В соответствии со статьей 169 Налогового кодекса Российской Федерации счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению.

Постановлениями Правительств Российской Федерации от 02.12.2000 №914 и от 15.03.2001 №189 утверждена форма счета-фактуры и Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Согласно пункту 2 статьи 169 Кодекса счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 этой статьи, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению. [47, с.329]

Изменения внешней формы счета-фактуры не должны нарушать последовательности расположения и числа показателей, утвержденных вышеуказанными постановлениями Правительства Российской Федерации в типовой форме счета-фактуры.

Согласно пункту 3 статьи 168 Кодекса при реализации товаров (работ, услуг) налогоплательщик обязан выставить покупателю соответствующий счет-фактуру не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

При этом следует учитывать особенности условий заключение договоров поставки, учета и расчетов при отгрузке товаров (оказания услуг) в отдельных отраслях, связанных с непрерывными долгосрочными поставками в адрес одного и того же покупателя, такими, как непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа; оказание услуг электросвязи, банковских услуг; ежедневная многократная реализация в адрес одного покупателя хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т.д. В этих случаях допускается составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур покупателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем. При этом необходимо иметь в виду, что составление счетов-фактур и регистрация их в книге продаж должны производится в том налоговом периоде, в котором состоялась реализация этих товаров (оказание услуг) в соответствии с принятой организацией учетной политикой для целей налогообложения.

При исполнении договоров поручения, комиссии или агентского договора при выставлении счетов-фактур необходимо учитывать, что посредник (комиссионер, поверенный, агент) действует во взаимоотношениях с третьим лицом от своего имени или от имени доверителя, принципала.

Покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке.

Счета-фактуры, полученные от продавцов, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров (выполненных работ, оказанных услуг).

При частичной оплате оприходованных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) регистрация счета-фактуры в книге покупок производится на каждую сумму, перечисленную продавцу в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по приобретенным товарам (выполненным работам, оказанным услугам) и пометкой у каждой суммы «частичная оплата».

Счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные продавцами в книге продаж при получении авансов или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), регистрируются ими в книге покупок при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученных авансов или иных платежей с указанием соответствующей суммы налога на добавленную стоимость.

Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут регистрироваться в книге покупок. Продавцы ведут книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур (лент контрольно-кассовых машин, бланков строгой отчетности), составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются налогом на добавленную стоимость, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения). Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

При получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) продавцом составляется счет-фактура, который регистрируется в книге продаж. В случае частичной оплаты за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) при принятии учетной политики для целей налогообложения по мере поступления денежных средств регистрация продавцом счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этим отгруженным товарам (выполненным работам, оказанным услугам) и пометкой по каждой сумме «частичная оплата». [4, с.159]

Допускается ведение книги покупок и книги продаж в электронном виде. В этом случае по истечении налогового периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок и книга продаж распечатываются, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. Правительство РФ постановлением от 16 февраля 2004г. №84 внесло поправки в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж. Изменения вступили в силу в марте 2004 года. Большинство нововведений понадобилось для того, чтобы более ясно и точно изложить некоторые требования Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж.

Как известно, начиная с 27 июня 2003 года (в этот день вступил в силу новый Федеральный закон №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники .») кассовые аппараты нужно использовать, получая наличные не только от физических лиц, но и от организаций. Кроме того, предприятиям-покупателям нужно еще выставить и счет-фактуру. Пункт 16 Правил в его старой редакции требовал зарегистрировать в книге продаж все выставленные счета-фактуры и все показания кассовых аппаратов. Следуя таким требованиям, бухгалтер был бы вынужден дважды отражать в книге продаж одну и ту же сумму выручки. Чтобы избежать такой ситуации, теперь можно отражать в книге продаж показания лент ККТ без учета сумм, указанных в счетах-фактурах, выставленных фирмам, которые расплатились наличными. Такое правило закреплено в новой редакции пункта 16 Правил.

В конце 2003 года налоговые органы согласились с тем, что принять к вычету НДС, уплаченный за номер в гостинице, за проезд или за постельные принадлежности в поезде, можно без счетов-фактур. Для вычета достаточно того, что сотрудник, вернувшийся из командировки, передаст в бухгалтерию соответствующие бланки строгой отчетности, в которых сумма НДС будет выделена отдельной строкой. Теперь такой порядок закреплен в новой редакции пункта 10 Правил. Там уточнено, что бланки, предоставленные сотрудником, надо зарегистрировать в книге покупок. Понятно, что эта «поблажка» поможет организациям принять к вычету хотя бы часть НДС, который уплачен командированным сотрудником. Но значительная часть налога так и останется незачтенной. Дело в том, что в подавляющем большинстве проездных билетов НДС по-прежнему не выделяется. А бланков строгой отчетности, которые бы подтверждали, что работник заплатил за постельные принадлежности в поезде, вообще не существует. [26, с.363]