Для более точного понимания различий между КИС и системами бюджетирования необходимо обратить внимание на технологические различия между ними.

КИС являются системами транзакционного типа, обеспечивающими регистрацию хозяйственных операций и их интерпретацию в соответствии с управленческим планом счетов. В таких системах наиболее эффективно поддерживаются задачи управленческого учета. Однако для планирования деятельности предприятия на достаточно продолжительный период (квартал и более) транзакционный механизм в большинстве случаев практически не пригоден[5]. Действительно, планировать деятельность предприятия с точностью до отдельных хозяйственных операций можно только в рамках вполне определенного заказа.

Системы бюджетирования по своей сути являются аналитическими инструментами для накопления и анализа управленческой информации, которая представляется в виде многомерных таблиц. Они наиболее удобны для разработки и анализа планов. Однако решение задач учета на их основе связано с определенными сложностями. Такие системы не предусматривают непосредственной регистрации каждой хозяйственной операции. Поэтому данные о фактическом исполнении плана либо вводятся вручную в агрегированном виде (как сумма за определенный период по определенной бюджетной статье), либо необходимые данные извлекаются из учетной системы, агрегируются и импортируются в систему бюджетирования автоматизированными способами. После этого появляется возможность проведения сравнительного анализа.

Таким образом, одни системы лучше подходят для анализа, другие - для планирования. Как выбирать между ними, если существует необходимость комплексного решения задач управления?

3. Основные альтернативы решения проблем использования информационных систем

Рассмотрим возможные пути развития информационной системы в зависимости от корпоративной стратегии предприятия. Для того, чтобы внедрение информационной системы не стало просто следованием моде, а принесло реальную пользу, на уровне топ-менеджмента необходимо, исходя из общей стратегии компании, выработать ее стратегию в области информационных технологий. На основе стратегии необходимо определить цели внедрения информационной системы и перечень решаемых задач.

Принципиально возможны три основных варианта построения управленческих систем планирования, учета и контроля на основе этих программных продуктов (Таблица 1 Приложение 2):

1) только корпоративная информационная система (КИС);

2) система бюджетирования совместно с КИС;

3) только система бюджетирования.

1) Только КИС

Решения на основе КИС наиболее приемлемы для предприятий, ведущих однородный бизнес, управление которыми ориентированно, главным образом, на решение операционных задач (повышение эффективности производственных и торговых операций, снижение себестоимости, оптимизацию оборотных активов и т.п.). Для таких организаций не имеют решающего значения задачи среднесрочного и долгосрочного планирования, формирования эффективного бизнес-портфеля, анализ стратегий поведения на рынке и связанных с этим сценариев. Это могут быть промышленные и торговые предприятия, имеющие стабильный рынок и не испытывающие потребности в постоянном пересмотре своей стратегии.

2) Система бюджетирования совместно с КИС

В решениях на основе специализированных систем бюджетирования заинтересованы, прежде всего, диверсифицированные компании, имеющие в своем портфеле набор разнородных бизнесов. Для управленческого учета и планирования в такой корпорации на уровне управляющей компании единственно возможным решением является автоматизированная система бюджетного управления (нетранзакционного типа). При этом в дочерних компаниях холдинга могут использоваться различные средства автоматизации, так или иначе интегрированные с информационной системой холдинга.

Практика такова, что предприятия, входящие в холдинг, уже имеют какие-либо средства автоматизации (на разных предприятиях различные). Поэтому задача автоматизации управления корпорации часто решается путем интеграции разнородного программного обеспечения. При этом основным «объединяющим» звеном выступает система бюджетирования корпорации.

Важно отметить также методологический аспект, связанный с тем, что планирование на основе хозяйственных операций, реализуемое в транзакционных системах, для холдинга неприменимо. Планирование деятельности корпорации осуществляется на основе показателей, устанавливаемых руководством для каждого бизнес-направления и последующем согласовании планов, обеспечивающих достижение этих показателей.

При этом отсутствие «мгновенного» доступа к оперативным данным является скорее преимуществом систем бюджетирования, чем их недостатком, поскольку руководству холдинга не нужна информация о каждой хозяйственной операции, осуществляемой в его дочерних компаниях.

Интересно рассмотреть пример совместного использования ERP-систем с системами документооборота и бюджетирования.[6] Получив первичные данные для построения бюджета из ERP-системы, финансовый директор может передать их в систему бюджетирования, получить комплект бюджетных документов, затем уже с помощью системы документооборота провести весь цикл их согласования, визирования и утверждения, а затем передать из системы документооборота в систему бюджетирования окончательные бюджетные показатели. Сформированный затем в ERP-системе фактический платеж с помощью системы документооборота проходит цикл утверждений и попадает в систему бюджетирования для контроля исполнения бюджета.

3) Только система бюджетирования

Система управленческого планирования, учета и контроля может быть полностью реализована на программном обеспечении для бюджетирования. Такого рода решения вполне приемлемы для небольших компаний, которые до определенного времени используют для этих целей электронные таблицы. В этих случаях программа бюджетирования может быть достойной заменой Excel. Очевидно, здесь не обойтись без ручного ввода данных, но при небольшом объеме операций, такое решение может быть вполне приемлемым.

Выбор той или иной модели автоматизации процессов финансового анализа и бизнес-планирования зависит от ожидаемого эффекта, связанного с внедрением информационных технологий, и цены, которую готово заплатить предприятие за соответствующее решение.

4. Обзор программных продуктов, используемых для финансового анализа и бизнес-планирования

Рынок программных продуктов для проведения финансового анализа и бизнес-планирования представляет широкий выбор всевозможных программ с разным спектром возможностей. Есть универсальные информационные системы, охватывающие все стадии процесса управления предприятием, в которые входит модуль проведения финансового анализа и бизнес-планирования. Это, например, такие программные комплексы на базе ERP-систем как Microsoft Axapta фирмы Microsoft, BS Integrator фирмы «Бизнес-Сервис» г. Киев, КИС «Галактика» корпорации «Галактика» г. Санкт-Петербург. Данные программные комплексы предназначены для автоматизации всего спектра финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий. Масштабируемость и универсальность таких систем позволяет применять их для предприятий: