость тщательного анализа состава инвентаризационных комиссий обусловлена тем, что от него в значительной степени зависит качество инвентаризации. Далее аудитор должен проверить: наличие и содержание расписок, полученных от материально ответственного лица до начала каждой инвентаризации; оформление каждой страницы инвентаризационной описи; правильное и полное наименование каждого товара, другие данные, необходимые для проверки цен; указано ли прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества натуральных показателей; указана ли общая стоимость товаров; подписана ли каждая страница всеми членами комиссии. Аудитор также должен проверить, нет ли в описях подчисток, исправлений количества товаров и их цены, не заверенных подписями всех членов комиссии. Кроме того, проверяется наличие на последней странице инвентаризационной описи отметок о проверке цен, таксировки и подсчетов итогов за подписями лиц, проводивших эти проверки. Аудитор, изучая содержание инвентаризационных описей, а также по материалам личных бесед с членами инвентаризационных комиссий, выясняет, не было ли случаев, когда комиссия записывала в опись данные о количестве товаров со слов материально ответственного лица, без проверки их наличия. По актам результатов проверки ценностей аудитор проверяет правильность перенесения в них учетных и фактических остатков, определения окончательных результатов инвентаризации, правильность их оформления, своевременность составления. По рассматриваемым материалам устанавливается, всегда ли обеспечивалась внезапность каждой инвентаризации (за исключением смены материально-ответственных лиц).

Кроме того, аудитор должен проверить, не совершались ли в инвентаризационных описях приписки не имевшихся в наличии товаров. Если такие приписки были, то их можно выявить путем контрольного сличения. Из проверяемой описи выбираются для сличения товары с наибольшей суммой и товары одного и того же наименования с одинаковыми признаками, записанные в разных местах описи. Затем по описи предыдущей инвентаризации и документам, приложенным к товарно-денежным отчетам, устанавливается, сколько таких товаров было на день предыдущей инвентаризации, каков приход и документированный расход их за межинвентаризационный период и сколько, исходя из этих данных, должно быть таких товаров в остатке на проверяемую дату без учета реализации за наличный расчет. Полученный результат сравнивается с данными проверяемой описи, и делаются соответствующие выводы.