Аудит документального оформления движения товаров состоит из нескольких этапов.

На первом этапе проверяется наличие документов на поставку товаров. Основными документами, регулирующими поступление товаров в розничную торговую сеть, являются договоры купли-продажи, которые заключаются розничными торговыми организациями с предприятиями оптовой торговли или непосредственно с изготовителями продукции.

При проверке договоров устанавливают по каждому договору наличие всех реквизитов, подписей должностных лиц, которые должны проверять соответствие заключенных договоров действующим положениям.

Отпуск или отгрузка товаров торговым организациям сопровождается оформлением документов поставщиком. Виды, форма таких документов, порядок и сроки их представления покупателю устанавливаются условиями заключенного договора.

Основными документами при таких операциях являются товаротранспортные накладные, счета-фактуры, спецификации и др. Поэтому аудитор проверяет регистрацию поступивших счетов и соответствие их заключенным договорам. Вообще, в розничной торговле особенно велико количество товарных документов, вероятность нарушений в которых наибольшая. Подавляющую массу этих документов целесообразно проверять выборочно. По результатам проверки составляют рабочий документ аудитора «Проверка сопроводительных документов поставщиков».

При проверке документации особое внимание следует уделить первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и которые составляются в организации при приемке и реализации товара. Аудитор устанавливает:

· соответствие применяемых в организации форм первичной учетной документации унифицированным формам;

· наличие в документах, не являющихся унифицированными (типовыми) или специализированными, обязательных реквизитов;

· правильность заполнения обязательных реквизитов;

· правильность внесения исправлений в документы;

· наличие подчисток и помарок в документах;

· правильность таксировки документов;

· правильность отражения документов в учетных регистрах.

Аудитор проверяет составление таких документов, как:

· акт о приемке товаров (оформляется приемка товаров по количеству, качеству, массе и комплектности);

· акт о приемке товаров, поступивших без счета поставщика;

· акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика;

· акт закупки товарно-материальных ценностей и др.

Проверка документов может быть формальной или арифметической.

Документы, вызывающие сомнение у аудитора, проверяются с особой тщательностью. Ксерокопии таких документов могут быть приложены к рабочему документу «Проверка первичных учетных документов».

Проверенные аудитором документы записываются в рабочий документ аудитора следующим образом:

а) документы, по которым выявлены нарушения и (или) по которым у аудитора возникли сомнения и вопросы, записываются в рабочий документ аудитора по всем его графам;

б) документы, по которым не выявлены нарушения и (или) по которым у аудитора вопросов не возникло, записываются в рабочий документ аудитора единым пакетом однородных документов с указанием их наименования, номеров и даты составления. Аудитору также следует выборочно просмотреть сопроводительные документы поставщиков и сличить их с накладными, коммерческими актами, актами расхождений по качеству и количеству. При проверке этих документов выясняют, не нарушался ли установленный порядок актирования. Выборочно проверяют правильность оформления акта на несоответствие товаров данным транспортных документов.

Контролируя соблюдение правил количественной и качественной приемки товаров, проверяют правильность и своевременность оформления актов на количественные и качественные расхождения.

Сличая реквизиты на сопроводительных документах с записями в отчетах материально ответственных лиц, устанавливают своевременность и правильность оприходования поступивших товаров. В процессе проверки аудитору целесообразно провести встречную проверку счетов-фактур и отгрузочных документов поставщиков, сопоставляя их с записями в оперативных и учетных регистрах.

Своевременность оприходования поступивших товаров проверяют также по данным книги учета выданных доверенностей. Особое внимание аудитор обращает на доверенности, по которым нет отметок о получении товара.

Для выявления фактов несвоевременного и неполного оприходования поступающих товаров аудитор также сверяет счета поставщиков с отчетами материально ответственных лиц.

Действительность получения товаров устанавливают путем опроса лиц, получивших доверенности, и сверки операций с поставщиками. При проверке убеждаются, нет ли случаев неоприходования товаров по отчетам материально ответственных лиц. Чтобы убедиться в полноте оприходования товаров в соответствии с оплатой, аудитор выборочно сопоставляет оплаченные счета с данными оприходования товаров по отчетам материально-ответственных лиц. Данные результатов проверки заносят в рабочий документ аудитора «Проверка полноты и своевременности оприходования товаров по документам поставщика и материально ответственных лиц». На этом же этапе проведения аудиторской проверки анализируют полноту и своевременность оприходования товаров на момент проведения инвентаризации. При проверке аудитор обращает внимание на даты поступления товара, поскольку на практике бывают случаи, когда в приходных документах исправляют даты по товару, поступившему до инвентаризации на послеинвентаризационные, чтобы скрыть недостачу.

При реализации и прочем выбытии товаров, аудитор аналогично проверяет наличие и правильность оформления всех документов в момент совершения операции. Это:

контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие суммы принятых наличных денег (должны храниться в организации в упакованном виде в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации);

договоры, накладные, счета и счета-фактуры при реализации.

Нарушения, которые могут возникнуть на данном этапе проверки, отражены в таблице 3.2.

Таблица 3.2

ВОЗМОЖНЫЕ НАРУШЕНИЯ И ИХ ВЛИЯНИЕ НА ДОСТОВЕРНОСТЬ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ И СОБЛЮДЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА