Презентация, как правило, необходима фирме (товару, услуге, персоне) для того чтобы заявить о своем существовании, это испытанный способ привлечения внимания. Кроме того, как было сказано в начале это одно из средств, используемых для создания имиджа.

Для того чтобы обеспечить себе успех необходимо заранее тщательно планировать свои действия. Существует несколько факторов влияющих на эффективность презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: презентатор (ведущий), аудитория, предмет, временные рамки и место проведения. Кроме этого нужно определить и тип необходимой нам презентации.Какова природа места: формальная, неформальная, деловая.Ведущий должен быть максимально готов к всевозможным вопросам и комментариям из зала. Время для них можно выделить в конце презентации, до ее начала или по ходу выступления. Чтобы произвести благоприятное впечатление оратор должен внимательно выслушать и одобрить человека, задающего вопрос или комментирующего его высказывание, определить тип вопроса, поблагодарить и дать ответ. При вызывающем поведении кого-либо из аудитории необходимо сохранять спокойствие, оставаться вежливым, но действовать решительно и не терять контроль за ситуацией.Виды презентаций.В зависимости от того, что нам нужно представить, презентации можно разделить по разным основаниям на несколько групп.

Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целью такой презентации, прежде всего, является создание имиджа этой организации.Презентация коммерческой организации или брэнда. Цели такой презентации ясны: создать осведомленность о марке, создание имиджа, демонстрация своих преимуществ перед конкурентами, заявить о своем существовании, основная и конечная цель увеличение прибыли.И в тех и в других организациях могут быть внутренние и внешние презентацииВнутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам.) [7 стр.49]. Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства) [7 стр. 50]. Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутрення .Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными:Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить [7 стр.328]. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных» [7 стр.329]. Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего мы можем сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий.Мы уже упомянули, что аудитория может быть большой или маленькой и что в зависимости от этого меняется и необходимый стиль проведения презентации.Презентации различаются по аудиториям следующим образом. Более 200 человек – большая аудитория [6]. Чем больше аудитория, тем больше она обращает внимание на личность и меньше на предмет презентации (просто необходимо, красиво одеться и т д). Большая аудитория требует: максимум ораторского искусства, официальность, максимум четкости, минимум вопросов, а значит и минимум участия аудитории в процессе презентации.Маленькая аудитория – примерно до 15 человек [6]. Максимум вопросов и ответов, максимум неофициальности, максимум гибкости в последовательности и содержании, максимум знания своего предмета. Минимум навыков оратора и навыков общения с визуальными средствами.Средняя аудитория – здесь допустим некий средний вариант и необходимо более точно корректировать свои действия в зависимости от предмета презентации и состава аудитории.

Структура презентации.

Приглашение и встреча. Пресс-конференция. презентационная часть Неформальное общение. прощание.

К такому описанию можно добавить следующие дополнения:Открывающая часть – длиться около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию, сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то, каким образом они будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию [7].Введение – предвосхищает основные мотивы презентации.Основная часть (презентационная) должна включать в себя три элемента:Ключевые пункты или основные идеи.Поддерживающий материал, объясняет основные идеи и доказывает их верность.Переход. То посредством чего мы можем переходить от одного утверждения к другомуЗаключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте [7].Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную.

2. Примерный перечень основных обязанностей менеджера/отдела PR:

Работа с клиентами:Позиционирование организации и/или ее т/уИсследование положительных и отрицательных установок клиентов, использование + коррекция.Отсечение ненужных клиентов.Текущая работа и спецмероприятия, проводимые для привлечения новых клиентов к изменениям, касающимся вашей фирмы, особенно негативных. Crisis Management.Обратная связь, разбор претензий.

Работа с партнерами/сообщниками:Разъяснение стратегических целей и политики фирмы, "обращение в свою веру".Коррекция предубеждений.Трансляция имиджа и информации через партнеров.

Работа с конкурентами:Создание и обновление базы данных по конкурентам, их удачам и неудачам.Засылка "казачков" и слухов.Переманивание клиентов.

.Работа со СМИ:Постоянное поддерживание отношений с целевыми СМИ, обеспечение текущими материалами.Работа со СМИ по спецмероприятиям (пресс-конференции, презентации)Интервью.Мониторинг СМИСоставление медиа-картОтслеживание графика выхода в свет рекламы.Контрреклама на появление компрометирующих материалов в прессе.Оперативный контакт со СМИ в кризисной ситуации (Crisis Management).

Работа с руководством фирмы:Определение "миссии фирмы" (политики, формальной стратегической цели).Создание, поддержание, развитие, коррекция корпоративной культуры, фирменного стиля.Подготовка выступлений на переговорах, презентациях, спецмероприятиях, интервью со СМИ.Курирование контактов руководства с различными группами общественности.Организация спецмероприятий (пресс-конференций, презентаций, праздников, выставок, встреч и т.п.)Прогнозирование кризисов и планирование Crisis Management.Оценка компонентов имиджа.